Pro­jekt­re­por­tage: Digi­tale Geschäfts­pro­zesse in drei Tagen

Von der Büro­ein­rich­tung über Büro­be­darf bis zu kom­ple­xen IT-Lösun­gen: Die Gluth GmbH in Wis­mar bie­tet sei­nen Kun­den all das, was in einem moder­nen Büro benö­tigt wird. Im Jahr 1990 gegrün­det besteht die Mann­schaft heute aus mehr als 30 Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern. Geführt wer­den diese von den Brü­dern Dipl.-Ing. Tho­mas und Andreas Schle­ede, die das Unter­neh­men 2014 gekauft haben.

Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten­work­flows immer wichtiger

Zu den Kun­den des Fach­händ­lers gehö­ren unter ande­rem Ämter und Behör­den in Stadt und Land­krei­sen, Minis­te­rien und Lan­des­ver­wal­tun­gen. Auch die Hoch­schule Wis­mar sowie die Uni­ver­si­tät Ros­tock wer­den wie zahl­rei­che Unter­neh­men in Nord­west­meck­len­burg von Gluth betreut. „Wir ver­brin­gen einen erheb­li­chen Teil unse­res Tags mit Arbei­ten. Gerade daher wol­len wir mit aus­ge­reif­ten Pro­duk­ten und einem sehr guten Ser­vice unse­ren Kun­den das Arbeits­le­ben so ange­nehm wie mög­lich gestal­ten“, sagt Andreas Schleede.

Ein Thema, das der­zeit von größ­tem Inter­esse ist, ist die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten­work­flows. Dies­be­züg­lich errei­chen Schle­ede und seine Mit­ar­bei­ter täg­lich neue Anfra­gen. Aber nicht nur für die Kun­den sind digi­tale Geschäfts­pro­zesse von gro­ßer Wich­tig­keit. Auch das Unter­neh­men Gluth wollte , Rech­nun­gen, Ver­träge und Doku­mente des Per­so­nal- und Kun­den­ma­nage­ments digitalisieren.

Digi­tale Geschäfts­pro­zesse mit dem KYOCERA Work­flow Manager

Bis­her wur­den von den Mit­ar­bei­ten die unter­schied­lichs­ten Doku­mente erstellt, bear­bei­tet und abge­legt. Was bis­her pri­mär in Papier­form geschah, sollte nun vom KYOCERA Work­flow Mana­ger über­nom­men wer­den. “Um unsere Doku­men­ten­pro­zesse zu digi­ta­li­sie­ren, ent­schie­den wir uns, nach­dem wir uns meh­rere Sys­teme ande­rer Anbie­ter ange­schaut hat­ten, letzt­end­lich für den Kyocera Work­flow Mana­ger“, sagt Tho­mas Schleede.

„Über­zeugt hatte die­ser schon bei der ers­ten Prä­sen­ta­tion. Beson­ders begeis­tert waren wir dabei von der intui­ti­ven Bedie­nung.“ Für eine schnelle Imple­men­tie­rung setzt der KYOCERA Work­flow Mana­ger auf vor­kon­fi­gu­rierte Stan­dard­mo­dule. Damit las­sen sich die gän­gigs­ten Pro­zesse im Ein­kauf, Ver­kauf sowie der Per­so­nal­ver­wal­tung und dem Ver­trags­we­sen digi­tal abbil­den. Durch die hohe Stan­dar­di­sie­rung kann die Soft­ware ohne gro­ßes Cus­to­mi­zing an den Unter­neh­mens­all­tag ange­passt werden.

Video­re­por­tage: Digi­tale Geschäfts­pro­zesse mit dem KYOCERA Work­flow Manager

Ein­fa­che Implementierung

„Die Ein­füh­rung des Work­flow Mana­gers ver­lief unkom­pli­ziert. Inner­halb von­d­rei Tagen ging die Umstel­lung von­stat­ten“, berich­tet Tho­mas Schle­ede. Am ers­ten Tag erfolgte die Instal­la­tion und der zweite Tag wurde dafür genutzt, wei­tere Schnitt­stel­len anhand unse­res ERP-Sys­tems zu imple­men­tie­ren. Den drit­ten Tag reser­vierte man dann für die Schu­lung der Mit­ar­bei­ter und für den Feinschliff.

Vor allem mit der Ein­füh­rung der elek­tro­ni­schen Kun­den­akte des Work­flow Mana­gers ließ sich die Ver­triebs­ef­fi­zi­enz schnell und deut­lich stei­gern. „Frü­her nahm bei­spiels­weise das Bear­bei­ten von Kun­den­an­fra­gen viel Zeit in Anspruch. Der Grund: Nicht immer stan­den alle erfor­der­li­chen Daten sofort zur Ver­fü­gung“, schil­dert Andreas Schle­ede. „Weil der Kyocera Work­flow Mana­ger nun die rele­van­ten Unter­la­gen digi­tal in einem Sys­tem bün­delt, geht alles viel schneller.“

Schle­ede: “Unsere Mit­ar­bei­ter sind mit der DMS-Lösung sehr zufrieden”

Ob es sich um Bestel­lun­gen, um Rekla­ma­tio­nen, um den Lie­fer­sta­tus oder um tech­ni­sche Fra­gen han­delt: Sämt­li­che Mit­ar­bei­ter mit Kun­den­kon­takt haben über den Work­flow Mana­ger nun einen zügi­gen und zen­tra­len Zugriff auf die rele­van­ten Doku­mente. Das erleich­tert nicht nur den Arbeits­all­tag, son­dern opti­miert auch die Work­flows im Büro.

Auch die Schnitt­stelle des Work­flow Mana­gers zur Buch­hal­tung hilft unge­mein“, sagt Andreas Schle­ede. „Alle Doku­mente in die­sem Bereich sind nun schnel­ler im Umlauf, schnel­ler in der Prü­fung und schnel­ler zurück. Gerade bei Rech­nun­gen, die ein Skonto aus­ge­wie­sen haben, ist das sehr hilf­reich und abso­lut wichtig.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen wie Sie digi­tale Geschäfts­pro­zesse eta­blie­ren, finen Sie auch in unse­rem E‑Book “Digi­tale Infor­ma­ti­ons­pro­zesse rich­tig auf­set­zen”. Natür­lich kön­nen Sie auch gerne einen unver­bind­li­chen Bera­tungs­ter­min aus­ma­chen: Schrei­ben Sie dazu ein­fach eine E‑Mail an unser DMS-Team: info@dde.kyocera.com.