Digi­tale Work­flows: So geben Sie Papier den Korb

Wie weit sind deut­sche Unter­neh­men bei der Digi­ta­li­sie­rung ihrer Geschäfts­pro­zesse? Diese Frage stellte das Markt­for­schungs­in­sti­tut IDC 200 Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen mit mehr als 100 Mit­ar­bei­tern quer durch alle Bran­chen. Die Ergeb­nisse ver­deut­li­chen: Der digi­tale Wan­del ist in der Wirt­schaft ange­kom­men und geht zügig voran. Bran­chen­über­grei­fend wurde bereits begon­nen, Work­flows und Pro­zesse zu digitalisieren.

Der Ver­brei­tungs­grad von Print- und Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen ist in den ver­gan­ge­nen zwei Jah­ren deut­lich gestie­gen: Kos­ten­sen­kun­gen, Pro­zess­op­ti­mie­rung und die Reduk­tion des Druck­vo­lu­mens sind die pri­mä­ren Ziele, die Ent­schei­der mit der Umstel­lung auf digi­tale Work­flows errei­chen möch­ten. IDC kommt daher zu dem Schluss, dass reine Papier­pro­zesse immer mehr aus den Büros ver­schwin­den werden.

Digi­tale Work­flows vor allem in der Kun­den­be­zie­hung erwünscht

Vor allem kun­den­nahe Pro­zesse sind ein wesent­li­cher Trei­ber für die Ein­füh­rung digi­ta­ler Work­flows. Gemeint sind damit Pro­zesse, die mit der Auf­trags­er­fas­sung, der Bestell­ab­wick­lung, dem Mar­ke­ting oder der Kun­den­be­treu­ung zusam­men­hän­gen. Für die Markt­ana­lys­ten von IDC liegt das auf der Hand: Der Kunde selbst werde zuneh­mend digi­ta­ler – und somit auch die Kom­mu­ni­ka­tion mit ihm.

Nicht zuletzt kom­men immer häu­fi­ger digi­tale Platt­for­men zum Ein­satz, mit denen neue Kun­den gewon­nen und bestehende Kun­den­be­zie­hun­gen gepflegt wer­den. Man könnte auch sagen: Immer mehr Kun­den mögen es digi­tal. Dar­über hin­aus bie­ten Unter­neh­men ihre Pro­dukte und Leis­tun­gen ver­stärkt über Online-Kanäle an. IDC sieht hier das Print- und Doku­men­ten­ma­nage­ment als wesent­li­chen Trei­ber, um ent­spre­chende Work­flows neu aufzusetzen.

Hier besteht aber auch noch Luft nach oben: Zwar sind die grund­le­gen­den Abläufe wie die all­ge­meine Büro­kom­mu­ni­ka­tion, die Rech­nungs­ver­ar­bei­tung oder der Auf­trags­ein­gang häu­fig bereits digi­ta­li­siert  – die Umset­zung von digi­ta­len Work­flows in ande­ren Berei­chen ist hin­ge­gen noch nicht so weit vor­an­ge­schrit­ten. Die Orga­ni­sa­tio­nen haben noch viele Mög­lich­kei­ten, ihre Pro­zesse und Work­flows zu digi­ta­li­sie­ren. Stellt sich also eigent­lich nur noch eine Frage: Wie gelingt der Umzug ins digi­tale bzw. papier­lose Büro?

In klei­nen Schrit­ten zu digi­ta­len Workflows

Wich­tig ist, die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen in klei­nen Schrit­ten voran zu trei­ben: Gerade kleine und mitt­lere Unter­neh­men, in denen der digi­tale Wan­del meist neben dem Tages­ge­schäft mit­ge­macht wer­den muss, ris­kie­ren so nicht in zu vie­len Neben­bau­stel­len unter­zu­ge­hen. Zugleich schafft man auf diese Weise sanft und ohne Ver­wer­fun­gen einen Best Prac­tice. Ein­zelne Abtei­lun­gen kom­men lang­sam mit digi­ta­len Doku­men­ten in Berüh­rung. Berüh­rungs­ängste wer­den abge­baut und suk­zes­sive las­sen sich dann wei­tere Abtei­lun­gen oder Pro­zesse digitalisieren.

Hier gilt es auch, Anfor­de­run­gen der Mit­ar­bei­ter ein­zu­be­zie­hen. Ein wesent­li­cher Fak­tor, den Unter­neh­men in ihre Über­le­gun­gen ein­be­zie­hen soll­ten, ist das Thema mobi­les Arbei­ten. Die IDC-Stu­die zeigt deut­lich, dass der Stel­len­wert von mobi­len Druck- und Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen zunimmt und der Anteil der mobil arbei­ten­den Mit­ar­bei­ter in den kom­men­den Jah­ren wei­ter stei­gen wird. Durch den Ein­satz mobi­ler Druck- und Scan­lö­sun­gen kön­nen die Trans­for­ma­tion des Büros sowie die Zusam­men­ar­beit in den Unter­neh­men wei­ter vor­an­ge­trie­ben wer­den. Ein durch­gän­gig digi­ta­ler Pro­zess wird zudem essen­ti­ell, da mobile End­ge­räte zu leis­tungs­star­ken Instru­men­ten für die Daten­ein­gabe und ‑bear­bei­tung wer­den. Dies macht die Bereit­stel­lung von umfas­sen­den mobi­len Funk­tio­na­li­tä­ten in jedem Unter­neh­men erforderlich.

Vor­han­dene Doku­men­ten­pro­zesse ins Visier nehmen

Am Anfang sollte daher eine Opti­mie­rung der bereits vor­han­de­nen Papier­pro­zesse ste­hen, um eine spä­tere Über­füh­rung in einen digi­ta­len Pro­zess rei­bungs­los umset­zen zu kön­nen. Stel­len Sie dazu Anwen­dern die not­wen­di­gen Tools – ins­be­son­dere Dokumentenmanagement‑, Enter­prise- Con­tent-Manage­ment- und Col­la­bo­ra­tion-Lösun­gen – zur Ver­fü­gung, die ihnen ein medi­en­bruch­freies digi­ta­les Arbei­ten ermög­li­chen. So kön­nen Tätig­kei­ten, aber auch Geschäfts­pro­zesse schnel­ler, zuver­läs­si­ger und auto­ma­ti­sier­ter erle­digt werden.

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