Mis­sion Papier­los: KYOCERA Work­flow Mana­ger im Test

Die Fach­zeit­schrift FACTS hat den KYOCERA Work­flow Mana­ger im Redak­ti­ons­all­tag getes­tet und für „sehr gut“ befun­den. Was die Redak­tion an der DMS-Lösung über­zeugt hat und wie man die Soft­ware ein­ge­setzt hat, um papier­los zu arbei­ten, erklärt die Redak­tion im Video. Da sich die Digi­ta­li­sie­rung auf nahezu alle Arbeits­pro­zesse im Unter­neh­men aus­wirkt, ist die Auto­ma­ti­sie­rung von Papier-Work­flows seit meh­re­ren Jah­ren ein anhal­ten­der Trend. Den­noch steht die Ver­wirk­li­chung des papier­lo­sen Büros in den meis­ten Unter­neh­men noch am Anfang. Dies hat eine aktu­elle IDC-Stu­die erge­ben. Dem­nach gaben die meis­ten Unter­neh­men an, dass der Trend in Rich­tung papier­lo­ses Büro in den nächs­ten 12 bis 24 Mona­ten wei­ter zuneh­men wird. So haben viele Anwen­der geäu­ßert, dass sie künf­tig bei eini­gen ihrer Tätig­kei­ten über­wie­gend auf Papier ver­zich­ten möch­ten.

IDC: Papier­lo­ses Arbei­ten wei­ter im Kommen

Unter­neh­mens­ver­ant­wort­li­che soll­ten laut IDC daher die Digi­ta­li­sie­rung und Opti­mie­rung der noch vor­han­de­nen Papier­pro­zesse vor­an­trei­ben. So kön­nen Tätig­kei­ten, aber auch Geschäfts­pro­zesse schnel­ler, zuver­läs­si­ger und auto­ma­ti­sier­ter erle­digt wer­den. Dies gelingt am bes­ten mit Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen (DMS). Aller­dings ist die Ein­füh­rung sol­cher Sys­teme gerade für kleine und mitt­lere Unter­neh­men her­aus­for­dernd. So ist die Umstel­lung von papier­ba­sier­ten auf papier­lose Pro­zesse auf­grund des Cus­to­mi­zings meist zeit- und kos­ten­in­ten­siv.

DMS-Lösung für den Mittelstand

KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons hat daher mit dem KYOCERA Work­flow Mana­ger eine DMS-Lösung kon­zi­piert, die opti­mal für den Mit­tel­stand ist. So setzt die Soft­ware auf vor­kon­fi­gu­rierte Module auf, die sich an Ver­wal­tungs­ein­hei­ten und Geschäfts­pro­zesse anleh­nen: Post­ein­gang, Lie­fe­ran­ten, Kun­den und Per­so­nal sind die wich­tigs­ten, hinzu kom­men Vor­la­gen, Ver­träge und ein Bereich für sons­tige Doku­mente. Fast jedes Modul kann man ein­zeln bezie­hen, wenn man möchte, also bei­spiels­weise nur das Ver­trags­ma­nage­ment, das Unter­neh­men dabei unter­stützt, Ver­träge revi­si­ons­si­cher abzu­le­gen, sie schnell auf­zu­ru­fen und sich an Fris­ten erin­nern zu las­sen.

FACTS-Check: KYOCERA Work­flow Manager

Ob der KYOCERA Work­flow Mana­ger tat­säch­lich einen ein­fa­chen Ein­stieg in das Doku­men­ten­ma­nage­ment ermög­licht, wollte die Fach­zeit­schrift FACTS her­aus­fin­den. Dazu hat die Redak­tion die Lösung über meh­rere Monate im All­tag getes­tet. So setzte man die Soft­ware vor allem dazu ein, alle Work­flows, die mit der Abon­ne­ment-Ver­wal­tung zusam­men­hän­gen, zu digi­ta­li­sie­ren. Mit Erfolg, wie die Video­re­por­tage zeigt.

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KYOCERA Work­flow Mana­ger erhält Note „sehr gut“

Das Resul­tat: Der KYOCERA Work­flow Mana­ger wusste die FACTS-Redak­tion zu über­zeu­gen. „Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist wirk­lich gründ­lich durch­dacht. Obwohl die Grund­struk­tur vor­ge­ge­ben ist, bil­det er Geschäfts­pro­zesse so ab, dass jedes Unter­neh­men ihn nut­zen kann, um papier­los zu arbei­ten“, sagt Test­re­dak­teur Jonah Jeschon­neck. Vor allem die schnelle Imple­men­tie­rung ging schnell von­stat­ten und alle FACTS-Mit­ar­bei­ter beweg­ten sich nach einer kur­zen Ein­wei­sung gekonnt im Sys­tem. Dazu trug auch die benut­zer­freund­lich gestal­tete Ober­flä­che bei, wie Jonah Jeschon­neck zusam­men­fasst: „Der Funk­ti­ons­um­fang ist gewal­tig, lässt sich jedoch so schlank hal­ten, dass der Über­blick erhal­ten bleibt. Zur Über­sicht­lich­keit trägt auch bei, dass jeder Nut­zer nur die Berei­che und Ord­ner sieht, auf die er zugrei­fen kann. Recht­lich ist man auf­grund der revi­si­ons­si­che­ren Ablage und der DSGVO-Fea­tures auf der siche­ren Seite.“ Wenn Sie sich selbst vom KYOCERA Work­flow Mana­ger über­zeu­gen möch­ten, ver­ein­ba­ren Sie ein­fach einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min unter kontakt@dde.kyocera.com sowie per Tele­fon unter 0800 187 1877. Wei­tere Infor­ma­tio­nen zum KYOCERA Work­flow Mana­ger fin­den Sie zudem in die­sem Webcast.