Ausfallsichere Druckprozesse sind für die aptito AG ausschlaggebend. Daher setzt das in Rheine ansässige Unternehmen seit über zehn Jahren auf Drucker und Multifunktionssysteme von Kyocera.
Es begann mit einem Obst- und Gemüsehandel. Von seinem Tempo-Goliath-Kleintransporter aus bot der Kaufmann Karl Düsterberg in den 50er-Jahren seine Waren auf den Märkten um Rheine zum Verkauf an. Im Jahr 1958 gründete er dann zusammen mit einem Kollegen die apetito AG. Die Geschäftsidee: servierfertiges Essen tiefgekühlt ausliefern lassen.
Eine Idee, die mehr als 60 Jahre nach Unternehmensgründung nach wie vor erfolgreich ist. Heute essen täglich über 1,5 Millionen Menschen die Mahlzeiten, die noch immer in Rheine produziert werden. Rund 500.000 Menüs werden auf dem Werksgelände täglich gekocht und von hier aus in Kitas, Altenheime und Kantinen in ganz Deutschland distribuiert. Auch im Ausland ist apetito präsent und beschäftigt insgesamt über 9.400 Mitarbeiter. Die Marke Costa Meeresspezialitäten gehört mittlerweile ebenfalls zum Konzern; die Übernahme bedeutete den Einstieg in den Kühlkostmarkt.
Geschäftskritische Druckprozesse in Logistik und Produktion
Vom Einkauf über die Produktion und Lagerung bis hin zum Transport: Sämtliche Prozesse, die mit dem Kerngeschäft von apetito zusammenhängen, sind dokumentenintensiv. Dafür, dass dies alles funktioniert und die Produktion bzw. Logistik nicht durch Ausfälle verzögert wird, zeichnet IT-Leiter Norman Brand mit seinem Team verantwortlich. Von Rheine aus kümmert man sich hier zentral um die gesamte Infrastruktur an den unterschiedlichen Standorten: „Lieferscheine, Transportscheine, Rechnungen oder Bestellungen sowie Logistiketiketten. Während wir im Office-Bereich zunehmend digitaler werden, gibt es in den produktionsrelevanten Geschäftsfeldern noch einen hohen Bedarf an gedruckten Dokumenten. Hier setzen wir seit über zehn Jahren Drucker und Multifunktionssysteme von Kyocera ein“, so Brand.
Produktivität und Ausfallsicherheit ausschlaggebend
Über 70 Multifunktionssysteme sowie rund 250 Drucker stehen an den Standorten in Deutschland und den Niederlanden zur Verfügung, die zentral von der Unternehmens-IT betreut werden. Insbesondere die hohe Zuverlässigkeit der Kyocera-Systeme war ein wesentlicher Aspekt, warum man seit nunmehr einer Dekade auf Modelle des japanischen Herstellers setzt, wie Andre Spölming, Head of Service Desk bei apetito, ausführt: „Die Ausfallsicherheit ist für uns ausschlaggebend. Heutzutage erwarten Anwender einfach, dass der Drucker funktioniert. Das gilt ganz besonders in den zeitkritischen Produktions- und Logistikprozessen bei uns im Haus.
Die Kyocera-Systeme haben einen maßgeblichen und messbaren Beitrag dazu geleistet, dass unsere Anwender mit den IT-Prozessen zufrieden sind“, so Brand. So führt die Unternehmens-IT regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung durch, in der man sich zur Zufriedenheit mit den Prozessen äußern kann: „Beim Thema Drucken oder Dokumentenverwaltung hatten wir nicht eine Beschwerde“, so Spölming.
Dokumentensicherheit durch Print-&-Follow
Doch nicht nur in der Produktion und Logistik wird gedruckt: Auch im Back-Office-Bereich werden nach wie vor Papierdokumente benötigt. „Generell sind wir natürlich bestrebt, möglichst viele Papierdokumente in die digitale Welt zu überführen. So ist uns bereits gelungen, die Anzahl der gedruckten Seiten in der Administration deutlich zu reduzieren. Dazu trugen ebenfalls die Kyocera-Multifunktionssysteme bei“, sagt Andre Spölming.
