Paul Koch: “Die Digi­ta­li­sie­rung beginnt bei uns mit dem Wareneingang”

Ins­be­son­dere in der doku­men­ten­in­ten­si­ven Logis­tik-Bran­che sind die Poten­ziale groß, mit­tels Doku­men­ten­ma­nage­ment (DMS) Pro­zesse zu auto­ma­ti­sie­ren. Doch mit wel­chen Her­aus­for­de­run­gen und Hür­den haben Unter­neh­men bei der Digi­ta­li­sie­rung zu kämp­fen und wel­che Ver­bes­se­run­gen las­sen sich erzie­len? Wir spra­chen dar­über mit Paul Koch, Geschäfts­füh­rer der CDS Ser­vice GmbH. Für ihn sei die Inte­gra­tion einer DMS-Lösung schnell umsetz­bar und ihr Ein­satz zwin­gend notwendig.

smart: Das Thema Digi­ta­li­sie­rung ist längst auch in der Logis­tik­bran­che ange­kom­men. Vor wel­chen Her­aus­for­de­run­gen ste­hen die Unter­neh­men hier allgemein?

Koch: Grund­sätz­lich fal­len in vie­len Berei­chen der Logis­tik auch heute noch Papier­berge an, die sich nicht ein­fach durch digi­tale Lösun­gen erset­zen las­sen. Lie­fer­scheine und Lie­fer­pa­piere errei­chen uns im Regel­fall in Papier­form. Es wäre für uns kaum mach­bar, Lie­fe­ran­ten und Spe­di­tio­nen aus ganz Europa anzu­spre­chen und ihnen mit­zu­tei­len, dass wir künf­tig gerne alles in digi­ta­ler Form hät­ten. Das würde auch nur dann Sinn machen, wenn alles auf ein­heit­li­chen Schnitt­stel­len und Stan­dards basie­ren würde. Davon sind wir noch ein gan­zes Stück weit entfernt.

smart: In wel­chen Berei­chen trägt bei Ihnen der Ein­satz digi­ta­ler Tech­no­lo­gien dazu bei, dass Arbeits­ab­läufe ein­fa­cher und effi­zi­en­ter werden?

Koch: Die Digi­ta­li­sie­rung beginnt bei uns bei der Anlie­fe­rung mit dem Waren­ein­gang. Hier wer­den Papier­do­ku­mente gescannt und anschlie­ßend intern digi­tal wei­ter­be­ar­bei­tet. Unsere Fah­rer erhal­ten Lie­fer­pa­piere und eine Aus­ar­bei­tung ihrer Rou­ten kom­bi­niert in digi­ta­ler Form und in Papier­form. Bei der digi­ta­len Aus­ar­bei­tung der Rou­ten wird berück­sich­tigt, wo der LKW bei­spiels­weise auf­grund sei­ner Höhe nicht durch­fah­ren kann. Auch unsere Rech­nungs­pro­zesse und den logis­ti­schen Work­flow bear­bei­ten wir seit gerau­mer Zeit digi­tal. Das spart uns in den jewei­li­gen Berei­chen täg­lich bis zu zwei Arbeits­stun­den. Dar­über hin­aus nut­zen wir ein digi­ta­les Sys­tem zur Auf­trags­be­ar­bei­tung. Und das bereits seit 1999.

smart: Wel­che papier­ge­bun­de­nen Doku­mente fal­len im Logis­tik­be­reich heute noch kon­ti­nu­ier­lich an?

Koch: Der wich­tigste Punkt sind hier, wie schon gesagt, die Lie­fer­scheine. Auch bei der Abho­lung von Ware fal­len in unse­rem Fall Papier­do­ku­mente an, die nach Auf­trags­ab­schluss von uns gescannt und dann in digi­ta­ler Form auf­be­wahrt wer­den. Bei rei­nen Spe­di­teu­ren, die aus­schließ­lich eine Trans­port­auf­gabe durch­füh­ren, sieht das aller­dings anders aus. Hier kön­nen anfal­lende Doku­mente meist schon rein digi­tal bear­bei­tet wer­den. Für den Ver­kehr außer­halb der EU müs­sen wir außer­dem Zoll­pa­piere und BAFA-Unter­la­gen (Anm.: BAFA = Bun­des­amt für Wirt­schaft und Aus­fuhr­kon­trolle) in Papier­form bear­bei­ten. Amt­li­che Doku­mente für Lie­fe­run­gen inner­halb der EU lie­gen hin­ge­gen digi­tal vor. Das erleich­tert die Arbeit.

smart: Ließe sich die Anzahl der heute anfal­len­den Papier­do­ku­mente Ihrer Erfah­rung nach ein­fach reduzieren?

