IT-Abteilungen haben es oft nicht leicht, wenn es ums Drucken geht. Große Druckumgebungen produzieren beinahe mehr Support-Tickets als Ausdrucke. Grund dafür ist vielfach eine heterogen gewachsene Struktur, die nur schwer zu überschauen und zu administrieren ist. Abhilfe schaffen kann hier die von der AKI GmbH entwickelte herstellerunabhängige Software PrinTaurus. Sie sorgt dafür, dass die Administration der Druckinfrastruktur wesentlich einfacher, schneller und transparenter wird.
Die Verwaltung von großen und/oder dezentralen Druckumgebungen ist oftmals zeitaufwändig und kompliziert. Dabei ist das Drucken in der Regel nur ein kleiner Teilbereich des gesamten Aufgabenfelds von IT-Abteilungen. Dennoch hängen häufig viele Helpdesk-Tickets mit dem Thema Drucken zusammen. Das liegt nicht selten daran, dass sich in historisch gewachsenen Druckumgebungen oft Druckermodelle verschiedenster Hersteller finden.
Was sind die Herausforderungen großer Druckumgebungen?
In manchen Unternehmen stammen sogar die Drucker innerhalb einer Abteilung nicht nur aus einer Hand. Kommen nur Geräte eines Herstellers zum Einsatz, vereinfacht sich in der Regel das Patch-Management und die Administrierbarkeit. Eine Homogenisierung der Druckerlandschaft ist deshalb – auch abseits der reinen Verbrauchskosten – sinnvoll und trägt dazu bei, die Druckkosten zu reduzieren.
Aber: Der Weg hin zu mehr Homogenität ist oftmals steinig und weit. So kann das Druckverhalten verschiedener Firmenabteilungen massiv variieren. Schnell verlieren die zuständigen IT-Mitarbeitenden dabei den Überblick über das Druckverhalten und die damit verbundenen Kosten. Genauere Informationen erhalten die Anwender, wenn eine netzwerkbasierte Software zur Analyse des Druckverhaltens installiert wird. Gerade bei großen Unternehmen mit mehreren Filialen oder Niederlassungen lohnt sich der Zahlenvergleich.
Wie lassen sich große Druckumgebungen einfach verwalten?
Die von AKI entwickelte herstellerunabhängige Software PrinTaurus ermöglicht es, eine existierende Druckinfrastruktur in ein vollwertiges Output-Management-System zu verwandeln, ohne die bereits bestehenden Prozesse verändern zu müssen. Die PrinTaurus-Software überwacht und steuert alle Druckaufgaben im gesamten Unternehmen. PrinTaurus ist dazu modular aufgebaut und sorgt für performante Druckprozesse – selbst in heterogenen Druckerlandschaften unterschiedlicher Größe. Über eine intuitive Benutzeroberfläche (GUI) hat die IT-Administration die gesamte Flotte im Blick.
Von diesem Single-Point-of-Control aus lässt sich das Druckernetzwerk komplett administrieren. Etwaige Störungen können schnell identifiziert und behoben werden – ganz gleich, wie heterogen, groß oder komplex das Firmennetzwerk ist.
Über die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche können IT-Verantwortliche ihre gesamte Druckinfrastruktur im Blick behalten. So können Druckprozesse hochverfügbar und sehr verlässlich aufgebaut werden. Das wirkt sich postiv auf die Betriebskosten aus. Mit der Lösung erhalten sowohl die Microsoft- als auch die SAP-Administratoren und der Helpdesk eine transparente Übersicht über die gesamte Druckumgebung. So ist nicht nur eine schnelle Fehlersuche möglich, sondern auch die direkte Fehlerbehebung.
Die Anlage und Verwaltung von Druckerwarteschlangen wird vereinfacht und eine bestmögliche Automatisierung bei deren Zuordnung geschaffen. Die Konfiguration, Administration und Verwaltung der gesamten Druckinfrastruktur von Windows-Printservern sowie auch von Unix- und SAP-Systemen geschieht zentral aus einer grafischen Oberfläche heraus.
Die AKI-Software unterstützt zudem die Einrichtung von Queues und Printservern, installiert automatisiert die Treiber und bewältigt alle Probleme rund um das Drucken. Verbindungen zwischen den Druckobjekten und der gewählten Zielqueue werden auf Funktionalität geprüft. Einstellungen, zum Beispiel von LOMS und ROMS, werden verwaltet.
Welche Vorteile hat dies?
Wer an einer Sehschwäche leidet und erstmals dank einer Brille wieder „klare Sicht“ hat, staunt oft nicht schlecht. Ganz ähnlich ist der Effekt mit dem PrinTaurus-Einsatz. Die Transparenz der Druckerlandschaft verbessert sich deutlich, der Unterschied zwischen „vorher“ und „nachher“ ist frappierend. Der Weg wird frei gemacht für einen reibungslosen Betrieb, dem nach der Integration nichts mehr im Weg steht.
