Eray Mumcu: “Das beste Mit­tel gegen Doku­men­ten­frust ist DMS”

24. Mai 2017
Eray Mumcu, Busi­ness Con­sul­tant DMS/ECM Busi­ness bei KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons, berät seit mehr als 20 Jah­ren Unter­neh­men bei der Umset­zung von DMS-Pro­jek­ten. Im Gespräch mit smart ver­rät er wor­auf es bei der Aus­wahl einer Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösung ankommt und wie sie sich erfolg­reich im Unter­neh­men imple­men­tie­ren lässt.

smart: Herr Mumcu, rund die Hälfte der Mit­ar­bei­ter in deut­schen Büros sind mit ihren Doku­men­ten­pro­zes­sen unzu­frie­den. Kön­nen Sie das nachvollziehen?

Eray Mumcu: Abso­lut. Die Umfrage hat ja gezeigt, dass vor allem die Suche nach Infor­ma­tio­nen die meis­ten Mit­ar­bei­ter täg­lich beschäf­tigt. Dies liegt daran, dass in vie­len Unter­neh­men Doku­mente noch auf Papier oder in elek­tro­ni­scher Form in einer Ord­ner­struk­tur auf dem Ser­ver abge­legt sind. Wer dann nach einem alten Ver­trag, einer bereits bezahl­ten Rech­nung oder einer ent­spre­chen­den Kor­re­spon­denz sucht, kommt daher nicht umhin, sich zu fra­gen: In wel­chem Ord­ner liegt das Doku­ment? Hatte ich das über­haupt abge­spei­chert oder doch nur per E‑Mail geschickt? Ist dies wirk­lich die letzte Ver­sion? Diese – oft­mals auch nicht erfolg­rei­che – Suche endet dann natür­lich sehr schnell in Frust.

smart: Um den Frust zu ver­mei­den, ist Ihre Ant­wort „Doku­men­ten­ma­nage­ment”?

Mumcu: Die meis­ten geschäfts­re­le­van­ten Unter­neh­mens­pro­zesse sind doku­men­ten­ba­siert. Egal, ob Rech­nungs­ein­gang, Per­so­nal­ak­ten, Ver­trags­ma­nage­ment oder die Ver­ar­bei­tung von Bestel­lun­gen. Immer geht es darum, Infor­ma­tio­nen zu erstel­len, zu tei­len und abzu­le­gen. Diese Pro­zesse las­sen sich meist digi­tal und damit zugleich effi­zi­en­ter abbil­den. Ziel eines elek­tro­ni­schen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems oder kurz DMS ist es, geschäfts­re­le­vante Infor­ma­tio­nen appli­ka­ti­ons- und abtei­lungs­über­grei­fend in einem zen­tra­len Doku­men­ten­pool zu ver­wal­ten. Dies erleich­tert die spä­tere Recher­che. Sind in mei­nem Unter­neh­men die Abla­ge­orte hete­ro­gen – sprich bewahre ich Doku­mente in klas­si­schen Ordern auf, nutze ich einen File­ser­ver, Fach­ap­pli­ka­tio­nen oder E‑Mail-Ver­zeich­nisse –, ist die Recher­che sehr auf­wen­dig. So stellt sich in papier­ba­sier­ten Pro­zes­sen bzw. in hybri­den Struk­tu­ren oft die Frage: Wo muss ich suchen, damit ich die zu einem Geschäfts­vor­gang erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen finde. Bei einem elek­tro­ni­schen DMS erleich­tern intel­li­gente Such­funk­tio­nen und Ver­schlag­wor­tun­gen diese Suche. Zudem las­sen sich über ein sol­ches Sys­tem Doku­men­ten-Work­flows auf­set­zen: Diese mini­mie­ren Durch­lauf- und Bear­bei­tungs­zei­ten und erfül­len die Anfor­de­run­gen an eine recht­li­che Dokumentenablage.

smart: Wenn sich durch ein DMS all diese Vor­teile rea­li­sie­ren las­sen: Warum set­zen dann viele Unter­neh­men noch keine ent­spre­chende Soft­ware ein?

Mumcu: Wer sich mit The­men wie DMS, ECM oder EIM beschäf­tigt, weiß sehr schnell, dass die Ein­füh­rung einer sol­chen Soft­ware sehr bera­tungs- und damit auch kos­ten­in­ten­siv ist. Dies liegt vor allem daran, dass DMS- oder ECM-Lösun­gen jeweils an die indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen in den Unter­neh­men ange­passt wer­den müs­sen. So haben sol­che Pro­jekte schnell eine Lauf­zeit von 18 Mona­ten. Ins­be­son­dere für kleine und mitt­lere Unter­neh­men ist dies abschre­ckend, da man hier häu­fig eine schnelle Lösung benö­tigt. Für genau diese Unter­neh­men haben wir den KYOCERA Work­flow Mana­ger ent­wi­ckelt: Mit die­ser Soft­ware las­sen sich die gän­gigs­ten Doku­men­ten­pro­zesse – wie etwa der Rech­nungs­ein­gang, das Ver­trags­ma­nage­ment, das Per­so­nal­we­sen oder auch Kun­den­be­zie­hun­gen – digi­tal abbil­den. Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist dabei ska­lier­bar, so dass wei­tere DMS-Funk­tio­nen oder Module spä­ter bei Bedarf pro­blem­los hin­zu­ge­nom­men wer­den können.

smart: Woher weiß ich als Unter­neh­men, wel­chen Bedarf an DMS ich habe?

