Fachkräfte im öffentlichen Sektor stellen wichtige Dienstleistungen bereit. Durch die Optimierung von Workflows werden diese Dienstleistungen noch effizienter.
Mit der permanenten Weiterentwicklung in den Facetten der Arbeitswelt entwickeln sich im gleichen Maße auch Strategien zur Workflowoptimierung für den öffentlichen Sektor. Wo in Workflows früher große Mengen an Papier und physischen Unterlagen verwendet wurde, laufen heute papierlose Prozesse ab. Dies gilt z. B. für Umgebungen wie Krankenhäuser, wo Ärzte, Pflegepersonal und andere Anbieter im Gesundheitswesen regelmäßig Tablets und andere Devices verwenden. Desgleichen werden behördliche Verwaltungsprozesse, bei denen früher riesige Papierstapel verwendet wurden, heute online mit E‑Signaturen und anderen digitalen Prozessen abgewickelt.
Im öffentlichen Sektor sind produktive Workflows unbezahlbar, da die Fachkräfte wichtige Dienstleistungen wie Gesundheitsdienste, öffentlichen Nahverkehr sowie Bildung und Umsetzung gesetzlicher Vorgaben bereitstellen müssen. Doch z. B. in Großbritannien liegt die Produktivität im öffentlichen Sektor mit 7,4 % unter dem vor der COVID-19-Pandemie verzeichneten Wert.
Dennoch sind papierbasierte Vorgänge immer noch ein wichtiges Element vieler Workflows im öffentlichen Sektor. Das Gleichgewicht zwischen der bestmöglichen Einführung des papierlosen Büros und der Optimierung wichtiger Papierprozesse zu finden, ist nicht einfach, aber für die Optimierung der Workflows unabdingbar.
Branchen im öffentlichen Sektor können dieses Gleichgewicht durch Investitionen in zuverlässige Drucker und intelligente Software erreichen. Durch die Einführung moderner Strategien zur Workflowoptimierung mithilfe getesteter und bewährter Lösungen wird der Umstieg von der physischen in die digitale Welt zu einem mühelosen und einfachen Prozess, der in maximaler Produktivität und Sicherheit resultiert.
Was sind Workflows?
Ein Workflow ist eine eindeutige Sequenz von Aufgaben, die eine Roadmap zur Erreichung eines bestimmten Ziels bereitstellt. Diese Aufgaben durchlaufen verschiedene Phasen, wie die Planung und den Abschluss, bevor sie in die nächste Aufgabe in der Roadmap übergehen. Wird ein Workflow erfolgreich abgeschlossen, wird das in der Planungsphase des Projekts eindeutig definierte Ziel vorzeitig erreicht, sobald die Aufgabensequenz abgearbeitet wurde.
Durch die Einführung von Workflows im Rahmen der Projektplanungsstrategie können Fachkräfte gewährleisten, dass Prozesse mit maximaler Effizienz und Produktivität ausgeführt werden. Da die Maßnahmensequenz eindeutig definiert ist, werden die Möglichkeiten für menschliche Fehler und die Bereiche, in denen wichtige Aufgaben „durchrutschen“ könnten, eliminiert.
Darüber hinaus ermöglicht eine logische Abfolge von Schritten mit den dazugehörigen Verantwortlichkeiten klare Kommunikationskanäle, die auch bei Unsicherheiten gut funktionieren, da die Termine und die beteiligten Personen für die einzelnen Schritte von Anfang an festgelegt werden. Dies ist in Schlüsselbereichen wie dem Gesundheitswesen extrem wichtig, da Pflegepersonal und Ärzte keine zeitnahen, lebensrettenden Entscheidungen zur Patientenversorgung treffen können, wenn es an wichtigen Informationen aufgrund von Kommunikationsfehlern mangelt.
So entstehen produktive Workflows
Bei Unternehmern und Geschäftsführern ist die Investition in neue Technologien auf den ersten Blick nicht sehr beliebt. Doch Unternehmen, die das Potenzial moderner Technologie nutzen, schauen einer erfolgreicheren Zukunft entgegen. Letztendlich beginnen alle Strategien zur Workflowoptimierung mit der Aktualisierung Ihrer neuen digitalen Werkzeuge.
Laut der Ernst & Young-Studie „Work Reimagined 2022“ erklären etwa zwei Drittel aller Mitarbeiter im öffentlichen Dienst, dass Veränderungen an den Technologien und digitalen Werkzeuge an ihrem Arbeitsplatz für eine Weiterentwicklung nötig seien. Die Lösung liegt auf der Hand: Wenn Entscheidungsträger des öffentlichen Sektors sich auf neue geschäftliche Herausforderungen vorbereiten möchten, ist eine Entwicklung der Technologie unabdingbar.