Koch: Lei­der nein. Bei­spiels­weise bei Zoll­do­ku­men­ten sind ja kom­plexe Ver­ein­ba­run­gen nötig, die EU-weit gel­ten und auch mit Staa­ten außer­halb der EU ver­han­delt wer­den müs­sen. Hier man­gelt es weit­ge­hend noch an ein­heit­li­chen Schnitt­stel­len, so dass wir hier nicht mit schnel­len Ver­än­de­run­gen rech­nen. Dort, wo wir als Unter­neh­men selbst auf Ver­ein­fa­chun­gen Ein­fluss neh­men kön­nen, also bei­spiels­weise bei der Zusam­men­ar­beit mit wich­ti­gen Geschäfts­part­nern, trei­ben wir digi­tale Pro­zesse voran. Auch unsere LKW-Fah­rer erhal­ten aus­ge­druckte Lie­fer­pa­piere mit auf den Weg, was bis­her zumin­dest nicht anders geht. Denn als Spe­zia­list lie­fern wir nicht nur Pakete von A nach B, was bei Ankunft digi­tal signiert wer­den könnte. Unsere Kun­den erhal­ten bei Anlie­fe­rung einen mehr­sei­ti­gen Leih­ver­trag, der natür­lich auch les­bar sein muss. Aus unse­rer Sicht wäre es wenig trans­pa­rent, wenn der Kunde einen sol­chen Ver­trag rein digi­tal aus­ge­hän­digt bekäme und unter­zeich­nen müsste. Hinzu kommt: Was wäre, wenn das Doku­ment auf einem digi­ta­len Gerät plötz­lich wegen eines Defekts nicht ver­füg­bar ist? Hier ist eine Art ana­lo­ges Backup quasi unver­meid­lich. Nicht zuletzt stellt sich auch die Frage der Revi­si­ons­si­cher­heit, die aus unse­rer Sicht bei einer rein digi­ta­len Bear­bei­tung nicht gewähr­leis­tet wäre.

smart: Kann ein moder­nes Doku­men­ten­ma­nage­ment dazu bei­tra­gen, dass Logis­tik­un­ter­neh­men effi­zi­en­ter wer­den, sich Arbeits­ab­läufe verbessern?

Koch: Ein digi­ta­les Doku­men­ten­ma­nage­ment ver­bes­sert die Arbeits­ab­läufe unse­rer Erfah­rung nach defi­ni­tiv. Ich würde fast sagen: Es ist heute zwin­gend not­wen­dig! Ich denke, dass sich jedes moderne Logis­tik­un­ter­neh­men mit die­sem Punkt beschäf­ti­gen muss. Ein ganz zen­tra­ler Punkt ist dabei die Frage: Wo scan­nen wir? Sprich: An wel­chen Stel­len set­zen wir dar­auf, dass Papier­do­ku­mente digi­ta­li­siert wer­den? Damit ein­her geht die zweite zen­trale Frage: Wo dru­cken wir? Sprich: Wo ist ein Papier­aus­druck von digi­ta­len Doku­men­ten sinn­voll oder unver­meid­lich? Wir haben diese Punkte jeden­falls genau betrach­tet und dann auch Pro­zess­än­de­run­gen umge­setzt. Wir rou­ten heute einen Auf­trag durch­gän­gig in digi­ta­ler Form. Unsere Geschäfts­part­ner erhal­ten unsere AGBs und Leih­be­din­gun­gen in digi­ta­ler Fas­sung. Erst am Waren­aus­gang, wenn ein Auf­trag zur Lie­fe­rung an den Kun­den ver­sand­fer­tig gemacht wird, dru­cken wir einen Lie­fer­schein aus.

smart: Jede tech­ni­sche Neue­rung lässt sich nur dann umset­zen, wenn sie von den Mit­ar­bei­tern mit­ge­tra­gen wird. Gab/gibt es in Ihrem Unter­neh­men für die Kol­le­gen Schu­lun­gen oder andere Informationen?

Koch: Ganz klar. Wenn man neue tech­ni­sche Lösun­gen umset­zen will, muss man die Men­schen mit­neh­men. Sie müs­sen also Infor­ma­tio­nen erhal­ten, wie etwas funk­tio­niert, und sol­len mög­lichst auch ver­ste­hen, warum wir einen bestimm­ten Arbeits­ab­lauf ver­än­dern. Zum Glück sind wir aber ein IT-affi­nes Unter­neh­men, bei dem die meis­ten Mit­ar­bei­ter täg­lich sehen, dass ihre Arbeit durch tech­ni­sche Lösun­gen erleich­tert wird. Das führt dazu, dass wir heute an einem Tag mehr Volu­men bewe­gen kön­nen als frü­her. Um unsere Mit­ar­bei­ter an neue Lösun­gen her­an­zu­füh­ren, set­zen wir auf modu­lar auf­ge­baute Pro­zesse im Haus.

Paul Koch ist Geschäfts­füh­rer der 1993 gegrün­dete Unternehmen CDS Ser­vice GmbH ist ein Tech­no­lo­gie­dienst­leis­ter, der den Brü­cken­schlag zwi­schen Logis­tik und IT-Ser­vice beherrscht und sei­nen Kun­den in die­sem Bereich maß­ge­schnei­derte Lösun­gen anbie­tet. Im Auf­trag nam­haf­ter Her­stel­ler, dar­un­ter seit fast zwei Jahr­zehn­ten auch KYOCERA, wickelt CDS den soge­nann­ten Demo­ge­räte-Ser­vice ab. Das Unter­neh­men beschäf­tigt an zwei Stand­or­ten in Lage (Ost­west­fa­len) und Böb­lin­gen rund 100 Mitarbeiter.