Pro­jekt­re­por­tage: Doku­men­ten­pro­zesse auf den Weg gebracht

Rech­net man sämt­li­che Auto­bah­nen, Bun­des- und Land­stra­ßen zusam­men, für die der nord­rhein-west­fä­li­sche Lan­des­be­trieb Stra­ßen­bau (Straßen.NRW) ver­ant­wort­lich ist, kommt man auf eine Stre­cke von rund 20.000 Kilo­me­tern. Dies ent­spricht unge­fähr der Ent­fer­nung von Ber­lin nach Los Ange­les inklu­sive Rück­weg. Hinzu kom­men noch ein­mal 13.000 Bau­werke wie Brü­cken oder Tun­nel. Rund 5.900 Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter arbei­ten an mehr als 100 Stand­or­ten, um die Ver­kehrs­in­fra­struk­tur des ein­woh­ner­stärks­ten Bun­des­lands in Deutsch­land zu sichern. Zur Füh­rungs­phi­lo­so­phie von Straßen.NRW gehört dabei eine ergeb­nis­ori­en­tierte Steue­rung durch Bud­ge­tie­rung, die auf den Grund­la­gen eines kauf­män­ni­schen Rech­nungs­we­sens sowie einer detail­lier­ten Kos­ten- und Leis­tungs­rech­nung auf­setzt. Vor die­sem Hin­ter­grund hat der Betrieb auch seine bis­he­ri­gen Druck- und Kopier­pro­zesse auf den Prüf­stand gestellt.

Doku­men­ten­pro­zesse auf dem Prüfstand

Auf­grund der gestie­ge­nen Anfor­de­run­gen von Straßen.NRW wollte man die Leis­tungs­fä­hig­keit sowie Kos­ten­ef­fi­zi­enz der bestehen­den Dru­cker­in­fra­struk­tur an den 100 Stand­or­ten des Betriebs ver­bes­sern. Gemein­sam mit dem KYOCERA-Part­ner M.S.E. suchte man dazu eine pass­ge­naue Lösung. Mario Lukas, Pro­jekt­lei­ter bei Straßen.NRW: “Ziel war es, unsere Flotte zu moder­ni­sie­ren und im Zuge des­sen die Druck­kos­ten zu sen­ken bzw. die Funk­tio­na­li­tä­ten und Umwelt­ei­gen­schaf­ten zu ver­bes­sern.” Eine beson­dere Her­aus­for­de­rung bestand dabei in der Ein­hal­tung eines ambi­tio­nier­ten Pro­jekt-Zeit­plans für Pla­nung, Vor­be­rei­tung und Test­phase sowie für die rei­bungs­lose Ein­füh­rung der neuen Doku­men­ten­pro­zesse in den lau­fen­den Betrieb.

Gemein­sam ent­wi­ckel­ten Straßen.NRW, KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons und M.S.E. ein mehr­stu­fi­ges Opti­mie­rungs­kon­zept, das den Aus­tausch der alten Flotte durch moderne Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme von KYOCERA vor­sah. Mario Lukas: “Um den hohen Anfor­de­run­gen unse­rer Mit­ar­bei­ter an umfang­rei­che Scan‑, Druck- und Kopier­funk­tio­nen gerecht zu wer­den, kamen an den 100 Stand­or­ten ins­ge­samt 330 TAS­Kalfa-Sys­teme sowie A4-Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme von KYOCERA zum Ein­satz.” Dabei spiel­ten auch Umwelt­aspekte eine Rolle: Auf­grund des sehr gerin­gen Ener­gie­ver­brauchs – gemes­sen am soge­nann­ten TEC-Wert – spart Straßen.NRW im Jahr 10.000 Euro an Strom ein. Dies ent­las­tet nicht nur das Bud­get, son­dern auch die Umwelt. Zudem kom­pen­siert der Lan­des­be­trieb durch die Ver­wen­dung des kli­ma­neu­tra­len KYOCERA-Ori­gi­nal­to­ners jähr­lich 60,6 Ton­nen CO₂.

Change-Manage­ment beglei­tet Ein­füh­rung neuer Systeme

Um die Scan‑, Kopier- und Druck­pro­zesse zu opti­mie­ren, erwei­terte man zusätz­lich das bereits eta­blierte Print-&-Follow-Konzept um zusätz­li­che Funk­tio­nen wie OCR-Tex­terken­nung oder die Mög­lich­keit des mobi­len Dru­ckens. Print-&-Follow ermög­licht es, dass Druck­jobs nicht ein­fach auf einem bestimm­ten Druck- oder Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem aus­ge­ge­ben wer­den: Viel­mehr ent­schei­det der Anwen­der, wann und wo er sei­nen Aus­druck abho­len möchte. Die Mit­ar­bei­ter von Straßen.NRW kön­nen daher die gesamte Mul­ti­funk­ti­ons­flotte an den über 100 Stand­or­ten des Lan­des­be­triebs nut­zen. Auch das Scan­nen ins eigene E‑Mail-Post­fach ist mit nur einem Klick am Touch-Panel mög­lich. Zeit­gleich wurde auch die Mög­lich­keit des mobi­len Dru­ckens über eine zen­trale E‑Mail-Adresse geschaf­fen. Dies sorgte für zusätz­li­che Flexibilität.

Damit die über 5.900 Mit­ar­bei­ter des Lan­des­be­triebs die neuen Sys­teme pro­blem­los nut­zen konn­ten, beglei­te­ten M.S.E. und die IT-Abtei­lung von Straßen.NRW den gesam­ten Roll-out mit einem umfang­rei­chen Change-Manage­ment. Die Mit­ar­bei­ter wur­den dabei über regel­mä­ßige News­let­ter und Arti­kel im Intra­net über Mög­lich­kei­ten und die Funk­ti­ons­weise der neuen Maschi­nen und Lösun­gen aufgeklärt.

Dem­entspre­chend zufrie­den ist Mario Lukas mit dem Ergeb­nis: „Das Moder­ni­sie­rungs­kon­zept unse­rer Flotte hat sich in allen Punk­ten bezahlt gemacht. Der Aus­tausch der Sys­teme erfolgte sehr pro­fes­sio­nell und ohne Stö­run­gen in unse­ren Betriebs­ab­läu­fen. Beson­ders posi­tiv ist, dass wir nicht nur unsere Druck­kos­ten sen­ken konn­ten, son­dern durch die kom­mu­ni­ka­tive Beglei­tung des Pro­jekts sei­tens M.S.E. eine hohe Akzep­tanz bei unse­ren Mit­ar­bei­tern sicher­ge­stellt haben.“