Horst Wei­ner: “Die Auf­ga­ben der IT haben sich erheb­lich verändert”

1. Juli 2015

Horst Wei­ner ist der Lei­ter IT bei der Kreis­ver­wal­tung des Rhein-Krei­ses Neuss, der mit 400.000 Men­schen zu den ein­woh­ner­reichs­ten Krei­sen Deutsch­lands gehört. Im Inter­view erklärt er, wie sich das Rol­len­bild des ITlers aus sei­ner Sicht ver­än­dert hat und wel­che Schwer­punkte er für seine Arbeit dar­aus ableitet.

smart: Herr Wei­ner, aller­orts liest man, dass die IT und damit das Rol­len­bild des ITlers im Wan­del ist. Tei­len Sie diese Einschätzung?

Horst Wei­ner: Die Auf­ga­ben­stel­lun­gen in der IT haben sich in den letz­ten Jah­ren in der Tat erheb­lich gewan­delt. Frü­her haben wir Hard- und Soft­ware an die Arbeits­plätze gebracht und uns um Schnitt­stel­len zwi­schen den Ver­fah­ren geküm­mert. Heute neh­men wir eine bera­tende Funk­tion wahr und geben Hil­fe­stel­lung, um den Weg in die digi­tale Welt zu erleich­tern. In allen Fach­be­rei­chen wächst die Kom­ple­xi­tät der Auf­ga­ben und der ein­ge­setz­ten Tech­nik. Um bei der Viel­zahl der Ange­bote und Mög­lich­kei­ten den bes­ten Weg für den jewei­li­gen Arbeits­pro­zess zu fin­den, müs­sen IT und Fach­be­rei­che zusam­men­ar­bei­ten und gemein­sam den bes­ten Lösungs­weg fin­den. Bera­tung und enge Koope­ra­tion ste­hen heute im Vordergrund.

smart: Wel­che Skills muss ein IT-Mana­ger denn heute mit­brin­gen, um die­sen geän­der­ten Anfor­de­run­gen gerecht zu werden?

Wei­ner: Die IT muss sich um die Arbeits­ab­läufe, also die Pro­zesse in den ein­zel­nen Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten küm­mern. Neben den IT-Kennt­nis­sen müs­sen die IT-Mana­ger die Ana­lyse, Opti­mie­rung und Gestal­tung von Arbeits­ab­läu­fen beherr­schen und als Bera­tungs­leis­tung anbie­ten. Sind die Ana­ly­sen und die Opti­mie­rungs­vor­schläge gut, ist der Boden für eine frucht­bare Zusam­men­ar­beit berei­tet. Der IT-Mana­ger muss Vor­schläge lie­fern, wann und wie eine spe­zi­elle Soft­ware ein­ge­setzt wer­den kann und wie die­ser Ein­satz mit den Arbeits­ab­läu­fen zusam­men­spielt, bei denen das digi­tale Manage­ment der Doku­mente eine ebenso wich­tige Rolle spielt wie die spe­zi­el­len Ver­fah­ren. Die Daten müs­sen zur rich­ti­gen Zeit am rich­ti­gen Ort sein und die Arbeits­ab­läufe dür­fen nicht unter­bro­chen wer­den. Der Mit­ar­bei­ter im Fach­be­reich sollte sich keine Gedan­ken machen müs­sen, mit wel­cher Soft­ware er gerade arbei­tet, damit er sich ganz auf seine Auf­ga­ben­stel­lung kon­zen­trie­ren kann. Die Kon­zer­tie­rung des anwen­der­freund­li­chen Soft­ware­ein­sat­zes ist die Auf­gabe des heu­ti­gen IT-Managers.

smart: Wel­che Rolle spielt vor die­sem Hin­ter­grund das Thema Dokumentenmanagement?

Wei­ner: Wäh­rend frü­her etwa eine opti­male Aus­stat­tung mit Dru­ckern und Kopie­rern im Vor­der­grund stand, sind heute Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme gefragt. Vor­han­dene Doku­mente müs­sen ein­ge­scannt und digi­tal abge­legt wer­den, das Dru­cken gerät zuneh­mend in den Hin­ter­grund und macht zuneh­mend der digi­ta­len Bear­bei­tung Platz. Ein digi­ta­les Doku­ment lässt sich sehr viel schnel­ler wei­ter­ver­ar­bei­ten und wei­ter­lei­ten, die Zeit­er­spar­nis ist enorm.

smart: Sie haben dies­be­züg­lich ja eine erfolg­rei­che Pro­zess­op­ti­mie­rung beim Rhein-Kreis Neuss umge­setzt und gaben an, dass Ihre Abtei­lung als Best Prac­tice ange­se­hen wird. Was bedeu­tet das konkret?