Mumcu: Wenn ich zu Kun­den fahre, geht es mir zunächst nicht darum, diese direkt für eine bestimmte Lösung zu begeis­tern – das wäre mei­nes Erach­tens der abso­lut fal­sche Weg. Viel­mehr geht es darum, zunächst ein tie­fe­res Ver­ständ­nis für die jewei­li­gen Pro­zesse im Unter­neh­men zu erhal­ten. Wie sind Doku­men­ten­work­flows aktu­ell in den Abtei­lun­gen auf­ge­setzt? Wel­che Anfor­de­run­gen haben die Mit­ar­bei­ter und was würde ihnen hel­fen, ihre Arbeit effi­zi­en­ter zu erle­di­gen? Daher ist es bei der Ermitt­lung des DMS-Bedarfs wich­tig, Ver­tre­ter aus den betrof­fe­nen Fach­ab­tei­lun­gen mit an den Tisch zu bekom­men: Wenn der IT-Ver­ant­wort­li­che oder die Geschäfts­füh­rung von einer Lösung begeis­tert ist, heißt dies noch lange nicht, dass eine Soft­ware am Ende auch von den Mit­ar­bei­tern akzep­tiert wird. Diese ken­nen alle Schritte, die bei einem Rech­nungs- oder Bestell­pro­zess wich­tig sind, sie wis­sen, wo mit­un­ter Opti­mie­rungs­po­ten­zial besteht, und sind auch am Ende die­je­ni­gen, die mit der Soft­ware arbei­ten müs­sen: Für zwei Drit­tel der darin befrag­ten Büro­an­ge­stell­ten ist die Nut­zer­freund­lich­keit der wich­tigste Aspekt bei einer DMS-Lösung, wie unsere Stu­die gezeigt hat. Daher gilt es, die Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig ein­zu­bin­den und ihre Anfor­de­run­gen in die Lösungs­aus­wahl ein­flie­ßen zu lassen.

smart: Was sind aus Ihrer Sicht zen­trale Punkte, auf die Unter­neh­men bei der Aus­wahl einer DMS-Soft­ware ach­ten sollten?

Mumcu: Neben der ein­fa­chen Nut­zer­füh­rung sind natür­lich die benö­tig­ten Funk­tio­nen einer Soft­ware ent­schei­dend: Hierzu müs­sen Pro­jekt­ver­ant­wort­li­che zunächst defi­nie­ren, wel­che Pro­zesse im Unter­neh­men digi­ta­li­siert bzw. wel­che Ziele mit einer Soft­ware erreicht wer­den sol­len. Dann kann die Soft­ware­aus­wahl anhand die­ser Kri­te­rien erfol­gen. Wich­tige Punkte, auf die Sie zudem ach­ten soll­ten, sind die Inte­gra­ti­ons­mög­lich­kei­ten: Lässt sich die Soft­ware naht­los in die bestehende Infra­struk­tur ein­bin­den? Bestehen Schnitt­stel­len zu CRM- oder ERP-Sys­te­men? Auch die Zukunfts­fä­hig­keit einer Lösung ist nicht zu ver­nach­läs­si­gen: Wenn Sie bei­spiels­weise zunächst nur den Rech­nungs­ein­gang digi­ta­li­sie­ren wol­len, kann es durch­aus sinn­voll sein, zu prü­fen, ob sich auch Work­flows – wie etwa Bestell­pro­zesse oder das Ver­trags­ma­nage­ment – mit der Soft­ware abbil­den las­sen. Ansons­ten lau­fen Sie Gefahr, irgend­wann in den ein­zel­nen Unter­neh­mens­be­rei­chen nur Insel­lö­sun­gen im Ein­satz zu haben, die nicht mit­ein­an­der ver­knüpf­bar sind. Hierzu gehört auch ein stim­mi­ges Zusam­men­spiel von Hard- und Software.

smart: Sie bera­ten Unter­neh­men beim Thema DMS seit mehr als 20 Jah­ren. Aus Ihrer Erfah­rung her­aus: Wel­chen Feh­ler machen Unter­neh­men bei der Eta­blie­rung eines DMS am häufigsten?

Mumcu: Beim Thema DMS ist die Kon­zep­ti­ons­phase der ent­schei­dende Fak­tor für den spä­te­ren Erfolg einer Lösung. Ent­spre­chend wich­tig ist es, sich hier Zeit zu neh­men und Ziele, Anfor­de­run­gen sowie die exis­tie­ren­den Pro­zesse genau zu ana­ly­sie­ren. Der größte Feh­ler, den man machen kann, ist es, Mit­ar­bei­tern eine aus Sicht der IT oder der Geschäfts­füh­rung per­fekte Lösung vor­zu­set­zen. Hier setze ich die Akzep­tanz einer sol­chen Lösung aufs Spiel: Mein Tipp ist es daher, die betrof­fe­nen Mit­ar­bei­ter nicht unvor­be­rei­tet vor voll­endete Tat­sa­chen zu stel­len. Räu­men Sie mög­li­che Akzep­tanz­pro­bleme aus dem Weg, indem Sie die Vor­teile einer digi­ta­len Archi­vie­rung zei­gen. Füh­ren Sie vor, wie schnell Doku­mente auf­find­bar sind. Schu­len Sie die Mit­ar­bei­ter gründ­lich, so dass mit der neuen Lösung vom ers­ten Tag an gear­bei­tet wird. Dann lässt sich mit DMS auch wirk­lich der Doku­men­ten­frust wirk­sam bekämpfen.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen zur KYOCERA-Stu­die Doku­men­ten­frust sowie zur Ein­füh­rung eines DMS in Ihr Unter­neh­men fin­den Sie in unse­rem E‑Book, das Sie hier kos­ten­frei her­un­ter­la­den können.