Case Study: Digi­tale Geschäfts­pro­zesse für West­fa­lia Wärmetechnik

Bei der Ein­füh­rung von digi­ta­len Geschäfts­pro­zes­sen besteht gerade im Mit­tel­stand noch Luft nach oben. Zu die­sem Schluss kommt die Stu­die von Future of Work von IDC. Das Markt­for­schungs­in­sti­tut emp­fiehlt Unter­neh­men daher bei den Büro­pro­zes­sen zu star­ten. Die­sen Rat­schlag hat die West­fa­lia Wär­me­tech­nik in Röding­hau­sen beher­zigt: Der Spe­zia­list für Ener­gie- und Anlagen­tech­nik hat mit Hilfe des KYOCERA Work­flow Mana­gers ein Gros sei­ner Doku­mente digi­ta­li­siert – das Ziel ist es, mög­lichst papier­arm zu arbei­ten, wie Geschäfts­füh­rer Björn Kracht erzählt.

West­fa­lia Wär­me­tech­nik hat lange nach einer Lösung gesucht, um die papier­ba­sier­ten auf digi­tale Geschäfts­pro­zesse umzu­stel­len. Doch die meis­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­teme (DMS) waren ent­we­der sehr sper­rig und dem­entspre­chend teuer in der Anschaf­fung oder hät­ten eine lange Imple­men­tie­rungs­phase nach sich gezo­gen. Aus die­sen Grün­den ent­schied sich Björn Kracht und sein Team letzt­end­lich für den KYOCERA Work­flow Mana­ger. Dank der bedarfs­ge­rech­ten und schnel­len Imple­men­tie­rung ging die Umstel­lung schnell von stat­ten. Dadurch erzielte West­fa­lia Wär­me­tech­nik gleich meh­rere Verbesserungen.

Björn Kracht: “Kön­nen KYOCERA Work­flow Mana­ger weiterempfehlen”

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Mit Hilfe der KYOCERA DMS-Lösung hat man vor allem die Doku­men­ten­ab­lage opti­miert: So ver­brin­gen deut­sche Büro­an­ge­stellte im Schnitt zwei Stun­den pro Tag mit der Suche nach Infor­ma­tio­nen. Diese wird vor allem dadurch erschwert, wenn Doku­mente falsch abge­legt oder ver­se­hent­lich ver­scho­ben wur­den. Durch die Ein­füh­rung von digi­ta­len Geschäfts­pro­zes­sen konnte West­fa­lia Wär­me­tech­nik diese Such­zei­ten deut­lich ver­rin­gern. Die Mit­ar­bei­ter fin­den die benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zu einem Kun­den oder einem Pro­jekt unmit­tel­bar. Das freut auch die Kun­den: So kön­nen Anfra­gen deut­lich schnel­ler beant­wor­tet bzw. bear­bei­tet wer­den als zuvor.

Mehr Zeit für umsatz­brin­gende Aufgaben

Bin­nen weni­ger Sekun­den ste­hen die rele­van­ten Doku­mente den jewei­li­gen Kol­le­gen zur Ver­fü­gung und kön­nen bear­bei­tet wer­den. So gehen Infor­ma­tio­nen nicht ver­lo­ren oder im Falle von Abwe­sen­hei­ten auf dem Schreib­tisch unter. Da es zudem von Anfang bis Ende eine umfas­sende Pro­zess­do­ku­men­ta­tion gibt, wer­den auch recht­li­chen Anfor­de­run­gen genüge getan.

Abläufe sind deut­lich transparenter

„Wir sind mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger sehr zufrie­den und kön­nen die­sen auf jeden Fall wei­ter­emp­feh­len“, fasst Björn Kracht zusam­men. „Wir erle­di­gen viele all­täg­li­che Auf­ga­ben wesent­lich schnel­ler und effi­zi­en­ter als zuvor. So kön­nen wir uns bes­ser auf Umsatz brin­gende Auf­ga­ben fokussieren.“

Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wie Sie mit Hilfe des KYOCERA Work­flow Mana­gers digi­tale Geschäfts­pro­zesse schaf­fen und den Wis­sens­aus­tausch Ihrer Mit­ar­bei­ter for­cie­ren, fin­den Sie in unse­rem E‑Book “Wis­sens­ma­nage­ment mit DMS”.