Kleinere und mittlere Unternehmen tun sich mit ECM schwer. Auch wenn der Mittelstand mit dieser Strategie vor allem das Dokumentenmanagement als Kernbereich verbindet, sind auch prozess- und kollaborationsbezogene Themen im ECM verankert. Konkret dreht es sich um die effiziente digitale Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen – und zwar unternehmensweit und unabhängig vom Aufbewahrungsort.
Ein komplexes Thema
Viele Mittelständler betrachten die wirtschaftliche Notwendigkeit von IT-Investitionen nach wie vor mit kritischen Augen: Laut der BITKOM-Studie betragen die durchschnittlichen Kosten eines ECM-Arbeitsplatzes ohne Hardware-Ausstattung ca. 1.095 Euro. Zu diesen Anschaffungskosten kommen jährlich weitere Ausgaben von ca. 212 Euro für Betriebsdienstleistungen. Besonders Mitarbeiter in kleineren mittelständischen Unternehmen kommen außerdem nur schwer mit den vielen englischen Fachbegriffen zurecht, die in der Marktkommunikation verwendet werden. Die Begriffe sind oft schlichtweg zu unbekannt, als dass Mitarbeiter etwas damit anfangen können. Trotzdem geht aus der Studie hervor, dass die Verwendung von ECM-Software das Verständnis der Fachbegriffe deutlich verbessert – und zwar sowohl das der englischen als auch das der deutschen.
Ein Drittel der befragten 800 mittelständischen Unternehmen benutzen Standard-Software für die Aufgaben des ECM. Darunter fallen mit 60 Prozent mehr als die Hälfte der größeren Mittelständler. Da allerdings ECM-Lösungen im Schnitt nur von 30,7 Mitarbeitern tatsächlich verwendet werden und zum Großteil nicht unternehmensweit genutzt werden, sind die vollen Möglichkeiten längst nicht ausgeschöpft.
ECM für Mittelständler: Potenzial nutzen
Nichtsdestotrotz sind sich mittelständische Unternehmen auch der Potenziale bewusst, die ECM-Lösungen mit sich bringen: Inhalte und Informationen werden effizienter erfasst, verwaltet, gespeichert und bereitgestellt. Diese automatisierten Arbeitsabläufe sind langfristig nicht nur mit weniger Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden, sondern auch mit geringeren Kosten.
So wollen 19 Prozent der Unternehmen ohne Erfahrung mit ECM in entsprechende Software-Lösungen investieren. Die wichtigsten Antriebsfedern sind dabei der Trend zur elektronischen Akte, die Möglichkeit zum elektronischen Aktenaustausch, die zunehmende Mobilität durch ortsunabhängige Zugriffe auf Informationen sowie die stärkere kontextbasierte Benutzerführung. Erwartet werden in diesem Zusammenhang von der ECM-Software ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis, niedrige Betriebskosten, Bedienerfreundlichkeit und Flexibilität.
Dass ECM für Mittelständler ein durchaus wichtiges Thema ist, verdeutlichen die 90 Prozent der Befragten, die durch ECM in ihren Unternehmen eine Effizienzsteigerung in dokumentenbezogenen Prozessen bezeugen. 75 Prozent stellen auch eine Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit den Dokumenten fest. Aussagekräftige Zahlen!
Der Digitalisierung optimal begegnen
ECM-Systeme überzeugen durch ihr breites Leistungsspektrum. Weil es für mittelständische Unternehmen oft einfacher ist, vorhandene Strukturen anzupassen, statt individuelle Lösungen zu implementieren, bietet KYOCERA eine umfassende Beratung an. Die KYOCERA Potenzialanalyse untersucht und analysiert beispielsweise den Ist-Zustand der bestehenden Geschäftsprozesse, um ausgemachte Potenziale mit einer individuellen Musterlösung für Ihr Unternehmen zu finden und umzusetzen. Denn um wettbewerbsfähig zu bleiben, werden mittelständische Unternehmen in Zukunft vermehrt auf digitale Aufholjagd gehen müssen – am besten optimal vorbereitet durch den Einsatz von KYOCERA-ECM-Produkten.
