Dru­cken mit dem Dienst­aus­weis: Warum Ihr Unter­neh­men auf Print & Fol­low set­zen sollte

„Print & Fol­low“ ermög­licht es Ihren Mit­ar­bei­tern, jeden ver­füg­ba­ren Dru­cker bzw. jedes Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem im Unter­neh­men zu nut­zen. Dazu müs­sen sie sich nur an einem Sys­tem ihrer Wahl authen­ti­fi­zie­ren. Auf diese Weise ver­bes­sern Print-&-Follow-Lösungen nicht nur die Dokumentensicherheit.

Hand aufs Herz: Ist es Ihnen schon ein­mal pas­siert, dass Sie einen Druck­auf­trag an den Abtei­lungs­dru­cker gesen­det haben, auf dem Weg zum Dru­cker aber auf­ge­hal­ten wor­den sind oder den Aus­druck schlicht ver­ges­sen haben? Das pas­siert häu­fi­ger, als man meint. Laut einer Befra­gung im Auf­trag von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons fin­det jeder fünfte Ange­stellte regel­mä­ßig Aus­dru­cke, die jemand anders gedruckt und dann ver­ges­sen hat. Dies kann vor allem in sen­si­blen Unter­neh­mens­be­rei­chen wie dem Per­so­nal­we­sen oder der Finanz­buch­hal­tung schnell zu einem Daten­schutz­pro­blem wer­den. Abhilfe schaf­fen soge­nannte Print-&-Follow-Lösungen.

Was ist Print & Follow?

Print-&-Follow-Lösungen erlau­ben es Ihnen bzw. Ihren Mit­ar­bei­tern, Druck­auf­träge an jedem ver­füg­ba­ren Dru­cker bzw. Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem abzu­ho­len. Der Druck­auf­trag wird dazu zunächst auf einem siche­ren Ser­ver gespei­chert und erst dann aus­ge­ge­ben, wenn sich der Nut­zer an einem Sys­tem authen­ti­fi­ziert hat. Der Druck war­tet daher nicht bereits auf Abho­lung, son­dern folgt dem Anwen­der durch das Gebäude – Print und Fol­low eben.

Die Authen­ti­fi­zie­rung am Sys­tem kann dabei auf unter­schied­li­che Weise gesche­hen: So bie­ten Kyocera-Dru­cker und ‑Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme zum Bei­spiel die Mög­lich­keit des ver­trau­li­chen bzw. per­sön­li­chen Drucks. Über den Kyocera-Uni­ver­sal­trei­ber lässt sich dabei jeder Druck­auf­trag durch die Ein­gabe eines per­sön­li­chen PIN-Codes schüt­zen. Das Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem gibt den Aus­druck erst dann aus, wenn die­ser PIN-Code über das Dis­play ein­ge­ge­ben wird.

Noch ele­gan­ter – weil ein­fa­cher – geht dies mit spe­zi­el­len Soft­ware­lö­sun­gen wie MyQ, Kyocera Con­trol oder dem Kyocera Net Manager. Diese bie­ten gleich meh­rere Mög­lich­kei­ten der Authen­ti­fi­zie­rung: Anstatt manu­ell eine PIN ein­zu­ge­ben, funk­tio­niert die Anmel­dung am Sys­tem damit auch über den Mit­ar­bei­ter­aus­weis bzw. Chip- oder RFID-Kar­ten. Auch die Authen­ti­fi­zie­rung über mobile Geräte wie Smart­phone oder Tablet ist möglich.

Scan­nen und Dru­cken per Mitarbeiterausweis

Durch die Authen­ti­fi­zie­rung bie­tet Print & Fol­low gleich meh­rere Vor­teile: Zum einen lässt sich so die Doku­men­ten­si­cher­heit ver­bes­sern. Da der Druck­auf­trag dem Anwen­der folgt, gehö­ren im Aus­ga­be­fach des Dru­ckers ver­ges­sene Unter­la­gen der Ver­gan­gen­heit an. Durch die zahl­rei­chen Authen­ti­fi­zie­rungs­mög­lich­kei­ten stellt das Anmel­den für den Anwen­der auch kei­nen Mehr­auf­wand dar – im Gegen­teil! Da der Anwen­der sich das ver­füg­bare Mul­ti­funk­ti­ons­sys­tem aus­su­chen kann, ist er fle­xi­bler. Sollte das ursprüng­lich ange­steu­erte Gerät schon besetzt sein, kann man den Druck ganz ein­fach und ohne Mehr­auf­wand von einem ande­ren freien Gerät aus star­ten. Sen­si­ble Doku­mente kön­nen so nicht mehr in die fal­schen Hände geraten.

