Pro­jekt­re­por­tage: Bun­des­li­ga­taug­li­che Doku­men­ten­pro­zesse beim SC Freiburg

Für den Fuß­ball-Bun­des­li­gis­ten SC Frei­burg haben das Sys­tem­haus jaka GmbH und KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons ein ganz­heit­li­ches Kon­zept zur Opti­mie­rung der Doku­men­ten­pro­zesse umge­setzt. Neben der Kon­so­li­die­rung des Gerä­te­parks wurde mit der Soft­ware-Lösung SequiMe ein Print-&-Follow-Konzept und die Toner­be­schaf­fung über das Prin­ter Asset Manage­ment (PAM) auto­ma­ti­siert. Mit Erfolg, wie unsere Video­re­por­tage beweist.

Für den Fuß­ball-Bun­des­li­gis­ten SC Frei­burg haben das Sys­tem­haus jaka GmbH und KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons ein ganz­heit­li­ches Kon­zept zur Opti­mie­rung der Doku­men­ten­pro­zesse umge­setzt. Neben der Kon­so­li­die­rung des Gerä­te­parks wurde mit der Soft­ware-Lösung SequiMe ein Print-&-Follow-Konzept und die Toner­be­schaf­fung über das Prin­ter Asset Manage­ment (PAM) auto­ma­ti­siert. Mit Erfolg, wie unsere Video­re­por­tage beweist.

Die IT-Abtei­lung des Fuß­ball-Bun­des­li­gis­ten SC Frei­burg hat in den ver­gan­ge­nen Jah­ren geich meh­rere Pro­jekte umge­setzt, um die Effi­zi­enz der IT-Infra­struk­tur zu ver­bes­sern. In die­sem Rah­men hat man auch die Druck- und Kopier­pro­zesse bun­des­li­ga­taug­lich gemacht. Im Fokus stan­den die Geschäfts­stelle, das Sta­dion sowie die Frei­bur­ger Fußballschule.

Hete­ro­gene Flotte

Die Dru­cker- und Kopie­rer­in­fra­struk­tur beim SC Frei­burg war hete­ro­gen gewach­sen. Sie bestand somit aus einer Viel­zahl von Sys­te­men unter­schied­li­cher Her­stel­ler. Diese ver­ur­sach­ten nicht nur hohe Kos­ten, son­dern auch einen gro­ßen admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand. Bei­des wollte die IT-Abtei­lung des SC Frei­burg im Zuge einer Opti­mie­rung redu­zie­ren. Ins­be­son­dere die Toner-Beschaf­fung und ‑bevor­ra­tung war kos­ten- und zeit­in­ten­siv, da es an einer zen­tra­len Über­sicht des Ver­brauchs­sta­tus der ein­zel­nen Sys­teme man­gelte. Ein wei­te­rer Punkt war das Thema Daten­si­cher­heit: Da die Druck- bzw. Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme auch in sen­si­blen Berei­chen ein­ge­setzt wer­den, fehlte eine Lösung, mit der sich die Ver­trau­lich­keit ent­spre­chen­der Doku­mente garan­tie­ren lässt.

Um die Out­put-Kos­ten zu sen­ken, wur­den im Schwarz­wald-Sta­dion, dem Fan­shop und der Fuß­ball­schule des SC Frei­burg effi­zi­ente Druck- und Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme von KYOCERA auf­ge­stellt. Zur Opti­mie­rung der Beschaf­fungs­pro­zesse kam die Lösung Prin­ter Asset­ma­nage­ment (PAM) zum Ein­satz. Damit gewinnt die Ein­kaufs- bzw. IT-Abtei­lung des SC Frei­burg einen zen­tra­len Über­blick über die Dru­cker-Infra­struk­tur. Mit PAM steht der IT-Abtei­lung nicht nur eine detail­lierte Aus­wer­tung des Gerä­te­be­triebs zur Ver­fü­gung: die bis­her hän­di­schen Bestell­pro­zesse von Ver­brauchs­ma­te­rial wie Toner ist nun einfacher.

Bes­sere Dokumentensicherheit

Um die Doku­men­ten­si­cher­heit zu erhö­hen, setzt der SC Frei­burg fer­ner die Print-&-Folow-Lösung SequiMe ein. Dadurch kön­nen Aus­dru­cke, Scans und Kopien nur von authen­ti­fi­zier­ten Benut­zern aus­ge­löst wer­den. Die Authen­ti­fi­zie­rung erfolgt direkt am gewünsch­ten Gerät per Trans­pon­der. So wird sicher­ge­stellt, dass ver­trau­li­che Doku­mente nicht in fal­sche Hände fal­len. Gleich­zei­tig steigt die Effi­zi­enz, da unnö­tige oder unbe­fugte Aus­dru­cke redu­ziert bzw. ver­hin­dert werden.