Check­liste Mobile Working: Sechs Dinge, auf die es ankommt

Kun­den freuen sich, wenn Fra­gen sofort geklärt, Ange­bote immer ver­füg­bar und dazu maß­ge­schnei­dert sind. Doch was im fir­men­ei­ge­nen Kon­fe­renz­raum pro­blem­los mög­lich ist, wird auf Mes­sen oder bei Geschäfts­rei­sen oft zur Her­aus­for­de­rung. Und auch die mobile Zusam­men­ar­beit mit Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen an Pro­jek­ten gelingt nur dann gut, wenn wich­tige Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sind. Wor­auf Fir­men beim Mobile Working ach­ten müs­sen, haben wir in sechs Punk­ten zusammengefasst.

1. Hard­ware: Mehr als nur Smart­phone und Tablet

Wer mobil arbei­tet, muss dies in der Bahn, auf einem Kon­gress oder Zuhause effi­zi­ent tun kön­nen. Ob Mit­ar­bei­ter dabei mit pri­va­ten oder fir­men­ei­ge­nen Gerä­ten arbei­ten kön­nen, sollte klar defi­niert wer­den. Sonst dro­hen Sicher­heits­lü­cken, Kom­pa­ti­bi­li­täts­pro­ble­men oder recht­li­cher Streit. Mobi­les Arbei­ten im papier­lo­sen Cloud-Zeit­al­ter reicht zudem weit über die Gerä­te­ka­te­go­rien Smart­phone, Tablet oder Lap­top hin­aus. Denn am Anfang steht oft die Digi­ta­li­sie­rung von Daten.

So ermög­li­chen Anbie­ter wie Kyocera mit ihren mobil ein­setz­ba­ren Pro­duk­ten bei­spiels­weise Scan-to-Cloud-Funk­tio­nen. Anders­herum ermög­licht ent­spre­chende Hard­ware, auch unter­wegs wich­tige Doku­mente aus­zu­dru­cken. Cap­tu­ring-Lösun­gen, die Infor­ma­tio­nen aus einem Doku­ment aus­le­sen und in das fir­men­in­terne Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS) über­füh­ren, erleich­tern das mobile Arbei­ten ebenfalls.

2. Soft­ware: Doku­men­ten­ma­nage­ment als Kernstück

Ohne digi­ta­li­sierte Doku­mente funk­tio­niert das mobile Arbei­ten nicht. Das DMS wird so zum Kern­stück des Pro­zes­ses. Die gewählte Soft­ware muss aller­dings zu den Bedürf­nis­sen des Unter­neh­mens pas­sen. Hier bie­tet es sich gerade für mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men an, mit stan­dar­di­sier­ten Anwen­dun­gen zu arbei­ten, die fle­xi­bel ska­lier­bar und gut an indi­vi­du­elle Anfor­de­run­gen anpass­bar sind.

Ein sol­ches DMS ist etwa der KYOCERA Work­flow Mana­ger. Er ist für mit­tel­stän­di­sche Fir­men kon­zi­piert und setzt auf Module, die sich an Ver­wal­tungs­ein­hei­ten und Geschäfts­pro­zesse anleh­nen. Hinzu kom­men Vor­la­gen, Ver­träge und ein Bereich für sons­tige Doku­mente. Ein Vor­teil: Fast jedes Modul ist ein­zeln erhält­lich – die Soft­ware kann so bei­spiels­weise zunächst in bestimm­ten Abtei­lun­gen oder Berei­chen des Unter­neh­mens ein­ge­führt werden.

3. Team­work: Mee­tings und Pro­jekte auch mobil möglich

Um Work­flows und Mee­tings team- und orts­über­grei­fend zu ermög­li­chen, muss die genutzte Soft­ware zudem ent­spre­chende Vor­aus­set­zun­gen mit­brin­gen. Ob DMS, Ter­min­ver­wal­tung oder Col­la­bo­ra­tion-Tool, der gleich­zei­tige Zugriff aller Betei­lig­ten auf diese Pro­gramme, Funk­tio­nen und Geschäfts­da­ten müs­sen dabei mög­lich sein. Nicht zuletzt kön­nen auch schein­bar neben­säch­li­che Aspekte wie die Mög­lich­keit, eine elek­tro­ni­sche Unter­schrift unter Doku­mente zu set­zen, für mobile Team­ar­beit wich­tig sein.

