So rea­li­sie­ren Sie ein digi­ta­les Archiv

Der Umstieg auf ein digi­ta­les Archiv bie­tet Unter­neh­men zahl­rei­che Vor­teile: Wie wir Sie dabei unter­stüt­zen, Ihre Akten­ord­ner in durch­such­bare, digi­tale Infor­ma­tio­nen zu ver­wan­deln, ver­ra­ten wir in die­sem Blog-Beitrag.

Akten, Rech­nun­gen, Pro­jekt­un­ter­la­gen, Kor­re­spon­den­zen: In vie­len Unter­neh­men schlum­mert nach wie vor noch viel Wis­sen zwi­schen zwei Akten­de­ckeln. Das Pro­blem: Diese Infor­ma­tio­nen sind in einem ana­lo­gen Archiv nur sehr schwer oder womög­lich gar nicht mehr zugäng­lich. Kein Wun­der, dass Büro­an­ge­stellte täg­lich bis zu zwei Stun­den mit der Suche und Ver­wal­tung von Doku­men­ten verbringen.

Was ist ein digi­ta­les Archiv?

Diese Zeit lässt sich leicht ein­spa­ren. Das Glei­che gilt für den Platz, den ein ana­lo­ges Archiv ein­nimmt: Die Lösung liegt – wie so oft – in der Digi­ta­li­sie­rung. Digi­tale Archive sind meist web­ba­siert, kön­nen aber auch auf loka­len Daten­trä­gern rea­li­siert werden.

Ziel ist es, digi­tale Daten, die nicht mehr unmit­tel­bar benö­tigt wer­den, aber wei­ter­hin von Bedeu­tung sind, abzu­le­gen. Hier­für eig­nen sich ins­be­son­dere digi­tale Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme. Hier wer­den die Unter­la­gen inklu­sive Meta­da­ten gespei­chert und kön­nen von berech­tig­ten Mit­ar­bei­ten­den schnell und unkom­pli­ziert durch­sucht werden.

Akten-Digi­ta­li­sie­rung als wich­ti­ger Schritt

Ist die Ent­schei­dung für ein digi­ta­les Archiv gefal­len, stellt sich die Frage: Was pas­siert mit dem alten Akten­be­stand? Wie las­sen sich Akten digi­ta­li­sie­ren und in ein geeig­ne­tes Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem überführen?

Hier unter­stützt Kyocera mit der Dienst­leis­tung Kyocera Scan Ser­vices – Akten­ar­chi­vie­rung. Wie das genau funk­tio­niert, ver­rät Experte Chris­to­pher Scha­berl in die­sem Video.

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Vor­teile von Kyocera Scan Ser­vices – Aktenarchivierung

Mit Kyocera Scan Ser­vices kön­nen Unter­neh­men ihre Akten­ord­ner mit Doku­men­ten bis zum A3-For­mat digi­ta­li­sie­ren. Die Exper­ten kon­trol­lie­ren die Ori­gi­nale und berei­ten sie ent­spre­chend auf. Anschlie­ßend erfolgt der Scan. So kön­nen Unter­neh­men bei der Auf­be­wah­rung von Infor­ma­tio­nen deut­lich an Platz und Bud­get spa­ren – und Fle­xi­bi­li­tät gewinnen.

Sie möch­ten mehr über die Mög­lich­kei­ten des digi­ta­len Archivs erfah­ren? Dann ver­ein­ba­ren Sie gleich ein unver­bind­li­ches Bera­tungs­ge­spräch.