smart: Herr Mumcu, rund die Hälfte der Mitarbeiter in deutschen Büros sind mit ihren Dokumentenprozessen unzufrieden. Können Sie das nachvollziehen?
Eray Mumcu: Absolut. Die Umfrage hat ja gezeigt, dass vor allem die Suche nach Informationen die meisten Mitarbeiter täglich beschäftigt. Dies liegt daran, dass in vielen Unternehmen Dokumente noch auf Papier oder in elektronischer Form in einer Ordnerstruktur auf dem Server abgelegt sind. Wer dann nach einem alten Vertrag, einer bereits bezahlten Rechnung oder einer entsprechenden Korrespondenz sucht, kommt daher nicht umhin, sich zu fragen: In welchem Ordner liegt das Dokument? Hatte ich das überhaupt abgespeichert oder doch nur per E‑Mail geschickt? Ist dies wirklich die letzte Version? Diese – oftmals auch nicht erfolgreiche – Suche endet dann natürlich sehr schnell in Frust.
smart: Um den Frust zu vermeiden, ist Ihre Antwort „Dokumentenmanagement”?
Mumcu: Die meisten geschäftsrelevanten Unternehmensprozesse sind dokumentenbasiert. Egal, ob Rechnungseingang, Personalakten, Vertragsmanagement oder die Verarbeitung von Bestellungen. Immer geht es darum, Informationen zu erstellen, zu teilen und abzulegen. Diese Prozesse lassen sich meist digital und damit zugleich effizienter abbilden. Ziel eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems oder kurz DMS ist es, geschäftsrelevante Informationen applikations- und abteilungsübergreifend in einem zentralen Dokumentenpool zu verwalten. Dies erleichtert die spätere Recherche. Sind in meinem Unternehmen die Ablageorte heterogen – sprich bewahre ich Dokumente in klassischen Ordern auf, nutze ich einen Fileserver, Fachapplikationen oder E‑Mail-Verzeichnisse –, ist die Recherche sehr aufwendig. So stellt sich in papierbasierten Prozessen bzw. in hybriden Strukturen oft die Frage: Wo muss ich suchen, damit ich die zu einem Geschäftsvorgang erforderlichen Informationen finde. Bei einem elektronischen DMS erleichtern intelligente Suchfunktionen und Verschlagwortungen diese Suche. Zudem lassen sich über ein solches System Dokumenten-Workflows aufsetzen: Diese minimieren Durchlauf- und Bearbeitungszeiten und erfüllen die Anforderungen an eine rechtliche Dokumentenablage.
smart: Wenn sich durch ein DMS all diese Vorteile realisieren lassen: Warum setzen dann viele Unternehmen noch keine entsprechende Software ein?
Mumcu: Wer sich mit Themen wie DMS, ECM oder EIM beschäftigt, weiß sehr schnell, dass die Einführung einer solchen Software sehr beratungs- und damit auch kostenintensiv ist. Dies liegt vor allem daran, dass DMS- oder ECM-Lösungen jeweils an die individuellen Anforderungen in den Unternehmen angepasst werden müssen. So haben solche Projekte schnell eine Laufzeit von 18 Monaten. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen ist dies abschreckend, da man hier häufig eine schnelle Lösung benötigt. Für genau diese Unternehmen haben wir den KYOCERA Workflow Manager entwickelt: Mit dieser Software lassen sich die gängigsten Dokumentenprozesse – wie etwa der Rechnungseingang, das Vertragsmanagement, das Personalwesen oder auch Kundenbeziehungen – digital abbilden. Der KYOCERA Workflow Manager ist dabei skalierbar, so dass weitere DMS-Funktionen oder Module später bei Bedarf problemlos hinzugenommen werden können.
smart: Woher weiß ich als Unternehmen, welchen Bedarf an DMS ich habe?
