smart: Herr Weiner, allerorts liest man, dass die IT und damit das Rollenbild des ITlers im Wandel ist. Teilen Sie diese Einschätzung?
Horst Weiner: Die Aufgabenstellungen in der IT haben sich in den letzten Jahren in der Tat erheblich gewandelt. Früher haben wir Hard- und Software an die Arbeitsplätze gebracht und uns um Schnittstellen zwischen den Verfahren gekümmert. Heute nehmen wir eine beratende Funktion wahr und geben Hilfestellung, um den Weg in die digitale Welt zu erleichtern. In allen Fachbereichen wächst die Komplexität der Aufgaben und der eingesetzten Technik. Um bei der Vielzahl der Angebote und Möglichkeiten den besten Weg für den jeweiligen Arbeitsprozess zu finden, müssen IT und Fachbereiche zusammenarbeiten und gemeinsam den besten Lösungsweg finden. Beratung und enge Kooperation stehen heute im Vordergrund.
smart: Welche Skills muss ein IT-Manager denn heute mitbringen, um diesen geänderten Anforderungen gerecht zu werden?
Weiner: Die IT muss sich um die Arbeitsabläufe, also die Prozesse in den einzelnen Organisationseinheiten kümmern. Neben den IT-Kenntnissen müssen die IT-Manager die Analyse, Optimierung und Gestaltung von Arbeitsabläufen beherrschen und als Beratungsleistung anbieten. Sind die Analysen und die Optimierungsvorschläge gut, ist der Boden für eine fruchtbare Zusammenarbeit bereitet. Der IT-Manager muss Vorschläge liefern, wann und wie eine spezielle Software eingesetzt werden kann und wie dieser Einsatz mit den Arbeitsabläufen zusammenspielt, bei denen das digitale Management der Dokumente eine ebenso wichtige Rolle spielt wie die speziellen Verfahren. Die Daten müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein und die Arbeitsabläufe dürfen nicht unterbrochen werden. Der Mitarbeiter im Fachbereich sollte sich keine Gedanken machen müssen, mit welcher Software er gerade arbeitet, damit er sich ganz auf seine Aufgabenstellung konzentrieren kann. Die Konzertierung des anwenderfreundlichen Softwareeinsatzes ist die Aufgabe des heutigen IT-Managers.
smart: Welche Rolle spielt vor diesem Hintergrund das Thema Dokumentenmanagement?
Weiner: Während früher etwa eine optimale Ausstattung mit Druckern und Kopierern im Vordergrund stand, sind heute Dokumentenmanagement-Systeme gefragt. Vorhandene Dokumente müssen eingescannt und digital abgelegt werden, das Drucken gerät zunehmend in den Hintergrund und macht zunehmend der digitalen Bearbeitung Platz. Ein digitales Dokument lässt sich sehr viel schneller weiterverarbeiten und weiterleiten, die Zeitersparnis ist enorm.
smart: Sie haben diesbezüglich ja eine erfolgreiche Prozessoptimierung beim Rhein-Kreis Neuss umgesetzt und gaben an, dass Ihre Abteilung als Best Practice angesehen wird. Was bedeutet das konkret?
Weiner: Wir werden von vielen Seiten angesprochen, wie unser Konzept aussieht und wie wir vorgegangen sind. Dadurch entwickeln sich interessante und neue Ideen, weil immer wieder neue Fragen gestellt werden, die bei uns noch nicht aufgetreten sind. Es ist ein interessanter Prozess des Gebens und Nehmens von Ideen und Erfahrungen. Dadurch werden wir angespornt, weiterzumachen. Ein Best-Practice-Modell setzt Impulse, auch für die Personen, die es bereits umgesetzt haben.
smart: Werden Sie diese Impulse denn nutzen, um weitere Veränderungen durchzuführen?
Weiner: Wir stehen erst am Anfang und werden noch lange Zeit mit weiteren Optimierungen beschäftigt sein. Der erste Schritt ist oft der schwierigste, weil die Fachabteilungen im ersten Schritt, in der Analysephase, zusätzlich zeitlich belastet werden. Der erste Schritt in unserem Konzept ist die Digitalisierung vorhandener Dokumente, um die weitere Verarbeitung beschleunigen zu können. Im nächsten Schritt werden wir Arbeitsabläufe identifizieren, bei denen die Digitalisierung auch eine Auswertung der Informationen in den eingescannten Dokumenten ermöglicht. Damit sollen die Daten für weitere Verarbeitungsschritte zur Verfügung gestellt werden. Wir pilotieren mit der Auswertung von Rechnungen. Das heißt, bestimmte Daten, Beträge, Rechnungsnummer etc. werden ausgelesen und für die weitere Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Der letzte Punkt ist die konsequente Vermeidung von Ausdrucken. Wir werden analysieren, wo heute Informationen auf Papier weitergegeben werden, um Wege aufzuzeigen, wie sich der Ausdruck vermeiden lässt und die Daten in digitaler Form weitergegeben werden können.
smart: Wie genau sieht Ihre Vision für die Prozesse beim Rhein-Kreis Neuss aus?
Weiner: Meine persönliche Vision ist eine vollkommen digitale Verarbeitung aller Daten beim Rhein-Kreis Neuss, die nahtlos in die vorhandenen Softwareprodukte integriert werden kann, um die getätigten Investitionen zu schützen und dennoch diesen Weg beschreiten zu können. Die Fachsoftware unterstützt einzelne Arbeitsabläufe, die Ergebnisse werden dann meist an anderer Stelle ganz oder teilweise weiterverarbeitet, oft durch einen Ausdruck von Dokumenten. An dieser Stelle müssen wir ansetzen und die Druckausgaben „auffangen“ und digital weiterverarbeiten oder aufbereiten, damit sie im nächsten Prozessschritt „medienbruchfrei“ weiterverarbeitet werden können.
smart: Wie möchten Sie diese Vision denn umsetzen?
Weiner: Um diese Vision umsetzen zu können müssen die Mitarbeiter in der IT die Softwareprodukte kennen, die dort abgebildeten Arbeitsprozesse und die Schnittstellen verstehen, die heute als Druckausgabe einerseits und als manuelle Eingabe in das nächste Verfahren andererseits bekannt sind. Die Organisation der Ausgabe in einen „digitalen Container“ für den Transport und der Transfer in das nächste Verfahren ohne manuelle Eingabe erfordert IT-Know-how, Organisationstalent und Kenntnisse der abgebenden und aufnehmenden Softwareprodukte. Für diese Aufgabenstellung beziehungsweise für die Weiterentwicklung in diese Richtung werden wir uns neu aufstellen müssen, indem wir noch stärker als bisher das Know-how des Fachbereichs, der Organisation und der IT miteinander verknüpfen. In diese Richtung sehe ich die weitere Entwicklung unserer Abteilung.
