Dokumente, sei es in Papier- oder elektronischer Form, sind für die betrieblichen Abläufe eines Unternehmens essentiell. Sie müssen immer zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund wird die Optimierung von dokumentenbasierten Prozessen in den kommenden Jahren für Unternehmen weiter an Relevanz gewinnen. Zu diesem Schluss kommt die Studie „Print & Document Management 2014“, die das Marktforschungsinstitut IDC unter 220 IT- sowie Businessentscheidern durchgeführt hat.
Demnach haben insbesondere die Themen Sicherheit sowie die Optimierung von Geschäftsprozessen in den vergangenen Jahren deutlich an Relevanz gewonnen. Nicht zuletzt aufgrund der NSA-Affäre hat die Bedeutung der Datensicherheit stark zugelegt: Während 69 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen dieses Thema priorisieren, erwarten vor allem die anderen Fachabteilungen (47 Prozent), dass die IT die Sicherheit der Unternehmensdaten gewährleistet. Dabei gaben lediglich 19 Prozent der Befragten an, dass die Enthüllungen von Edward Snowden und die dadurch resultierende öffentliche Diskussion ihr Sicherheitsbewusstsein nicht beeinflusst haben. Rund ein Viertel (27 Prozent) der befragten deutschen Organisationengab habe aufgrund der Affäre bereits zusätzliche Maßnahmen zur Dokumentensicherheit durchgeführt. Weitere 43 Prozent der Unternehmen prüfen ferner, wie sicher ihre Dokumente aktuell sind.
Optimierung von dokumentenintensiven Prozessen wird wichtiger
Neben den Sicherheitsaspekten fordern die Fachbereiche von der IT-Abteilung vor allem die bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse. 45 Prozent stuften diesen Punkt als besonders wichtig ein. 40 Prozent der Befragten erwarten ferner eine schnellere Umsetzung neuer Anforderungen. Hier sehen die Experten von IDC große Potenziale für Document Solutions, mit denen sich dokumentenintensive Abläufe verbessern lassen. Als Beispiele lassen sich hier u.a. die Digitalisierung und Weiterleitung von Dokumenten sowie Lösungen zum sicheren Drucken bzw. zur Bearbeitung von elektronischen Formularen und die Archivierung nennen. Das Thema mobiles Drucken steht vor diesem Hintergrund ebenfalls weiterhin hoch im Kurs. Langfristiges Ziel einer Optimierung der Dokumentenprozesse ist es, einen möglichst hohen Automatisierungsgrad zu erreichen sowie Abläufe auf organisatorischer Ebene zu verbessern und Durchlaufzeiten zu verkürzen. Dabei gilt es, den gesamte Lebenszyklus eines Dokuments im Auge zu behaklten: Von der Erstellung bzw. dem Dokumenten-Eingang über die Weiterleitung bis hin zur Verarbeitung und Archivierung.
Vielfältige Herausforderungen überwinden
Bei der Prozessoptimierung gilt es laut IDC nicht nur, technische Hürden wie die Verarbeitung unterschiedlicher Formate oder die Verknüpfung verschiedener Datenquellen zu überwinden: Da Prozesse auf organisatorischer Ebene angefasst werden müssen, ist für den Erfolg eines Print-Management- oder Document-Management-Projekts die Zusammenarbeit der IT mit den einzelnen Unternehmensbereichen entscheidend. Dies führt zu neuen Herausforderungen, da die IT mitunter die Anforderungen der einzelnen Abteilungen nur ungenau kennt. Ebenso kann es zu Sprach- bzw. Mentalitätsunterschieden kommen.
Anbieter von Managed Document Services (MDS) können hier als Mediator fungieren. Konkrete Business Cases sowie erfolgreich umgesetzte Referenzprojekte lassen sich nutzen, um die Vorteile einer Optimierung bei den Projekt-Verantwortlichen als auch bei den einzelnen Fachabteilungen zu verdeutlichen. Zudem ist es wichtig, den erzielten Nutzen monetär zu bewerten und die verschiedenen Bereiche in direkte (Anschaffung der Hardware, Verbrauchsmaterial, Service, etc.) sowie indirekte Betriebskosten (Produktivität, Aufwendungen Administration etc.) zu unterteilen. IDC rät daher dazu, dass der CIO sich diesen Anforderungen bewusst wird und MDS als Chance begreift, mit sich die Daseinsberechtigung seiner Abteilung bzw. deren Stellenwert im Unternehmen stärken lässt. Die IT-Abteilung müsse sich daher als interner Berater der Geschäftsbereiche sehen bzw. aufstellen.
MDS verbessert Kundenzufriedenheit
Insgesamt zeigt die Studie, dass das Potenzial für MDS sehr groß ist: Viele Unternehmen haben bereits begonnen, ihre Prozesse mittels Document Management zu verbessern. Dabei stehen für die meisten Unternehmen Arbeitsschritte im Vordergrund, die mit der Abwicklung eines Kundenauftrags verbunden sind. So setzten viele MDS-Konzepte in den Bereich Rechnungsstellung und Forderung (37 Prozent), Logistik und Lager (33 Prozent) sowie dem Auftragseingang (30 Prozent) an. Die zuverlässige, effiziente und sichere Gestaltung dieser Unternehmensprozessen wirkt sich somit nicht nur auf die Mitarbeiterproduktivität aus: Auch die Kundenzufriedenheit kann durch MDS gesteigert werden, was mittelbar einen Einfluss auf den gesamten Unternehmenserfolg hat.
Fazit
So verwundert es nicht, dass in den kommenden ein bis zwei Jahren die meisten Unternehmen Investitionen in diesem Bereich planen. Unternehmen schöpfen das Potenzial von entsprechenden Optimierungsmaßnahmen auch in Zukunft weiter aus, um Geschäftsprozesse schneller, sicherer und kostengünstiger zu gestalten. An oberster Stelle steht die allgemeine Bürokommunikation (22 Prozent), gefolgt von der Logistik (21 Prozent) sowie der Rechnungsstellung (21 Prozent). Auch hier ist die Automatisierung von Prozessen wichtigster Treiber. Print und Document Management wachsen in diesem Zusammenhang immer weiter zusammen und können ein wichtiger Hebel für die Unternehmens-IT sein, die an sie gestellten Anforderungen zu erfüllen. IDC empfiehlt IT-Leitern deshalb ihr Rollenverständnis grundlegend zu überdenken. Zwar ist dies keine neue Erkenntnis, aber die Ergebnisse zeigen, dass Fachabteilungen und Unternehmensleitung allmählich ungeduldig werden: Erzielen die IT-Verantwortlichen daher in naher Zukunft keine sichtbaren Fortschritte, werden nach Erwartungen von IDC noch mehr Budgets an ihr vorbeiwandern und der unternehmensinterne Einfluss sinken. Die Optimierung von Dokumentenprozessen bietet daher nicht nur MDS- und Lösungsanbietern große Chancen, sondern vor allem auch den Anwendern.