Mumcu: Wenn ich zu Kunden fahre, geht es mir zunächst nicht darum, diese direkt für eine bestimmte Lösung zu begeistern – das wäre meines Erachtens der absolut falsche Weg. Vielmehr geht es darum, zunächst ein tieferes Verständnis für die jeweiligen Prozesse im Unternehmen zu erhalten. Wie sind Dokumentenworkflows aktuell in den Abteilungen aufgesetzt? Welche Anforderungen haben die Mitarbeiter und was würde ihnen helfen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen? Daher ist es bei der Ermittlung des DMS-Bedarfs wichtig, Vertreter aus den betroffenen Fachabteilungen mit an den Tisch zu bekommen: Wenn der IT-Verantwortliche oder die Geschäftsführung von einer Lösung begeistert ist, heißt dies noch lange nicht, dass eine Software am Ende auch von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Diese kennen alle Schritte, die bei einem Rechnungs- oder Bestellprozess wichtig sind, sie wissen, wo mitunter Optimierungspotenzial besteht, und sind auch am Ende diejenigen, die mit der Software arbeiten müssen: Für zwei Drittel der darin befragten Büroangestellten ist die Nutzerfreundlichkeit der wichtigste Aspekt bei einer DMS-Lösung, wie unsere Studie gezeigt hat. Daher gilt es, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und ihre Anforderungen in die Lösungsauswahl einfließen zu lassen.
smart: Was sind aus Ihrer Sicht zentrale Punkte, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer DMS-Software achten sollten?
Mumcu: Neben der einfachen Nutzerführung sind natürlich die benötigten Funktionen einer Software entscheidend: Hierzu müssen Projektverantwortliche zunächst definieren, welche Prozesse im Unternehmen digitalisiert bzw. welche Ziele mit einer Software erreicht werden sollen. Dann kann die Softwareauswahl anhand dieser Kriterien erfolgen. Wichtige Punkte, auf die Sie zudem achten sollten, sind die Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich die Software nahtlos in die bestehende Infrastruktur einbinden? Bestehen Schnittstellen zu CRM- oder ERP-Systemen? Auch die Zukunftsfähigkeit einer Lösung ist nicht zu vernachlässigen: Wenn Sie beispielsweise zunächst nur den Rechnungseingang digitalisieren wollen, kann es durchaus sinnvoll sein, zu prüfen, ob sich auch Workflows – wie etwa Bestellprozesse oder das Vertragsmanagement – mit der Software abbilden lassen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, irgendwann in den einzelnen Unternehmensbereichen nur Insellösungen im Einsatz zu haben, die nicht miteinander verknüpfbar sind. Hierzu gehört auch ein stimmiges Zusammenspiel von Hard- und Software.
smart: Sie beraten Unternehmen beim Thema DMS seit mehr als 20 Jahren. Aus Ihrer Erfahrung heraus: Welchen Fehler machen Unternehmen bei der Etablierung eines DMS am häufigsten?
Mumcu: Beim Thema DMS ist die Konzeptionsphase der entscheidende Faktor für den späteren Erfolg einer Lösung. Entsprechend wichtig ist es, sich hier Zeit zu nehmen und Ziele, Anforderungen sowie die existierenden Prozesse genau zu analysieren. Der größte Fehler, den man machen kann, ist es, Mitarbeitern eine aus Sicht der IT oder der Geschäftsführung perfekte Lösung vorzusetzen. Hier setze ich die Akzeptanz einer solchen Lösung aufs Spiel: Mein Tipp ist es daher, die betroffenen Mitarbeiter nicht unvorbereitet vor vollendete Tatsachen zu stellen. Räumen Sie mögliche Akzeptanzprobleme aus dem Weg, indem Sie die Vorteile einer digitalen Archivierung zeigen. Führen Sie vor, wie schnell Dokumente auffindbar sind. Schulen Sie die Mitarbeiter gründlich, so dass mit der neuen Lösung vom ersten Tag an gearbeitet wird. Dann lässt sich mit DMS auch wirklich der Dokumentenfrust wirksam bekämpfen.
Weitere Informationen zur KYOCERA-Studie Dokumentenfrust sowie zur Einführung eines DMS in Ihr Unternehmen finden Sie in unserem E‑Book, das Sie hier kostenfrei herunterladen können.