Wenn Sie die in Ihrer Flotte verwendeten Drucker überprüfen, können Sie erkennen, welche davon am meisten eingesetzt werden und welche Funktionen für die täglichen Abläufe am wichtigsten sind. Darüber hinaus können Sie durch die Aktualisierung vorhandener Geräte durch moderne Werkzeuge Ausfallzeiten eliminieren und daraus entstehende Verzögerungen verhindern – und letztendlich auch die Motivation der Mitarbeiter steigern, die diese Werkzeuge nutzen.
Mobile Lösungen für optimale Workflows
Zu den verschiedenen Strategien der Workflowoptimierung zählt die Einführung von mobilen Lösungen, mit denen die Mitarbeiter unterwegs arbeiten und die Vorteile einer großen Palette der auf dem Markt verfügbaren mobilen Lösungen nutzen können.
Die Tage, in denen Mitarbeitende endlose Wege von einem Gebäudeteil in den nächsten gehen mussten, um Dokumente zu drucken oder zu scannen, gehören längst der Vergangenheit an. Heute ist es möglich, Lösungen zu nutzen, die mit mobilen Anwendungen kompatibel sind, um physische Dokumente auch von unterwegs zu verwalten und unnötiges Hin- und Zurücksenden zu vermeiden.
Die passende Software-Lösung kann zudem ein optimiertes Dokumentenmanagement-System unterstützen, da Anwender innovative Software nutzen können, um physische Dokumente von jedem beliebigen Standort aus in die Cloud hochzuladen. Diese Werkzeuge integrieren physische Dokumente in digitale Prozesse und speichern die Dateien in einfach zugänglichen, zentralen Repositorys. So verlieren Sie weniger wertvolle Zeit, die Sie zuvor der Dokumentensuche geopfert haben.
Wenn Mitarbeiter im öffentlichen Dienst aktuelle Unterlagen und Dokumente zur Verfügung haben, entstehen ein schnellerer Informationsfluss und optimierte Workflows, wodurch die Dienstleistungen der öffentlichen Hand effizienter bereitgestellt werden können.
Bessere Dokumentensicherheit
Jeder Workflow ist nur so stark wie das schwächste Element. Deshalb ist die Dokumentensicherheit ein wichtiger Schritt bei der Optimierung der Produktivität von Abläufen. Nachlässigkeit beim Thema Cybersicherheit führt lediglich zu einem erhöhten Risiko von Sicherheitslücken und Angriffen, die die Finanzen und den Ruf einer Organisation zerstören können.
Drucker bleiben bei den Überlegungen zur Cybersicherheitsstrategie in Organisationen häufig außen vor, obwohl sie eine wesentliche Säule des Datenschutzes sind. Wenn empfindliche Informationen von einem PC, Notebook oder Telefon an den Drucker gesendet werden, müssen sie verschlüsselt werden, damit sie vertraulich bleiben. Wenn Sie Ihre Flotte mit Geräten verstärken, die mit Datenverschlüsselung ausgestattet und in der Lage sind, nicht mehr benötigte Daten zu zerstören, können Sie sich in puncto Sicherheit Ihrer Workflows beruhigt zurücklehnen. Zudem werden die Workflows deutlich produktiver.
Echtzeitdaten für mehr Transparenz
Bei der Erfolgsprüfung eines Workflows können Anwender häufig nur schwer erkennen, wie der Workflow verbessert werden kann und wo Verzögerungen auftreten; denn Probleme lassen sich nur lösen, wenn die Ursachen bekannt sind.
Softwarelösungen, die hochwertige Echtzeitdaten zur Geräteleistung und ‑sicherheit bereitstellen, sorgen für bessere Transparenz und mehr Einblicke in solche Probleme. So erhalten Sie die Kontrolle über die in den einzelnen Workflowschritten verwendeten Geräte und können mögliche Problembereiche ausräumen, bevor sie zum echten Problem werden.
Lösungen wie Kyocera Fleet Services bieten einen zentralen Überblick über Ihre Geräte und stellen ein automatisiertes Beschaffungsmanagement-System bereit, sodass Ihre Mitarbeitenden nie mehr auf Papier- oder Tonerlieferungen warten müssen, um ihre Aufgaben zu erledigen.
Strategien zur Workflowoptimierung im digitalen Zeitalter
Mitarbeitende im öffentlichen Sektor müssen sich auf Produktivität, Mobilität, Sicherheit und Transparenz konzentrieren, um die Produktivität ihrer Workflows zu gewährleisten. Wenn diese vier Säulen berücksichtigt werden, vermeiden Sie Ineffizienz und Missverständnisse und können vorrangig hochwertige öffentliche Dienstleistungen bereitstellen.
Wenn Sie Unterstützung eines bei der Transformation und Optimierung Ihrer Workflows benötigen, wenden Sie sich dazu gerne an Kyocera.
