Kaum ein Unternehmen wird sich dem Trend zu immer mobileren und flexibleren Arbeitsformen entziehen können. Mit smarten Geschäftsprozessen lassen sich nicht nur die technischen Voraussetzungen dafür schaffen. Auch die Führung von Teams im Homeoffice wird vereinfacht.
Die Corona-Krise hat den fundamentalen Wandel der Arbeitswelt hin zu flexibleren und mobileren Arbeitsformen „sprunghaft beschleunigt“. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Die Bürozeiten sind demnach bereits um rund ein Viertel zurückgegangen. Fast zwei Drittel der für die Studie Befragten stellen sich auch für die Zukunft auf mehr mobiles Arbeiten ein. Kurz: „Zu erwarten ist, dass die Nutzung von Homeoffices massiv und dauerhaft ansteigen wird.“
Den Trend verdeutlichen von der Universität St. Gallen erhobene Daten. Die rund 8.000 für eine Studie Befragten arbeiteten vor Beginn der Pandemie im Schnitt 15,9 Stunden pro Woche mobil – danach waren es 35,7 Wochenstunden. Zwar sind zurzeit nur 56,1 Prozent der Befragten zumindest teilweise mobil tätig. Doch besteht bei etwa einem Viertel das Potenzial, künftig häufiger ins Homeoffice zu wechseln. Dort verbringen die Befragten aktuell 69,9 Prozent ihrer mobilen Arbeitszeit, weitere 11,9 Prozent beim Kunden und 6,6 Prozent in Transportmitteln.
Work-Life-Balance verbessern
Pendelzeiten produktiv nutzen oder sie im Homeoffice ganz einsparen zu können gilt als einer der größten Vorteile des mobilen Arbeitens. Zudem entfällt der Reisestress im Auto oder in der Bahn. Positiver Nebeneffekt: Die Umweltschutzorganisation Greenpeace hat errechnet, dass bei einem Anteil der Telearbeit von 40 Prozent und zwei weiteren Homeoffice-Tagen in der Woche der CO2-Ausstoß des Pendelverkehrs in Deutschland um 18 Prozent sinken würde.
Wissenschaftler heben beim mobilen Arbeiten darüber hinaus eine höhere Zufriedenheit und Produktivität der Arbeitnehmer hervor sowie ihre größere Autonomie und eine verbesserte Work-Life-Balance. Dies ist unter anderem verbunden mit weniger Schlafproblemen. Gern genutzt wird das Homeoffice den Studien zufolge vor allem für konzentriertes Abarbeiten komplexer Aufgabenstellungen.
Homeoffice bleibt fester Bestandteil der Arbeitswelt
Dazu ist jedoch Ruhe nötig, am besten in einem separaten Arbeitszimmer. Denn ein Nachteil mobilen Arbeitens sind häufige Störungen, etwa wegen der Betreuung von Kindern oder Angehörigen daheim. Virtuelle statt physischer Kontakte mit Kollegen und Vorgesetzen bergen zudem Kommunikationsprobleme, die Kreativität kann leiden. Und viele Unternehmen befürchten einen Kontrollverlust, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind.
Doch wenn mobiles Arbeiten laut Fraunhofer IAO auch nach der Corona-Pandemie „ein fester Bestandteil von Büro- und Wissensarbeit und keine exotische Arbeitsform mehr darstellen wird“ – was können Mitarbeiter, was müssen Führungskräfte tun, um für die Zukunft gewappnet zu sein? Ignorieren können sie den Trend wohl kaum. So kommt auch DB Research, die Denkfabrik der Deutschen Bank, in ihrer Studie „Das Leben nach Covid-19“ beim Thema Homeoffice zu dem Schluss, dass sich Unternehmen und „viele Beschäftigte in absehbarer Zeit auf einen zumindest semipermanenten Wechsel einstellen müssen“.
Mit smarten Geschäftsprozesse Telearbeit realisieren
Mitarbeiter sollten vorrangig ihre Digitalkompetenzen ausbauen und zielgerichtet einsetzen. Sie sind aufgerufen, Flexibilität zu leben – dabei aber die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben sorgsam zu managen und ihre Zeiten der Erreichbarkeit klar gegenüber Vorgesetzten und Kollegen zu kommunizieren. Dabei können Schulungen durch den Arbeitgeber helfen. Die Kinderbetreuung dürfte nach Ende der Pandemie einfacher werden, sich einen abgeschiedenen Raum zu Hause zu schaffen, dagegen vielfach kaum. Dennoch sollten Mitarbeiter den Wandel als Chance begreifen und das Lernen als lebenslangen Prozess.
Führungskräfte müssen ihre virtuellen Fähigkeiten schärfen – vor allem durch eine verbesserte Kommunikation mit Teams und einzelnen Mitarbeitern. Wichtiger wird auch die Unterstützung der Beschäftigten gemäß deren Bedürfnissen durch Coaching und Feedback.
Der Informationsfluss zwischen allen Beteiligten ist sicherzustellen. Darüber hinaus schafft Vertrauen ein angenehmes, kreativeres Arbeitsklima. Etwa jeder fünfte Mitarbeiter fühlt sich im Homeoffice weniger produktiv – diese gilt es zu identifizieren und zu adressieren.
Mit anderen Arbeitsmodellen für das „New Normal“ sollten Entscheider neue Möglichkeiten entwickeln, um die Mitarbeiter zu motivieren. Ein Weg kann der Ausbau von Teamarbeit sein, beispielsweise durch den Einsatz smarter Dokumente.
Nachholbedarf im Mittelstand
Die gute Nachricht: Erfahrungen im Corona-Lockdown haben laut Fraunhofer IAO belegt, wie effizient „gemeinsam an einem Dokument gearbeitet werden kann, ohne räumlich am selben Ort zu sein“. Doch ist nur etwa jeder Zehnte der für diese Studie Befragten in kleineren und mittelgroßen Unternehmen tätig. Dort hakt die Digitalisierung vielfach noch.
Ein Ansatz für Mittelständler, sich fit für die Zukunft der Arbeit zu machen, kann der Kyocera Workflow Manager sein. Damit lassen sich nicht nur Dokumente digitalisieren und von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig – auch mobil – bearbeiten. Über ihn können darüber hinaus Prozesse einfach definiert und kontrolliert werden. Durch seinen modularen Aufbau eignet er sich für Unternehmen jeder Größe und kann schnell sowie kostengünstig implementiert werden.
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