Das Doku­ment im Heu­hau­fen: So schaf­fen Sie Ord­nung bei der Dokumentenablage

Die Mehr­heit der deut­schen Büro­an­ge­stell­ten sieht bei der Doku­men­ten­ab­lage in ihrem Unter­neh­men drin­gen­den Ver­bes­se­rungs­be­darf. Dies ist ein Ergeb­nis der KYOCERA-Stu­die „Doku­mente gesucht … gefun­den“. Ein wesent­li­cher Punkt für die Unzu­frie­den­heit ist die feh­lende Ein­heit­lich­keit bei der Doku­men­ten­ab­lage. Wir ver­ra­ten Ihnen, wie Sie Ord­nung schaffen.

Das Pro­blem kennt fast jeder Mit­ar­bei­ter in der Ver­wal­tung bzw. Buch­hal­tung: Ein Geschäfts­part­ner erin­nert an die Zah­lung einer Rech­nung. Weil es sich nicht um einen ganz gerin­gen Betrag han­delt, kön­nen Sie sich jedoch sehr gut daran erin­nern, den Rech­nungs­be­trag längst ange­wie­sen zu haben. Nur: Wo befin­det sich der Nach­weis? Wer hat den Fall bear­bei­tet und kann den Sach­ver­halt jetzt schnell klären?

Mit­ar­bei­ter auf Dokumentensuche

Mit der Ablage und der Suche nach abge­leg­ten Doku­men­ten beschäf­ti­gen sich die Mit­ar­bei­ter in deut­schen Unter­neh­men tag­täg­lich – und zwar aus­gie­big: Laut der aktu­el­len Unter­su­chung von Sta­tista im Auf­trag von Kyocera Docu­ment Solu­ti­ons ver­brin­gen deut­sche Büro­an­ge­stellte im Mit­tel mit admi­nis­tra­ti­ven Tätig­kei­ten rund zwei Stun­den. Dort, wo beson­ders viel papier­ba­siert gear­bei­tet wird – wie etwa in der Buch­hal­tung –, sind es im Mit­tel sogar enorme 168 Minu­ten pro Tag, die jeder Mit­ar­bei­ter mit Abla­ge­ar­bei­ten verbringt.

Gerade in mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men besteht daher drin­gen­der Hand­lungs­be­darf. Ein wesent­li­cher Punkt, die Doku­men­ten­ab­lage zu opti­mie­ren, ist deren Ver­ein­heit­li­chung! Seien Sie ehr­lich: Ken­nen Sie die Regeln, nach denen in Ihrem Unter­neh­men Doku­mente abge­legt wer­den? Wis­sen Sie, wann wel­che Unter­la­gen gelöscht wer­den dür­fen bzw. müs­sen? Falls Sie die Ant­wor­ten nicht ken­nen, geht es Ihnen wie den meis­ten. Der Grund ist: Ein­heit­li­che Regeln bei der Doku­men­ten­ab­lage exis­tie­ren nicht.

Gesucht: Wege zur ein­heit­li­chen Dokumentenablage

In den meis­ten mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men wer­den Doku­mente elek­tro­nisch in Ord­nern auf dem Ser­ver abge­legt. Diese sind oft chao­tisch struk­tu­riert. So kom­men mit den Geschäfts­jah­ren nicht nur immer mehr Daten hinzu: Auch weil oft jeder Mit­ar­bei­ter sein eige­nes Abla­ge­sys­tem besitzt, nimmt der Wild­wuchs wei­ter zu.

Die Folge: Auch für die Mit­ar­bei­ter ist es fast unmög­lich, den Durch­blick zu behal­ten. Machen Sie direkt den Test und wer­fen Sie mal einen Blick auf den Schreib­tisch des Kol­le­gen gegen­über: Wis­sen Sie, wie er bzw. sie wich­tige Unter­la­gen ablegt? Wür­den Sie bei der Abwe­sen­heit des Kol­le­gen direkt wis­sen, wo er/sie die Belege zum Pro­jekt auf dem Ser­ver gespei­chert hat? Die Frage ist daher: Wie lässt sich Ord­nung schaf­fen? Die Ant­wort ist ein­fach: mit kla­ren Regeln.

Doku­men­ten­ma­nage­ment schafft Transparenz

Das Gute ist, dass sich diese ein­heit­li­chen Regeln sehr leicht her­stel­len las­sen. So las­sen sich mit­tels moder­ner Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen (DMS) wie dem KYOCERA Work­flow Mana­ger Doku­men­ten­ab­läufe sehr schnell digi­ta­li­sie­ren. Im Arbeits­all­tag schafft dies deut­lich mehr Trans­pa­renz. Zudem sorgt es dafür, dass Arbeits­schritte auto­ma­ti­siert wer­den kön­nen. Es muss dann bei­spiels­weise nie­mand mehr daran den­ken, das Doku­ment mit der begli­che­nen Rech­nung in einem bestimm­ten Ord­ner abzu­le­gen, weil die­ser Schritt klar defi­niert ist und ganz von selbst erfolgt. Auch Lösch­fris­ten wer­den somit auto­ma­tisch eingehalten.

Da mit einer moder­nen DMS-Lösung übli­cher­weise auch eine auto­ma­ti­sche Tex­terken­nung ein­her­geht, kön­nen alle digi­tal abge­leg­ten Doku­mente in Sekun­den­schnelle durch­sucht und auf­ge­fun­den wer­den. Dabei lässt sich natür­lich auch fest­le­gen, wel­cher Mit­ar­bei­ter auf wel­che Daten zugrei­fen darf. Auf diese Weise ist eben­falls nach­voll­zieh­bar, wer einen Vor­gang aktu­ell bearbeitet.

End­lich Frie­den im Papierkrieg

Natür­lich ist es auch heute noch je nach Bran­che nicht ohne wei­te­res mög­lich, alle Ver­wal­tungs­auf­ga­ben voll­stän­dig digi­tal abzu­wi­ckeln. Die­ser Evo­lu­ti­ons­schritt lässt sich meist nicht erzwin­gen. Den­noch agie­ren viele Unter­neh­men unnö­tig zurück­hal­tend: Auch dann, wenn bestimmte Kun­den auf der Papier­rech­nung bestehen oder etwa Fracht­pa­piere noch immer nur als klas­si­scher Papier­aus­druck ankom­men, könn­ten viele Arbeits­schritte digi­tal abge­wi­ckelt wer­den. Hier­bei unter­stüt­zen DMS-Lösun­gen wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger – Ord­nung schaf­fen ist damit genauso ein­fach wie Ord­nung halten.

Die Ergeb­nisse der KYOCERA-Stu­die gibt es hier zum Down­load.