Um das Scannen für die Anwender so einfach wie möglich zu machen und zugleich die Dokumentensicherheit zu erhöhen, hat apetito die Cost-Control- und Security-Lösung MyQ eingesetzt. MyQ erlaubt es, Druckjobs benutzerbezogen abzurechnen, sensible Dokumenteninhalte sicher auszugeben und die gesamten Druckkosten im Blick zu behalten.
Authentifzierung via Dienstausweis
Dazu müssen sich die Nutzer über ihren Firmenausweis einfach an einem verfügbaren Multifunktionssystem authentifizieren und können dann die Dokumente per Tastendruck direkt in ihr E‑Mail-Postfach oder einen Ordner scannen. Durch die Authentifizierung am System wird zudem die Dokumentensicherheit erhöht. Im Ausgabefach vergessene Dokumente, die sensible Informationen erhalten können, werden ebenso vermieden wie Fehldrucke.
Das kommt auch bei den Anwendern gut an, wie Markus Päsler aus der Abteilung Unternehmenskommunikation erklärt: „Uns stehen zwei Multifunktionssysteme zur Verfügung, auf die wir gemeinsam mit Kollegen aus anderen Abteilungen zugreifen. Durch die Authentifizierung am System ist dies auch kein Problem. So kann ich bequem in mein Postfach scannen und nur das drucken, was ich tatsächlich benötige.“
Flottenmanagement stellt ausfallsicheren Betrieb sicher
Um einen ausfallsicheren Betrieb der Druckerinfrastruktur sicherzustellen, setzt apetito zudem in Zusammenarbeit mit dem Kyocera-Fachhandelspartner Heinrich Wietholt GmbH auf ein umfangreiches Flottenmanagement. So werden sämtliche Kyocera-Systeme über den KYOCERA Fleet Manager administriert und kontrolliert.
Die Software erlaubt es, Zählerstände auszulesen und den Systemstatus jedes eingebundenen Geräts zu prüfen. Gleichzeitig wird damit die Versorgung von Verbrauchsmaterial sichergestellt. Geht ein Toner zur Neige, liefert Wietholt bedarfsgerecht Nachschub an den jeweiligen Standort. Auch dies senkt die Kosten, wie IT-Experte Andre Spölming erklärt: „Vor der Einführung des Flottenmanagements mussten wir Toner für alle Systeme vorhalten. Dies führte nicht nur zu unnötig hohen Kosten, auch die Lagerhaltung war wenig effektiv. Nun wird kontinuierlich die verbleibende Reichweite des Toners ermittelt und wir erhalten Nachschub, wenn dieser wirklich erforderlich ist. Der gesamte Bestellprozess für Druckerverbrauchsmaterial ist dabei automatisiert und nimmt uns viel Arbeit ab“, so Spölming.
Die apetito AG in Rheine.
Fazit: Druckprozesse sind wichtige Zutat für Anwenderzufriedenheit
Sowohl Anwender als auch Unternehmens-IT sind mit den Druckprozessen und dem Betrieb der Kyocera-Lösungen mehr als zufrieden. Nicht nur, dass die Systeminfrastruktur stabil läuft, auch die Workflows sind durch das Zusammenspiel von Hardware, Software und Service sicher und kosteneffizient.
Spölming: „Bevor wir auf Kyocera umgestellt haben, hatten wir mit der alten Flotte häufig Probleme: Systeme sind ausgefallen, die Produktivität war nicht immer gegeben und die Kosten waren hoch. Ich kann die Systeme daher bedenkenlos weiterempfehlen. Unsere Drucker und Multifunktionssysteme sind eine wichtige Zutat für eine hohe Anwenderzufriedenheit.“
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