Das Scan­nen von Doku­men­ten direkt ins E‑Mail-Post­fach funk­tio­niert ebenso unkom­pli­ziert: ein­fach die Doku­mente ein­le­gen, authen­ti­fi­zie­ren und auf das MFP zugrei­fen. Dies ist auch der Fall beim 1. FSV Mainz 05. Der Bun­des­li­ga­ver­ein nutzt die Print-&-Follow-Lösung MyQ, die ideal die ein­ge­setz­ten Kyocera-Sys­teme ergänzt. Ob im Sta­dion oder der Geschäfts­stelle: Die Mit­ar­bei­ter des Ver­eins kön­nen sich über ihren Dienst­aus­weis ganz ein­fach an jedem Sys­tem authen­ti­fi­zie­ren und die Funk­tio­nen nutzen.

Print & Fol­low hilft der IT-Administration

Doch auch der IT-Admi­nis­tra­tor darf sich freuen: Weil Druck­auf­träge erst nach der Authen­ti­fi­zie­rung aus­ge­ge­ben wer­den, kann der Nut­zer ent­schei­den, wel­che Druck­auf­träge aus­ge­druckt oder doch lie­ber gelöscht wer­den sol­len. Fehl­dru­cke wer­den somit ver­mie­den. Es wird nicht mehr für den Papier­korb gedruckt. Dies spart nicht nur Geld, son­dern schont auch Ressourcen.

Mit der Kyocera-eige­nen Print-&-Follow-Lösung Kyocera Net Mana­ger las­sen sich die Dru­cker- und MFP-Flot­ten von einer zen­tra­len Stelle aus ver­wal­ten. So ist auch ein Kos­ten­stel­len­ma­nage­ment möglich.

Der Kyocera Net Mana­ger ermög­licht es somit, Druck‑, Kopier- und Sca­n­auf­träge unter­schied­li­chen Pro­jek­ten zuzu­wei­sen und die Kos­ten kon­se­quent auf diese zu ver­tei­len. Ange­wandt auf Geräte, Benut­zer und Abtei­lun­gen stellt die Pro­jekt­ab­rech­nung auch eine wei­tere unab­hän­gige Stufe der inter­nen Abrech­nung dar, da so z. B. pri­vate Druck­auf­träge der Benut­zer erfasst wer­den kön­nen. Zudem unter­stützt die Soft­ware das Dru­cken von mobi­len End­ge­rä­ten aus: Anwen­der kön­nen ein­fach eine E‑Mail mit dem Doku­ment an den Ser­ver sen­den. Natür­lich ist auch das Dru­cken aus der App Kyocera Mobile Print mög­lich, die auch erwei­terte Druck-und Scan-Funk­tio­nen bietet.

Vor­teile von Print-&-Follow-Lösungen

Ob Doku­men­ten­si­cher­heit, Kos­ten­kon­trolle oder ver­ein­fachte Admi­nis­tra­tion: Print-&-Follow-Lösungen bie­ten Unter­neh­men egal wel­cher Größe gleich meh­rere Vor­teile. Durch die Authen­ti­fi­zie­rung ist sicher­ge­stellt, dass nur der wirk­lich berech­tigte Mit­ar­bei­ter den Dru­cker nutzt bzw. Doku­mente erhält. Die Mit­ar­bei­ter dru­cken nur die Doku­mente, die sie benö­ti­gen – dies resul­tiert in einem gerin­ge­ren Papier- und Toner­ver­brauch und damit in gerin­ge­ren Kos­ten. Zudem bedeu­tet die Ein­füh­rung eines Print-&-Follow-Konzepts weni­ger Auf­wand für die IT-Abtei­lung durch einen dedi­zier­ten Über­blick über die Druckerauslastung.

Wel­che Print-&-Follow-Lösung passt zu Ihnen?

Egal ob Sie in einem klei­nen oder mitt­le­ren Unter­neh­men arbei­ten oder ob Ihr Unter­neh­men an einem oder ver­schie­de­nen Stand­or­ten tätig ist: Gemein­sam mit unse­ren regio­na­len Fach­han­dels­part­nern bie­ten wir unter­schied­li­che Print-&-Follow-Lösungen, die sich spe­zi­ell an die Anfor­de­run­gen in Ihrem Unter­neh­men anpas­sen las­sen. Ver­ein­ba­ren Sie dazu ein­fach einen Bera­tungs­ter­min mit unse­ren Exper­ten, um sich über die Mög­lich­kei­ten von Print-&-Follow-Lösungen zu infor­mie­ren. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zum Thema gibt es auch in unse­rem E‑Book „Siche­res Dru­cken“.