Wei­ner: Wir wer­den von vie­len Sei­ten ange­spro­chen, wie unser Kon­zept aus­sieht und wie wir vor­ge­gan­gen sind. Dadurch ent­wi­ckeln sich inter­es­sante und neue Ideen, weil immer wie­der neue Fra­gen gestellt wer­den, die bei uns noch nicht auf­ge­tre­ten sind. Es ist ein inter­es­san­ter Pro­zess des Gebens und Neh­mens von Ideen und Erfah­run­gen. Dadurch wer­den wir ange­spornt, wei­ter­zu­ma­chen. Ein Best-Prac­tice-Modell setzt Impulse, auch für die Per­so­nen, die es bereits umge­setzt haben.

smart: Wer­den Sie diese Impulse denn nut­zen, um wei­tere Ver­än­de­run­gen durchzuführen?

Wei­ner: Wir ste­hen erst am Anfang und wer­den noch lange Zeit mit wei­te­ren Opti­mie­run­gen beschäf­tigt sein. Der erste Schritt ist oft der schwie­rigste, weil die Fach­ab­tei­lun­gen im ers­ten Schritt, in der Ana­ly­se­phase, zusätz­lich zeit­lich belas­tet wer­den. Der erste Schritt in unse­rem Kon­zept ist die Digi­ta­li­sie­rung vor­han­de­ner Doku­mente, um die wei­tere Ver­ar­bei­tung beschleu­ni­gen zu kön­nen. Im nächs­ten Schritt wer­den wir Arbeits­ab­läufe iden­ti­fi­zie­ren, bei denen die Digi­ta­li­sie­rung auch eine Aus­wer­tung der Infor­ma­tio­nen in den ein­ge­scann­ten Doku­men­ten ermög­licht. Damit sol­len die Daten für wei­tere Ver­ar­bei­tungs­schritte zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Wir pilo­tie­ren mit der Aus­wer­tung von Rech­nun­gen. Das heißt, bestimmte Daten, Beträge, Rech­nungs­num­mer etc. wer­den aus­ge­le­sen und für die wei­tere Ver­ar­bei­tung zur Ver­fü­gung gestellt. Der letzte Punkt ist die kon­se­quente Ver­mei­dung von Aus­dru­cken. Wir wer­den ana­ly­sie­ren, wo heute Infor­ma­tio­nen auf Papier wei­ter­ge­ge­ben wer­den, um Wege auf­zu­zei­gen, wie sich der Aus­druck ver­mei­den lässt und die Daten in digi­ta­ler Form wei­ter­ge­ge­ben wer­den können.

smart: Wie genau sieht Ihre Vision für die Pro­zesse beim Rhein-Kreis Neuss aus?

Wei­ner: Meine per­sön­li­che Vision ist eine voll­kom­men digi­tale Ver­ar­bei­tung aller Daten beim Rhein-Kreis Neuss, die naht­los in die vor­han­de­nen Soft­ware­pro­dukte inte­griert wer­den kann, um die getä­tig­ten Inves­ti­tio­nen zu schüt­zen und den­noch die­sen Weg beschrei­ten zu kön­nen. Die Fach­soft­ware unter­stützt ein­zelne Arbeits­ab­läufe, die Ergeb­nisse wer­den dann meist an ande­rer Stelle ganz oder teil­weise wei­ter­ver­ar­bei­tet, oft durch einen Aus­druck von Doku­men­ten. An die­ser Stelle müs­sen wir anset­zen und die Druck­aus­ga­ben „auf­fan­gen“ und digi­tal wei­ter­ver­ar­bei­ten oder auf­be­rei­ten, damit sie im nächs­ten Pro­zess­schritt „medi­en­bruch­frei“ wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den können.

smart: Wie möch­ten Sie diese Vision denn umsetzen?

Wei­ner: Um diese Vision umset­zen zu kön­nen müs­sen die Mit­ar­bei­ter in der IT die Soft­ware­pro­dukte ken­nen, die dort abge­bil­de­ten Arbeits­pro­zesse und die Schnitt­stel­len ver­ste­hen, die heute als Druck­aus­gabe einer­seits und als manu­elle Ein­gabe in das nächste Ver­fah­ren ande­rer­seits bekannt sind. Die Orga­ni­sa­tion der Aus­gabe in einen „digi­ta­len Con­tai­ner“ für den Trans­port und der Trans­fer in das nächste Ver­fah­ren ohne manu­elle Ein­gabe erfor­dert IT-Know-how, Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent und Kennt­nisse der abge­ben­den und auf­neh­men­den Soft­ware­pro­dukte. Für diese Auf­ga­ben­stel­lung bezie­hungs­weise für die Wei­ter­ent­wick­lung in diese Rich­tung wer­den wir uns neu auf­stel­len müs­sen, indem wir noch stär­ker als bis­her das Know-how des Fach­be­reichs, der Orga­ni­sa­tion und der IT mit­ein­an­der ver­knüp­fen. In diese Rich­tung sehe ich die wei­tere Ent­wick­lung unse­rer Abteilung.

Mehr wis­sen

Kyocera Blog
Newsletter

Bleiben Sie immer auf dem
Laufenden mit unserem
Newsletter!