Bar­rie­re­freies Arbei­ten in der Stadt­ver­wal­tung Freiburg

Diese Mit­ar­bei­ter stan­den bis­lang immer wie­der vor dem Pro­blem, dass sie von wich­ti­gen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­flüs­sen abge­schnit­ten waren oder wich­tige Infor­ma­tio­nen erst deut­lich spä­ter erhiel­ten als ihre nicht gehan­di­cap­ten Kol­le­gen. Hin­ter­grund: Wie vie­ler­orts üblich, wer­den zahl­rei­che Doku­mente in der Frei­bur­ger Stadt­ver­wal­tung ein­ge­scannt und dann in digi­ta­ler Form von Mit­ar­bei­tern bear­bei­tet oder archi­viert. Die­ser Ablauf ist grund­sätz­lich posi­tiv, da er eine Menge Papier ein­spart und auf­grund feh­len­der Medi­en­brü­che den Arbeits­fluss beschleu­nigt. Für die Kol­le­gen mit Seh­be­hin­de­rung tat sich hier aber eine Hürde auf, denn es man­gelte bis­lang an einer Lösung, die ein­ge­scannte Doku­mente so spei­chert, dass sie für die Sprach­aus­gabe an einem Screen­rea­der geeig­net sind.

Kyocera-Part­ner jaka weiß Rat

Um hier eine Bar­rie­re­frei­heit zu errei­chen, suchte die IT-Abtei­lung ein Sys­tem­haus, dass sich der Lösung die­ses Pro­blems annimmt. Eine blinde Mit­ar­bei­te­rin in der städ­ti­schen IT-Abtei­lung betei­ligte sich an die­sem Vor­ha­ben. Mit der in Frei­burg ansäs­si­gen jaka GmbH & Co. KG fand sich ein vor Ort ansäs­si­ger Spe­zia­list für Out­put­sys­teme, Lösun­gen und Ser­vices. Eine Stärke des Sys­tem­hau­ses ist es, die Geschäfts­an­for­de­run­gen und Pro­zesse der Auf­trag­ge­ber so zu ver­ste­hen, dass eine maß­ge­schnei­derte Lösung imple­men­tiert wer­den kann.

In Koope­ra­tion mit jaka kris­tal­li­sierte sich in Ergän­zung zu den bei der Stadt­ver­wal­tung ein­ge­setz­ten Mul­ti­funk­ti­ons­sys­te­men von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons ein so genann­tes Print-&-Follow-System her­aus: Die mit Print-&-Follow aus­ge­stat­tete Druck­lö­sung ermög­licht ver­trau­li­ches Dru­cken mit einer fest defi­nier­ten Rech­te­ver­gabe für die Anwen­der. So blei­ben strenge Daten­schutz­vor­schrif­ten gewahrt.

Bar­rie­re­freies Arbeiten

Die Doku­mente wer­den zen­tral ein­ge­scannt und sind an jedem Arbeits­platz, an dem ein ent­spre­chen­der Screen­rea­der instal­liert ist, sofort auch für die blin­den oder nur ein­ge­schränkt sehen­den Kol­le­gen ver­füg­bar. Für diese ist mit Hilfe der neuen Lösung jetzt auch die auto­nome Bear­bei­tung von Akten mög­lich, für die bis­her oft Assis­tenz­kräfte enga­giert wer­den muss­ten. „Die Lösung schafft mehr Fle­xi­bi­li­tät und Eigen­stän­dig­keit der Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen“, freut sich Mar­cel Boos, Team­lei­ter Anwen­der­be­treu­ung, beim Amt für Bür­ger­ser­vice und Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung der Stadt Frei­burg. „Das ist ein wei­te­rer Schritt im Rah­men unse­rer kon­ti­nu­ier­li­chen Bemü­hun­gen als Stadt­ver­wal­tung, ein bar­rie­re­freies Arbei­ten zu ermöglichen“.

Die ein­ge­scann­ten Doku­mente wer­den gespei­chert im For­mat „PDF/A‑1a – Level A“. PDF/A ist ein welt­weit ver­brei­te­tes For­mat zur Lang­zeit­ar­chi­vie­rung digi­ta­ler Doku­mente, das von der Inter­na­tio­nal Orga­ni­sa­tion for Stan­dar­di­s­a­tion (ISO) genormt wurde. Der Zusatz „Level A“ steht hier für die ein­deu­tige visu­elle Repro­du­zier­bar­keit und Abbild­bar­keit des in die­sem For­mat gespei­cher­ten Doku­ments, so dass es im Sinne der Bar­rie­re­frei­heit von einem Screen­rea­der vor­ge­le­sen wer­den kann.

Print-&-Follow für mehr Flexibilität

Die seh­be­hin­der­ten Kol­le­gen kön­nen Dank der neuen Lösung fle­xi­bler arbei­ten und sind sel­te­ner auf Unter­stüt­zung durch Kol­le­gen ange­wie­sen. “Print & Fol­low SE” von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons ermög­licht grund­sätz­lich, dass alle MFPs über das Netz­werk auf den Print & Fol­low SE”-Manager zugrei­fen kön­nen. Anwen­der kön­nen sich an jedem freien Sys­tem ein­log­gen, um ihre Doku­mente zum Aus­druck abzu­ru­fen. Die Appli­ka­tion benö­tigt dabei kei­nen zusätz­li­chen Ser­ver und funk­tio­niert ohne beson­de­ren IT-Sup­port. Im kon­kre­ten Fall in Frei­burg wer­den die von den seh­be­hin­der­ten Kol­le­gen benö­tig­ten Daten in einem spe­zi­el­len Ord­ner abge­legt. Von hier greift eine OCR-Soft­ware auf die Dateien zu und ver­wan­delt sie in die für die Screen­rea­der benö­tig­ten Formate.