Case Study: Bleyer GmbH setzt auf DMS-Lösung von KYOCERA

14. Juli 2020

Die Hans Bleyer GmbH & Co. KG Prä­zis­rohr­la­ger suchte eine ein­fach zu imple­men­tie­rende DMS-Lösung, um ein elek­tro­ni­sches Archiv auf­zu­bauen. Fün­dig wurde der Groß­händ­ler für Prä­zi­si­ons­stahl­rohre im KYOCERA Work­flow Manager.

Bleyer Prä­zis­rohre ist seit über 30 Jah­ren der Spe­zia­list für geschweißte Prä­zi­si­ons­stahl­rohre. Dabei han­delt es sich um Rohre, die einen Außen­durch­mes­sern von nur 5 mm bis 200 mm besit­zen. Die Ein­satz­mög­lich­kei­ten sind viel­fäl­tig. So kom­men die Rohre u. a. in Bau­ma­schi­nen, der Ener­gie­wirt­schaft oder dem Fahr­zeug­bau zum Ein­satz. Das Düs­sel­dor­fer Unter­neh­men ver­sorgt daher bereits den euro­päi­schen Markt sowie die Schweiz, Nor­we­gen und die USA mit norm­ge­rech­ten Prä­zis­roh­ren und wächst stetig.

Die ana­log durch­ge­führte Archi­vie­rung der Bleyer Prä­zis­rohre konnte mit die­sem Wachs­tum nicht mehr mit­hal­ten. „Unser Archiv platzte aus allen Näh­ten“, erin­nert sich Silke Schmitz aus der Abtei­lung Finanzen/Verwaltung der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Prä­zis­rohr­la­ger. Das Her­aus­su­chen ins­be­son­dere älte­rer Vor­gänge wurde zuneh­mend umständ­li­cher und die Mit­ar­bei­ter muss­ten für diese Tätig­keit viele Lauf­wege und hohen Zeit­auf­wand in Kauf neh­men. Schnell war klar: Es musste etwas geschehen.

Digi­tale Archi­vie­rung mit dem KYOCERA Work­flow Manager

Bei Hans Bleyer erfolgte die Archi­vie­rung kom­plett ana­log. Das bremste nicht nur die Pro­zess­ab­läufe, son­dern führte auch zu Feh­lern. Diese kann sich ein erfolg­rei­ches Unter­neh­men in der Stahl­bran­che nicht leis­ten. Die Her­aus­for­de­rung eine schnelle Umstel­lung von ana­loge auf digi­tale Pro­zesse ohne das Tages­ge­schäft zu beein­träch­ti­gen. Gefragt war daher eine digi­tale Lösung, die die zu die­sem Zeit­punkt schon über Jahr­zehnte ver­fes­tig­ten papier­ba­sier­ten Abläufe par­al­lel zum Tages­ge­schäft sub­sti­tu­ie­ren konnte.

Doch die Abbil­dung der ana­lo­gen Pro­zesse in einer digi­ta­len Welt sollte nur den ers­ten Schritt dar­stel­len: Das Ziel der Digi­ta­li­sie­rung war es auch, dem Unter­neh­men eine bes­sere Posi­tio­nie­rung im Markt für zukünf­tige Her­aus­for­de­run­gen zu schaf­fen. Dazu sollte eine lücken­lose Doku­men­ta­tion des Auf­trags­ver­laufs ebenso erfol­gen wie eine Erfas­sung von Papier­be­le­gen, um für jeden Kun­den­vor­gang eine umfas­sende digi­tale Akte anle­gen zu können.

Bes­sere Posi­tio­nie­rung am Markt durch DMS-Lösung

Da das Unter­neh­men nicht über eine dedi­zierte IT-Abtei­lung ver­fügt, sollte die neue DMS-Lösung ein­fach imple­men­tiert wer­den kön­nen und im vor­han­de­nen IT-Umfeld sicher und sta­bil lau­fen. Zudem sollte das Sys­tem pro­blem­los mit dem bereits vor­han­de­nen Waren­wirt­schafts­sys­tem zusam­men­ar­bei­ten und eine Such­funk­ti­ons­ver­knüp­fung erlau­ben. Ver­schie­denste Doku­mente müs­sen bei dem Prä­zis­rohr-Groß­händ­ler archi­viert wer­den, im Bereich Ver­kauf sollte das mög­lichst in einem Vor­gang geschehen.

Mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger haben die Mit­ar­bei­ter nun einen schnel­le­ren Zugriff auf benö­tigte Infor­ma­tio­nen. Zuvor häu­fig erfor­der­li­che Lauf­wege ins Archiv wer­den über­flüs­sig. Die papier­ba­sierte Alt-Archi­vie­rung fällt nach und nach weg, da keine neuen Papier­un­ter­la­gen hin­zu­kom­men und alte Akten frist­ge­recht ent­sorgt wer­den können.

Durch die Erstel­lung und Geneh­mi­gung der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion ist der Auf­wand für die Archi­vie­rung heute denk­bar gering. Ledig­lich eine Kurz­zeit­auf­be­wah­rung der papier­nen Unter­la­gen von einem Monat zur Kon­trolle ist noch erfor­der­lich. Jeder abge­schlos­sene Vor­gang liegt über­sicht­lich in einer digi­ta­len Akte. Bei der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Prä­zis­roh­la­ger hat die DMS-Lösung von Kyocera für eine deut­li­che Stei­ge­rung der Effi­zi­enz in der Auf­trags­ab­wick­lung gesorgt.

Die opti­male DMS-Lösung für den Mittelstand

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Wir konn­ten unsere Work­flows umfas­send verbessern”

Unter­schied­li­che Vor­gänge zu einem Kun­den kön­nen bes­ser gebün­delt wer­den. Auf­grund der aus­ge­feil­ten Such­funk­tion ver­zeich­net das Unter­neh­men eine deut­li­che Zeit­ein­spa­rung gegen­über ana­lo­gen Abläu­fen. Ins­ge­samt sind Pro­zesse nun deut­lich ver­schlankt. Zudem hat sich durch die Digi­ta­li­sie­rung des Archivs die Sicher­heit erhöht, da Papiere aus Lauf­map­pen nicht län­ger ver­lo­ren gehen oder beschä­digt wer­den können.

Wir sind mit dem Ergeb­nis mehr als zufrie­den. Mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger konn­ten wir ohne signi­fi­kante Ein­schnitte in unsere Arbeits­or­ga­ni­sa­tion Abläufe dahin­ge­hend ver­bes­sern, dass sie siche­rer und zeit­spa­ren­der gestal­tet wer­den kön­nen. Auch die spe­zi­el­len Erfor­der­nisse unse­res Unter­neh­mens und die Com­pli­ance wur­den bes­tens umge­setzt“, resü­miert Silke Schmitz.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen zum KYOCERA Work­flow Mana­ger gibt es auf unse­rer  Unter­neh­mens­web­site sowie in unse­rem E‑Book “Smarte Doku­mente: Mit DMS zu digi­ta­len Geschäfts­pro­zes­sen”. Die­ses steht hier zum kos­ten­freien Down­load zur Verfügung.

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