Wann sind wir das Papier los?

Trotz zuneh­men­der Digi­ta­li­sie­rung im Büro­all­tag beherr­schen Papier­berge nach wie vor den Groß­teil der deut­schen Schreib­ti­sche. Hinzu kommt: Etwa 244 Kilo­gramm Papier ver­braucht der Durch­schnitts­deut­sche pro Jahr – im Büro und pri­vat. Doch wie kommt es dazu? Warum haben Lap­tops, Smart­phones und Tablets jeg­li­che Papier­do­ku­mente nicht längst aus dem Arbeits­all­tag verdrängt?

Wir sind den Umgang mit Papier gewohnt

Es heißt, der Mensch sei ein Gewohn­heits­tier. Und womög­lich ist das ein maß­geb­li­ches Argu­ment: Seit Gene­ra­tio­nen sind wir Papier gewohnt. Wir lesen und schrei­ben auf Papier, ver­sen­den Briefe in Papier­um­schlä­gen, ver­pa­cken Geschenke in – Sie ahnen es – Geschenk­pa­pier, und trotz Ama­zon Kindle, Tolino und Co. fül­len Buch­hand­lun­gen nach wie vor zwei bis drei Eta­gen mit her­kömm­lich gebun­de­nen Büchern.

Papier ist über­all. Im Grunde möch­ten wir nicht dar­auf ver­zich­ten. Schließ­lich kann gerade ein kah­ler Arbeits­platz, den nur ein klei­ner mobi­ler Lap­top schmückt, ziem­lich kühl wir­ken. Mit dem nöti­gen und gewohn­ten „Papier­kram“ jedoch wirkt jeder Schreib­tisch gleich viel dyna­mi­scher. Man könnte mei­nen, ein wenig Papier ver­leihe dem all­ge­mei­nen Büro­all­tag etwas Leb­haf­tes, das digi­tale Geräte nicht mitbringen.

Als Recht­fer­ti­gung genügt das jedoch nicht. Wer sich ein­mal auf ein voll­stän­dig digi­ta­les Arbei­ten ein­lässt, stellt fest: Papier ist nicht nur leicht aus unse­rem Büro­all­tag weg­zu­den­ken, son­dern sogar durch simple und bes­sere Alter­na­ti­ven zu ersetzen.

Digi­tal vs. Gedruckt: die Vor­teile des papier­lo­sen Büros

Es gibt eine Reihe pas­sen­der Bei­spiele, die bele­gen: Digi­tale Arbeits­wei­sen haben sich im Ver­gleich zur her­kömm­li­chen Zet­tel­wirt­schaft längst bezahlt gemacht. So wird etwa die Orga­ni­sa­tion und Doku­men­ta­tion einer Pro­jekt­ar­beit im Team über Soft­ware wie Trello oder Slack abge­wi­ckelt. Klas­si­sche Pinn­wände oder To-do-Lis­ten haben der­weil aus­ge­dient – und wer­den kaum vermisst.

Auch die Lese­ge­schwin­dig­keit sowie die Infor­ma­ti­ons­auf­nahme an Bild­schir­men ist einem Ver­such der Bun­des­an­stalt für Arbeits­schutz und Arbeits­me­di­zin zufolge mit der Papier­va­ri­ante gleich­auf. Jeg­li­che Recher­che kann dem­nach online sowie anhand von Maga­zi­nen, Büchern und Co. in der­sel­ben Geschwin­dig­keit und Inten­si­tät betrie­ben wer­den. Auch in die­sem Bereich hin­ter­fragt nie­mand mehr die Vor­teile der digi­ta­len Recher­che und Information.

Tech­no­lo­gien ver­drän­gen Papierdokumente

Kniff­lig wird es hin­ge­gen in Berei­chen wie der Pro­jekt­skiz­zie­rung und bei krea­ti­ven Ent­wür­fen: Hier wirkt Papier oft als das kom­for­ta­blere Medium, da in weni­gen Minu­ten jeg­li­che Ideen unge­fil­tert nie­der­ge­schrie­ben oder auf­ge­zeich­net wer­den kön­nen. Jedoch sind auch in die­sem Fall Trends erkenn­bar, die dem Papier sei­nen der­zei­ti­gen Rang ablau­fen wer­den: Tablets bei­spiels­weise wer­den nicht nur immer grö­ßer, son­dern bie­ten – wie etwa Apple mit sei­nem Apple Pen­cil – immer ein­fa­chere Metho­den, um das klas­si­sche Papier-Brain­stor­ming zu ersetzen.

Dass die digi­tale Revo­lu­tion unse­ren Papier­kram nicht ver­schont, leuch­tet ein. Dass sie aller­dings bereits das Faxen oder Ver­sen­den von Brie­fen vor lan­ger Zeit aus­ge­he­belt und durch Chats und Mails ersetzt hat, gerät oft in Ver­ges­sen­heit. An die­sem Bei­spiel wird deut­lich: Frü­her oder spä­ter trifft es auch jeden ande­ren Win­kel unse­rer heu­ti­gen Arbeits­weise – völ­lig egal, ob der Schreib­tisch anschlie­ßend küh­ler wirkt oder nicht. Die ein­zig legi­time Frage lau­tet: Wann ist es so weit?