4. Unter­neh­mens­kul­tur: Mit­ar­bei­ter müs­sen ein­be­zo­gen werden

Das aus­ge­feil­teste Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem, die leis­tungs­stärkste Ter­min­ver­wal­tung oder das modernste Col­la­bo­ra­tion-Tool nützt nichts, wenn es nicht gewollt, nicht ver­stan­den oder aus ande­ren Grün­den nicht genutzt wird. Des­halb müs­sen Mit­ar­bei­ter auch sozial ein­ge­bun­den wer­den und am Ent­schei­dungs­pro­zess mitwirken.

Ein Digi­tal­ver­ant­wort­li­cher kann dabei hel­fen. Aller­dings ergab die Stu­die „ECM im Mit­tel­stand“ des Bran­chen­ver­bands Bit­kom, dass nur 15 Pro­zent aller Unter­neh­men ab 20 Mit­ar­bei­tern eine sol­che Posi­tion besetzt haben. Dies erschwert nicht nur den kul­tu­rel­len Wan­del hin zum mobi­len Arbei­ten, son­dern auch die Erfolgskontrolle.

5. Recht: Daten­schutz und Arbeits­schutz im Blick behalten

Nicht erst seit der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) sind recht­li­che Fra­gen im Umgang mit Daten und Doku­men­ten für viele Fir­men in den Mit­tel­punkt gerückt. Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem sollte es Nut­zern daher ermög­li­chen, per­so­nen­be­zo­gene Daten zu löschen, anzu­pas­sen und den Umgang mit ihnen zu protokollieren.

Dar­über hin­aus müs­sen beson­ders die Rechte der Mit­ar­bei­ter beim Mobile Working beach­tet wer­den. So müs­sen Fir­men unter ande­rem die gesetz­li­chen und tarif­li­chen Rege­lun­gen zur Daten­si­cher­heit, zum Gesund­heits­schutz sowie zur Arbeits­platz­ge­stal­tung und Ergo­no­mie einhalten.

6. Sicher­heit: Anwen­der sind grö­ßere Her­aus­for­de­rung als Geräte

Bei mobi­ler Arbeit wird extern auf die Fir­men-IT zuge­grif­fen. Daher sind hard­ware­ba­sierte Sicher­heits­funk­tio­nen bei­spiels­weise bei Cli­ents wie Tablets oder Mul­ti­funk­ti­ons­dru­ckern, die auf einen Fir­men­ser­ver zugrei­fen wol­len, unerlässlich.

Einer Stu­die des Markt­for­schungs­un­ter­neh­mens IDC zufolge gehen aller­dings rund 48 Pro­zent der Sicher­heits­ri­si­ken im IT-Bereich auf das Fehl­ver­hal­ten der Anwen­der zurück. Der ver­se­hent­li­che Down­load von Mal­ware ist dabei jedoch durch moderne Secu­rity-Soft­ware auch für Mobil­ge­räte meist naht­los im Sicher­heits­kon­zept abge­deckt. Die größte Gefahr droht eher dadurch, dass ein mobil arbei­ten­der Mit­ar­bei­ter acht­los einen Zet­tel mit

Kun­den freuen sich, wenn Fra­gen sofort geklärt, Ange­bote immer ver­füg­bar und dazu maß­ge­schnei­dert sind. Doch was im fir­men­ei­ge­nen Kon­fe­renz­raum pro­blem­los mög­lich ist, wird auf Mes­sen oder bei Geschäfts­rei­sen oft zur Her­aus­for­de­rung. Und auch die mobile Zusam­men­ar­beit mit Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen an Pro­jek­ten gelingt nur dann gut, wenn wich­tige Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sind. Wor­auf Fir­men beim Mobile Working ach­ten müs­sen, haben wir in sechs Punk­ten zusammengefasst.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen, wie sich mit­tels DMS mobile und fle­xi­ble Arbeits­wei­sen ein­füh­ren las­sen, ver­ra­ten wir in die­sem E‑Book.