Die Sicherheit wird durch Hochverfügbarkeit auf mehreren Ebenen maximiert. Durch automatisierte Backup-Konzepte ist keine zeitaufwändige und oftmals komplizierte Interaktion von Anwender oder Helpdesk mehr nötig.
Das Tempo beschleunigt sich selbst in komplexen Infrastrukturen spürbar: Zeitkritische Prozesse werden nicht mehr unterbrochen. PrinTaurus sorgt durch das enthaltene Backup-System für die Verfügbarkeit der Systeme auch in Wartungszeiten. Ist das vom Anwender gewählte Gerät nicht verfügbar, springt ein Alternativdrucker ein. Damit steigt die Verfügbarkeit für alle Unternehmen mit zeitkritischen und sensiblen Prozessen auf 24/7.
Die PrinTaurus-Lösung stellt bei der Administration der Druckinfrastruktur dennoch nicht alles auf den Kopf. Von den IT-Verantwortlichen wird auch nicht vorab erwartet, dass ein Traktor zum Rennwagen umgebaut werden muss. Die Lösung kann in jede bestehende Umgebung einfach integriert werden.
SAP-Druck optimieren
Insbesondere beim SAP-Druck kann die Output-Management-Software ihre Stärken ausspielen: PrinTaurus verwaltet die Drucker an zentraler Stelle. Admins benötigen nur wenige Klicks, um eine beliebige Anzahl an Ausgabegeräten anzubinden. Danach steht die SAP-Systemlandschaft in PrinTaurus zur Verfügung. So kann auch in solchen Infrastrukturen die Druckausgabe zentral gesteuert und überwacht werden.
Mit PrinTaurus wird der SAP-Druck sicher, zuverlässig und rückverfolgbar. Dies bedeutet eine gewaltige Zeitersparnis bei der Fehlersuche: Häufig lassen sich mit der PrinTaurus-Software sogar Probleme erkennen, bevor die Folgen sich auswirken. Eine qualifizierte Rückmeldung ins SAP-System, Hochverfügbarkeit sowie automatisch in den Druckdatenstrom integrierte Wasserzeichen und Barcodes sind weitere Möglichkeiten, die die Arbeit der IT erleichtern.
Zeitgewinn in Windows-Umgebungen
Nicht zuletzt wird auch die Administration von Windows-Druckumgebungen, die oftmals sehr zeitintensiv und mit sich regelmäßig wiederholenden Tätigkeiten verbunden ist, spürbar vereinfacht. Die Anlage und Verwaltung von Druckerwarteschlangen lässt sich vereinfachen, einschließlich einer Automatisierung bei deren Zuordnung.Die gesamte Infrastruktur wird über eine Benutzeroberfläche gesteuert, Änderungen lassen sich dadurch unkompliziert durchführen. Automatismen sorgen dafür, dass sich regelmäßige Tätigkeiten wie die Treiberverteilung und Konfiguration von selbst erledigen. Ein Hochverfügbarkeitskonzept gewährleistet, dass jederzeit auf Druckgeräten gedruckt werden kann.
Fazit
Die Lösung PrinTaurus reduziert den administrativen Aufwand enorm. Anstatt bis zu Tausende von individuellen und lokalen Warteschlangen zu managen, erhält jeder Client nur noch eine generische Warteschlange. Sie wird automatisiert an alle Clients verteilt. Die Konfiguration erfolgt zentral für alle Clients auf dem Printserver. Der administrative Aufwand kann so um bis zu 80 Prozent sinken.
Ist die Lösung erst einmal integriert, reduzieren sich bei den Anwendern erfahrungsgemäß die Helpdesk-Anfragen um bis zu 20 Prozent. Das Tempo bei Druckprozessen kann um bis zu 30 Prozent gesteigert werden. Kommt es doch einmal zu Helpdesk-Anfragen, dann lassen sich diese dank der verbesserten Übersicht wesentlich schneller bearbeiten: Die Ticketlaufzeiten reduzieren sich um bis zu 70 Prozent. Müssen Updates installiert werden, sinkt der manuelle Aufwand mit Hilfe der Lösung um bis zu 85 Prozent. Mit dieser beträchtlichen Zeitersparnis steht dem IT-Team endlich wieder mehr Zeit für höherpriorisierte Aufgaben im Unternehmen zur Verfügung. Und ist doch einmal eine „harte Nuss“ zu knacken, unterstützen die Spezialisten von AKI bei Bedarf sofort.