Die Zeit läuft

Papier­ba­sierte Doku­mente las­sen sich also durch ent­spre­chende Soft­ware- oder Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen bereits digi­tal abbil­den. Doch auch wenn die Dis­kus­sion um das papier­lose Büro bereits seit meh­re­ren Jahr­zehn­ten anhält: Völ­lig von Ihrem Arbeits­platz ver­ab­schie­den wird sich das Papier aus dem Büro nicht – wer­den sich zumin­dest recht­eckige und qua­dra­ti­sche Notiz­blö­cke, Post-Its und Co. nicht allzu schnell.

Denn, zuge­ge­ben: Selbst ich als digi­ta­ler Nomade nutze auf die Schnelle eher einen klei­nen Notiz­zet­tel, als das Smart­phone zu zücken oder Alexa aus dem Schlum­mer­mo­dus zu wecken. Trotz Trello, Slack und ande­rer tol­ler digi­ta­ler Tools. Aus purer Gewohnheit.

Nicht etwa, weil es prak­ti­scher wäre. Selbst­ver­ständ­lich ist ein klei­ner Zet­tel samt Stift schnell zur Hand. Ebenso zügig funk­tio­nierte aber auch eine Auf­for­de­rung an Siri oder Alexa: „Erin­nere mich am Diens­tag daran, mei­nen neuen Arti­kel hoch­zu­la­den und zuvor zu kor­ri­gie­ren.“ Und beide Sprach­as­sis­ten­ten sind garan­tiert zuver­läs­si­ger als mein im Zwei­fel schwer auf­find­ba­rer Notizzettel.

Aus der Hand in den Verstand

Den­noch hat sie etwas Siche­res, diese kleine Notiz. Ob man es nun mit „aus der Hand in den Ver­stand“ begrün­den möchte oder es schlicht daran liegt, dass ich die schnell gekrit­zel­ten Buch­sta­ben jeder­zeit vor Augen habe. Es wird einen Grund geben. Und die­ser ist ver­mut­lich zutiefst mensch­lich. Auf einer Ebene, die Alexa womög­lich nie ver­ste­hen könnte.

„Offi­zi­elle“ Doku­mente, aus­ge­druckte Word-Dateien oder Power­Point-Folien in Papier­form wer­den der­weil schnel­ler digi­ta­li­siert. Schnel­ler, als es Ihnen womög­lich lieb ist. Und dar­auf gilt es sich ein­zu­stel­len. Einer­seits pri­vat, da bei­spiels­weise die Zahl der Print­ma­ga­zine rapide abnimmt. Ins­be­son­dere jedoch beruf­lich. Denn wo effek­ti­ver gear­bei­tet wer­den kann, wird effek­ti­ver gear­bei­tet wer­den. Und das bedeu­tet wohl oder übel das Aus fürs Papier.

New Work: Alex Schrei­ner in unse­rem Podcast

Alex Schrei­ner ist Blog­ger und arbei­tet als digi­ta­ler Nomade. In unse­rem Pod­cast-For­mat digi­TALK war er zudem zu Gast und dis­ku­tiert über die Frage, wie sich Büro­ar­beit in den kom­men­den Jah­ren ändert.

Die Zukunft der Dokumente

All das heißt natür­lich nicht, dass Sie von heute auf mor­gen Ihren Dru­cker aus­stöp­seln, ent­spre­chende Papier­be­stel­lun­gen stor­nie­ren und Ihren Arbeits­platz vom Papier befreien soll­ten. Doch einen schlei­chen­den Pro­zess ein­zu­lei­ten, gar einen Ver­such zu star­ten, ist sicher nicht falsch.

Star­ten Sie also eine papier­lose Affäre – und digi­ta­li­sie­ren Sie ledig­lich einen Bereich Ihrer täg­li­chen Arbeit. Fin­den Sie her­aus, wie Sie völ­lig papier­los zurecht­kom­men und wel­che Hür­den Sie zu über­win­den haben. Funk­tio­niert Ihr Expe­ri­ment, wagen Sie den nächs­ten Schritt und gehen den nächs­ten Bereich an.

Pro­gnose: Auf lange Sicht wird das Büro papierlos

So fin­den Sie einen Zugang zu die­sem beruf­lich eher unlieb­sa­men Thema. Denn Fakt ist: Auf lange Sicht wird auch Ihr Arbeits­platz papier­los sein. Nicht heute, nicht unbe­dingt mor­gen. Doch dank digi­ta­ler Lösun­gen wer­den Sie Schritt für Schritt bemer­ken, wie sim­pel eine voll­kom­men digi­tale Arbeits­weise funk­tio­nie­ren kann. Gehen Sie also mit der Zeit. Seien Sie anfangs nicht zu radi­kal. Und nicht zu streng mit sich selbst. Denn der Mensch ist ein Gewohn­heits­tier. Daran ändert auch die Digi­ta­li­sie­rung nichts.

Mehr Infor­ma­tio­nen, wie Sie mit­tels Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen das papier­lose Büro Rea­li­tät wer­den las­sen, fin­den Sie in unse­rem Leit­fa­den Das papier­lose Büro.