Die Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohrlager suchte eine einfach zu implementierende DMS-Lösung, um ein elektronisches Archiv aufzubauen. Fündig wurde der Großhändler für Präzisionsstahlrohre im KYOCERA Workflow Manager.

Bleyer Präzisrohre ist seit über 30 Jahren der Spezialist für geschweißte Präzisionsstahlrohre. Dabei handelt es sich um Rohre, die einen Außendurchmessern von nur 5 mm bis 200 mm besitzen. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. So kommen die Rohre u. a. in Baumaschinen, der Energiewirtschaft oder dem Fahrzeugbau zum Einsatz. Das Düsseldorfer Unternehmen versorgt daher bereits den europäischen Markt sowie die Schweiz, Norwegen und die USA mit normgerechten Präzisrohren und wächst stetig.

Die analog durchgeführte Archivierung der Bleyer Präzisrohre konnte mit diesem Wachstum nicht mehr mithalten. „Unser Archiv platzte aus allen Nähten“, erinnert sich Silke Schmitz aus der Abteilung Finanzen/Verwaltung der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohrlager. Das Heraussuchen insbesondere älterer Vorgänge wurde zunehmend umständlicher und die Mitarbeiter mussten für diese Tätigkeit viele Laufwege und hohen Zeitaufwand in Kauf nehmen. Schnell war klar: Es musste etwas geschehen.

Digitale Archivierung mit dem KYOCERA Workflow Manager

Bei Hans Bleyer erfolgte die Archivierung komplett analog. Das bremste nicht nur die Prozessabläufe, sondern führte auch zu Fehlern. Diese kann sich ein erfolgreiches Unternehmen in der Stahlbranche nicht leisten. Die Herausforderung eine schnelle Umstellung von analoge auf digitale Prozesse ohne das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen. Gefragt war daher eine digitale Lösung, die die zu diesem Zeitpunkt schon über Jahrzehnte verfestigten papierbasierten Abläufe parallel zum Tagesgeschäft substituieren konnte.

Doch die Abbildung der analogen Prozesse in einer digitalen Welt sollte nur den ersten Schritt darstellen: Das Ziel der Digitalisierung war es auch, dem Unternehmen eine bessere Positionierung im Markt für zukünftige Herausforderungen zu schaffen. Dazu sollte eine lückenlose Dokumentation des Auftragsverlaufs ebenso erfolgen wie eine Erfassung von Papierbelegen, um für jeden Kundenvorgang eine umfassende digitale Akte anlegen zu können.

Bessere Positionierung am Markt durch DMS-Lösung

Da das Unternehmen nicht über eine dedizierte IT-Abteilung verfügt, sollte die neue DMS-Lösung einfach implementiert werden können und im vorhandenen IT-Umfeld sicher und stabil laufen. Zudem sollte das System problemlos mit dem bereits vorhandenen Warenwirtschaftssystem zusammenarbeiten und eine Suchfunktionsverknüpfung erlauben. Verschiedenste Dokumente müssen bei dem Präzisrohr-Großhändler archiviert werden, im Bereich Verkauf sollte das möglichst in einem Vorgang geschehen.

Mit dem KYOCERA Workflow Manager haben die Mitarbeiter nun einen schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen. Zuvor häufig erforderliche Laufwege ins Archiv werden überflüssig. Die papierbasierte Alt-Archivierung fällt nach und nach weg, da keine neuen Papierunterlagen hinzukommen und alte Akten fristgerecht entsorgt werden können.

Durch die Erstellung und Genehmigung der Verfahrensdokumentation ist der Aufwand für die Archivierung heute denkbar gering. Lediglich eine Kurzzeitaufbewahrung der papiernen Unterlagen von einem Monat zur Kontrolle ist noch erforderlich. Jeder abgeschlossene Vorgang liegt übersichtlich in einer digitalen Akte. Bei der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohlager hat die DMS-Lösung von Kyocera für eine deutliche Steigerung der Effizienz in der Auftragsabwicklung gesorgt.

Die optimale DMS-Lösung für den Mittelstand

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„Wir konnten unsere Workflows umfassend verbessern“

Unterschiedliche Vorgänge zu einem Kunden können besser gebündelt werden. Aufgrund der ausgefeilten Suchfunktion verzeichnet das Unternehmen eine deutliche Zeiteinsparung gegenüber analogen Abläufen. Insgesamt sind Prozesse nun deutlich verschlankt. Zudem hat sich durch die Digitalisierung des Archivs die Sicherheit erhöht, da Papiere aus Laufmappen nicht länger verloren gehen oder beschädigt werden können.

„Wir sind mit dem Ergebnis mehr als zufrieden. Mit dem KYOCERA Workflow Manager konnten wir ohne signifikante Einschnitte in unsere Arbeitsorganisation Abläufe dahingehend verbessern, dass sie sicherer und zeitsparender gestaltet werden können. Auch die speziellen Erfordernisse unseres Unternehmens und die Compliance wurden bestens umgesetzt“, resümiert Silke Schmitz.

Weitere Informationen zum KYOCERA Workflow Manager gibt es auf unserer  Unternehmenswebsite sowie in unserem E-Book „Smarte Dokumente: Mit DMS zu digitalen Geschäftsprozessen“. Dieses steht hier zum kostenfreien Download zur Verfügung.