Nur 11 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) hat laut BITKOM eine unternehmensweit ausgerollte digitale Dokumentenstrategie. Dazu gehört der Abfallentsorgungsverband Schwarze Elster. Mit Hilfe des KYOCERA Workflow Managers hat der Entsorger seine Dokumentenprozesse binnen kurzer Zeit digitalisiert. Wie man dabei vorgegangen ist, erfahren Sie in unserer Videoreportage.
Viel Weg liegt zwischen Betriebsstätte und Verwaltung des AEV Schwarze Elster im brandenburgischen Lauchhammer. Das bedeutete früher immer einen erheblichen Aufwand, um Dokumente von A nach B und zurück zu transportieren, die der Betriebsleiter abzeichnen und die Verwaltung weiterverarbeiten musste.
Doch auch vor Ort waren manche Prozesse unnötig mühsam, etwa wenn Bürger mit Fragen anriefen und für eine kompetente Antwort erst Ordner durchforstet werden mussten. Es gab genug Gründe, die Papierprozesse zu digitalisieren. „Wir haben beschlossen, zunächst die Prozesse in der Buchhaltung anzugehen. Dafür haben wir bei unserem Rechnungsprogramm geprüft, welche Möglichkeiten es bietet, einen Workflow zu gestalten. Das war relativ einfach durchzuführen, deshalb sind wir dabei geblieben“, erinnert sich Dr. Bernd Dutschmann, Verbandsvorsitzender des AEV Schwarze Elster.
Rechnungen revisionssicher archivieren
„Wenn wir damit allerdings die Rechnungen hätten archivieren wollen, hätten wir für jeden Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz einrichten müssen. Da erschien es uns sinnvoller, die Unterlagen mit einem Dokumentenmanagement allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.“ Nach einer gründlichen Marktanalyse und der näheren Wahl von vier Systemen fiel die Entscheidung zugunsten des KYOCERA Workflow Managers.
Ein wichtiges Kriterium für den Zuschlag war, dass die Umstellung schnell vonstattengehen konnte. Der Workflow Manager lässt eine einfache Implementierung zu und damit einen zügigen Start. Das liegt daran, dass er weitgehend vorkonfiguriert ist: Standardmodule für bestimmte Arbeitsprozesse, wie sie in jedem Unternehmen vorkommen, sind vorhanden und können einzeln oder kombiniert eingesetzt werden.
So wird die DMS-Lösung nicht für jeden Kunden hergestellt, sondern es lässt sich im Gebrauch individuell an die Anforderungen und Arbeitsprozesse anpassen. „Die anderen drei Lösungen, die uns vorgestellt wurden, hätten erst einmal mit großen Workshops angefangen, in denen wir uns Gedanken machen sollten, wie das System aussehen soll“, berichtet der Verbandsvorsitzende. „Das heißt, die Einrichtung hätte eine Weile gedauert, bevor man überhaupt damit arbeiten könnte. Den Workflow Manager hingegen konnten wir direkt ausprobieren und schauen, ob er für uns das Richtige ist – das hat uns überzeugt.“
Projektreportage
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DMS für Buchhaltung, Einkauf und Co.
Buchhaltung, Vertragsmanagement, Personalwesen, Kundenservice: Alle wichtigen Geschäftsprozesse wurden inzwischen digitalisiert.
Durch den KYOCERA Workflow Manager hat sich die Arbeit in der Verwaltung erheblich verbessert. Die Suche nach einem Dokument erfolgt ebenso wie seine Bearbeitung deutlich schneller. Die anfängliche Skepsis, mit der – wie überall – manche Mitarbeiter der Umstellung begegnet sind, hat sich schnell gelegt.
„Nachdem die Kundendaten angelegt waren, haben sie gemerkt, dass sie auch den Briefverkehr integrieren können und sich dadurch viel komfortablere Möglichkeiten für die Bearbeitung ergeben“, erzählt IT-Systemadministrator Steffen Graff.
Die intuitive Benutzeroberfläche des Workflow Managers hat bei den Mitarbeitern ein Übriges dazu beigetragen, die Veränderung zu akzeptieren. Zudem erinnert die übersichtliche Ablagestruktur mitsamt digitalen Umlaufmappen stark an das Konzept, das sich in der analogen Welt etabliert hat. Jetzt herrscht allseitige Zufriedenheit – auch hinsichtlich der Transparenz.
Mehr Transparenz in den Unternehmensprozessen
„Wir wissen jederzeit, wo eine Rechnung ist und wer sie bearbeitet; mit Paper ging das nicht“, erläutert Dr. Bernd Dutschmann. „Außerdem haben sich die Bearbeitungszeiten für eine Rechnung von manchmal 14 Tagen auf zwei bis drei Tage reduziert.“ „Überzeugend sind aus meiner Sicht die Skalierbarkeit, der modulare Aufbau und die Möglichkeit, recht schnell mit dem Dokumentenmanagement zu beginnen“, ergänzt Steffen Graff. „Man kann ja nie wissen, was die Zukunft bereit hält. Durch die Skalierbarkeit bin ich optimistisch, dass wir auch in fünf Jahren noch sagen können: Wir sind in der Lage zu wachsen, ohne das DMS wechseln zu müssen.
