Durch die Corona-Krise gehören Homeoffice und Remote Working heute zum New Normal. Doch wird es so bleiben und was bedeutet dies für Unternehmen?
Was hat die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorangetrieben? Diese Frage stellt aktuell ein Meme, das in den sozialen Medien aktuell oft geteilt wird und beantwortet diese zugleich: Nicht der Geschäftsführer, nicht der IT-Leiter, sondern … Covid 19! Ohne Frage, die Arbeitswelt war auch schon vor Corona im Wandel. So engagiert sich Kyocera zum Beispiel seit mittlerweile einer Dekade im Verbundforschungsprojekt Office 21 des Fraunhofer IAO. Hier beobachtet man seit langem den Trend, dass Arbeit – allen voran Wissensarbeit – zunehmend flexibler und mobiler wird. Corona hat diese Entwicklung aber dramatisch beschleunigt.
Vor der Krise war Präsenzpflicht Pflicht – bei wichtigen Terminen, Kundenpräsentationen, Abstimmungen sogar unverzichtbar. Dann kam das Virus und mit ihm die Erfahrung, dass vieles auch digital geht: Der Vertrieb betreut Kunden vom heimischen Esszimmertisch aus, Anfragen bearbeitet man mit dem Notebook im Garten und Videokonferenzen gehören heute zum Alltag. Ist die schöne neue Arbeitswelt nun da und noch wichtiger: Wird sie bleiben? Für die Wissenschaftler vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) lautet die Antwort: Ja!
Fraunhofer prognostiziert neue Arbeitswelt
In der Studie “Arbeiten in der Corona-Pandemie – auf dem Weg zum New Normal” wurden Entscheider aus rund 500 Unternehmen in Deutschland befragt. Dabei handelte es sich um Verantwortliche aus Bereichen wie Personal, Organisationsentwicklung und Strategie. Die Ergebnisse zeigen, dass das Homeoffice heute tatsächlich zur Normalität gehört: In fast 70 Prozent der Unternehmen arbeiten die Angestellten komplett oder größtenteils von zuhause aus. In 21 Prozent der Unternehmen stimmen sich die Angestellten ab. So bleibt hier ein Teil im Homeoffice, während der andere vom gewohnten Büroarbeitsplatz aus arbeitet. Vor Corona waren es lediglich 17 Prozent der befragten Betriebe, in denen das Homeoffice die Regel war. Meistens stand den Mitarbeitern nur eine begrenzte Zeit im Homeoffice zu.
Doch wird das Homeoffice in Zukunft Bestand haben? Wenn es nach den von Fraunhofer befragten Entscheidern geht, wird Remote Working und Homeoffice bleiben: So gaben 42 Prozent an, dass sie mit den gemachten Erfahrungen zufrieden sind und sind überzeugt, dass auch nach Corona virtuelle Arbeitsformen vorangetrieben werden sollten. Nur ein Prozent der Befragten plant, die Möglichkeiten der Heimarbeit zu verringern. Die Experten des Fraunhofer sind sich daher sicher: Das Büro bleibe zwar der Hauptarbeitsort, es werde jedoch vermehrt durch das Homeoffice ergänzt.
Unternehmen glauben, dass Homeoffice bleiben wird
Das dürfte die meisten Angestellten freuen: Umfragen zeigen, dass Mitarbeiter insgesamt zufriedener sind und eine höhere Produktivität aufweisen, wenn sie flexibler beziehungsweise mobiler arbeiten können. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sich ihre Work-Life-Balance verbessert hat. Zudem bleibt ihnen der Reisestress mit dem Auto oder der Bahn erspart – was im Übrigen einen positiven Nebeneffekt hat: Laut der Umweltschutzorganisation Greenpeace würde der CO2-Ausstoß in Deutschland um 18 Prozent sinken, wenn der Anteil der Telearbeit 40 Prozent beträgt und es zwei weitere Arbeitstage im Homeoffice gibt. Zudem erzeugt die Nutzung von vielfältigen Arbeitsorten laut Fraunhofer IAO eine interessante Wirkung: Wer mehr als 10% seiner Arbeitszeit an unterschiedlichen Orten verbringt, entwickelt bei der Arbeit mehr Ideen.
Auf der anderen Seite lässt sich festhalten, dass leider immer noch nicht alle Angestellten einen separaten Arbeitsplatz zu Hause haben, den sie zum konzentrierten Arbeiten nutzen können. Zudem fehlt der physische Kontakt zu den Kollegen und Vorgesetzten. Letzteres sorgt mitunter auch dafür, dass Kommunikationsprobleme entstehen können, die nicht zuletzt Arbeitsprozesse ausbremsen können.
Arbeiten abseites des Büros – ob im Homeoffice oder im Café – wirkt sich positiv auf die Ideenentstehung aus
Was das New Normal für Unternehmen bedeutet?
Deshalb ist es wichtig, dass Mitarbeiter ebenso wie Führungskräfte vorrangig ihre Digitalkompetenzen ausbauen und sie zielgerichtet einsetzen. Schulungen, Coachings und ein regelmäßiges Feedback sind da unerlässlich. Auch muss der effiziente Informationsfluss zwischen den Beteiligten sichergestellt werden – und in diesem Zuge müssen die Geschäftsprozesse aus dem Homeoffice heraus gemanagt werden können.
Unternehmen sollten daher ihre Informationsprozesse auf den Prüfstand stellen und diese flexibilisieren. Die Dokumentenprozesse sind hier ein wesentlicher Ansatz: Denn nur wenn der Zugriff auf Dokumente und Informationen aus dem Homeoffice möglichst einfach gestaltet ist, geht die Produktivität nicht verloren. Doch teilweise sind Informationen noch an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen zu finden, manchmal sogar nur bei einem Mitarbeiter auf dem Desktop, kurz gesagt: Es gibt keine einheitliche Struktur und die Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Unterlagen. Qualitätsverluste sind dann quasi vorprogrammiert.
Mit Dokumentenmanagement ins Homeoffice
Ein Ansatz für Mittelständler, sich fit für die Zukunft der Arbeit zu machen, kann deshalb der Kyocera Workflow Manager sein – ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem sich unter anderem Dokumente nicht nur digitalisieren, sondern auch von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig bearbeiten lassen. Mitarbeiter können mit ihm Prozesse einfacher definieren und schließlich kontrollieren.
Die Implementierung kann dabei auch remote erfolgen – so schaffen Unternehmen schnell eine digitale Infrastruktur. Mitarbeiter und Führung werden so an digitale Arbeitsweisen herangeführt. Dies entspricht auch der Analyse des Fraunhofers. Das Homeoffice bleibt – ob die damit verbundenen Chance aber auch dauerhaft genutzt werden, hängt damit zusammen, dass sich das Führungspersonal der Herausforderung ortsunabängiger, flexibler Zusammenarbeit in aller Konsequenz stellt. Ansätze wie das Dokumentenmanagement hierzu beiträgt finden Sie in diesem Leitfaden sowie unserem E‑Magazin. Gerne können Sie natürlich auch direkt einen unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren – das klappt auch von zuhause aus!
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