Christian Pudzich
17. Mai 2017

Die Archi­vie­rung von Doku­men­ten ist für die meis­ten Ange­stell­ten in deut­schen Büros laut einer KYOCERA-Umfrage der wich­tigste Nut­zen eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems (DMS). Doch wie genau sehen diese Vor­teile aus und warum nut­zen vor allem mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men die digi­ta­len Mög­lich­kei­ten noch zu wenig? Ein Plä­doyer für den Früh­jahrs­putz im Archiv mit­tels DMS.

Die Suche nach rele­van­ten Doku­men­ten bzw. Infor­ma­tio­nen ist eine der Tätig­kei­ten, mit denen Büro­an­ge­stellte sicher­lich die meiste Zeit ver­brin­gen. Das war schon vor 50 Jah­ren so, wie ein deut­scher Krimi-Klas­si­ker belegt: In der Serie „Der Kom­mis­sar”, auf­ge­nom­men und aus­ge­strahlt in den Jah­ren 1968 bis 1975, ruft Kom­mis­sar Kel­ler seine Sekre­tä­rin ins Büro und sagt ihr freund­lich, aber bestimmt: „Ach, Fräu­lein Reh­bein, wo ist denn die Akte Mül­ler?” Natür­lich weiß die flei­ßige Assis­ten­tin sofort, wo sich die Papiere befin­den, und schafft ihrem Chef flugs die gewünsch­ten Auf­zeich­nun­gen her­bei, sodass die­ser die Ermitt­lun­gen auf­neh­men kann.

Im Jahr 2017 hat sich nicht nur die Rolle der Sekre­tä­rin ver­än­dert: Auch die Zahl der Doku­mente – ob in digi­ta­ler oder papier­ba­sier­ter Form – ist im Infor­ma­ti­ons­zeit­al­ter eine andere: Anstatt der einen Akte wie im Falle des Kom­mis­sars gibt es heute E‑Mails, Pro­to­kolle, Ver­merke oder Kor­re­spon­den­zen, die oft an unter­schied­li­chen Orten mit ver­schie­de­nen Bezeich­nun­gen abge­legt sind. (Jeder, der schon ein­mal eine final-finale Ver­sion gesucht hat, weiß, was gemeint ist.) Wäre Frau Reh­bein daher heute noch im Ein­satz, wäre selbst sie nicht mehr ohne wei­te­res dazu in der Lage, aus dem Steg­reif eine bestimmte Unter­lage zu finden.

Digi­tale Archi­vie­rung drin­gend erwünscht

Abhilfe schaf­fen hier Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS). Diese tra­gen dazu bei, die Ablage von Doku­men­ten zu ver­bes­sern. So las­sen sich Doku­mente bzw. darin ent­hal­tene Infor­ma­tio­nen dank durch­such­ba­rer Daten­ban­ken nicht nur sekun­den­schnell wie­der­fin­den: Durch die digi­tale Archi­vie­rung gehen auch weni­ger Doku­mente ver­lo­ren, wäh­rend Infor­ma­ti­ons­pro­zesse trans­pa­ren­ter wer­den. Zudem bestehen wei­tere Vor­teile hin­sicht­lich der Revi­si­ons­si­cher­heit sowie der Ein­hal­tung von Com­pli­ance-Richt­li­nien, die ent­we­der selbst erfüllt wer­den müs­sen oder von Geschäfts­part­nern ein­ge­for­dert wer­den. Mit­tels DMS kann jedes (digi­ta­li­sierte) Doku­ment orts­un­ab­hän­gig ver­teilt und archi­viert wer­den – dies resul­tiert wie­derum in einer Platz­erspar­nis. Anstatt ins Archiv zu müs­sen, kön­nen Mit­ar­bei­ter – sofern sie berech­tigt sind – von jedem PC-Arbeits­platz auf die Suche nach für sie rele­van­ten Infor­ma­tio­nen gehen.

Vor allem die Archi­vie­rung ist für Mit­ar­bei­ter die wich­tigste Funk­tion eines DMS: Laut der kürz­lich durch­ge­führ­ten KYOCERA-Erhe­bung ver­spre­chen sich 69 Pro­zent der darin befrag­ten Büro­ar­bei­ter in Deutsch­land eine bes­sere Ablage und ein schnel­le­res Auf­fin­den von alten Infor­ma­tio­nen. Doch: Obwohl die Vor­teile einer DMS-Lösung über­wie­gen bzw. deren Funk­tio­nen von den meis­ten Mit­ar­bei­tern erwünscht sind, ist der DMS-Ein­satz vor allem bei mit­tel­stän­di­schen Anwen­dern noch nicht die Regel. Warum?

Früh­jahrs­putz im Archiv mit DMS

Die Ant­wort liegt für viele Unter­neh­men sicher­lich in der zeit- und kos­ten­in­ten­si­ven Ein­füh­rung, die mit dem Thema DMS ein­her­geht: Häu­fig ist hier mit Pro­jekt­lauf­zei­ten von bis zu 18 Mona­ten zu rech­nen. Der Grund sind die Cus­to­mi­zing- und Con­sul­tant-Auf­wände. Diese resul­tie­ren dann in zum Teil hohen Anschaf­fungs­kos­ten eines elek­tro­ni­schen Sys­tems. Auch die Umstel­lung der orga­ni­sa­to­ri­schen Abläufe ist sicher­lich ein Hemm­nis: Diese Argu­mente sind nicht gänz­lich von der Hand zu wei­sen. Aller­dings kommt es auch auf die Soft­ware an, mit der ein Unter­neh­men die digi­tale Archi­vie­rung angeht!

Ins­be­son­dere Mit­tel­ständ­lern, die auf die Vor­teile von DMS nicht ver­zich­ten wol­len, bie­tet KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger eine schnell zu instal­lie­rende Lösung. Der KYOCERA Work­flow Mana­ger bil­det dazu die gän­gigs­ten Doku­men­ten­pro­zesse in einem Unter­neh­men ab: So kön­nen bei­spiels­weise Per­so­nal­ak­ten, Lie­fe­ran­ten­rech­nun­gen, Ver­träge oder auch Kun­den­in­for­ma­tio­nen digi­tal abge­legt wer­den. Dazu bie­tet die Soft­ware ver­schie­dene Recher­che­mög­lich­kei­ten, sodass benö­tigte Doku­mente in Sekun­den­bruch­tei­len gefun­den wer­den kön­nen. Durch die Kon­so­li­die­rung aller Archi­vie­rungs­be­lange in einem Sys­tem, ver­bun­den mit einem ein­heit­li­chen, klar gere­gel­ten Zugriff, beschleu­nigt die Soft­ware den Work­flow unter­neh­mens­weit und sorgt nicht zuletzt für zufrie­dene, moti­vierte Mit­ar­bei­ter. Wenn das Frau Reh­bein wüsste!

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