Pro­jekt­re­por­tage: MÜNCHENER VEREIN Ver­si­che­rung spart 120.000 Euro durch Druckoptimierung

Schnel­ler, siche­rer und kos­ten­güns­ti­ger: Diese drei Eigen­schaf­ten sollte die neue Dru­cker- und Kopie­rer­land­schaft in den Geschäfts­räu­men der MÜNCHENER VEREIN Ver­si­che­rungs­gruppe kenn­zeich­nen. Nach einer detail­lier­ten Prü­fung mög­li­cher Part­ner fiel die Ent­schei­dung zuguns­ten der Fischer Büro­sys­teme GmbH bzw. für Sys­teme von Kyocera und Fischer Büro­sys­teme GmbH ent­schie­den. Das Resul­tat: opti­mierte indi­vi­du­elle Doku­men­ten­pro­zesse, von denen vor allem die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter profitieren.

„Bei der Neu­aus­rich­tung unse­rer gesam­ten Sys­tem­land­schaft (Kopie­rer, Dru­cker, Faxe) hat­ten wir klare Ziel­vor­stel­lun­gen: So woll­ten wir zum einen die Kos­ten sen­ken, zum ande­ren die Druck‑, Scan- und Kopier­pro­zesse für unsere Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter deut­lich effi­zi­en­ter bzw. kom­for­ta­bler gestal­ten“, sagt Gün­ter Bock, Lei­ter Zen­tral­ein­kauf bei der MÜNCHENER VEREIN Ver­si­che­rungs­gruppe, der das Moder­ni­sie­rungs­kon­zept ent­wi­ckelte. So ver­ur­sachte die vor­han­dene, hete­ro­gene Print­land­schaft, die sich aus ver­schie­de­nen Model­len von unter­schied­li­chen Her­stel­lern zusam­men­setzte, sehr hohe Kos­ten. Auch der admi­nis­tra­tive Auf­wand war enorm: Die Fach­ab­tei­lun­gen muss­ten die Bestel­lun­gen und Lage­rung von Ver­brauchs­ma­te­ria­len über­neh­men, die Ser­vice­ein­sätze rund um die Kopie­rer und Fax­ge­räte musste durch Fremd­fir­men und die War­tung und Repa­ra­tur der zahl­rei­chen Dru­cker von der IT-Mann­schaft gewähr­leis­tet wer­den. Dem­entspre­chend herrschte drin­gen­der Handlungsbedarf.

Mehr Sicher­heit durch Print&Follow-Lösung

Um die beste Lösung für die MÜNCHENER VEREIN Ver­si­che­rungs­gruppe zu fin­den, führte der Zen­tral­ein­kauf im Sommer/Herbst 2011 in Abstim­mung mit den Füh­rungs­kräf­ten eine umfas­sende Ana­lyse der bestehen­den Sys­tem­flotte durch. Dabei wur­den auch die Anfor­de­run­gen der ein­zel­nen Abtei­lun­gen bzw. Mit­ar­bei­ter erfasst. Zudem besuchte man andere Unter­neh­men, um sich ein genaues Bild über die infrage kom­men­den Anbie­ter und Lösun­gen im Tages­be­trieb zu machen bzw. um die jewei­li­gen Poten­ziale zu eva­lu­ie­ren. Auf die­ser Basis wurde dann eine Test­stel­lung im eige­nen Haus rea­li­siert. Dabei prüf­ten die Pro­jekt­ver­ant­wort­li­chen in der IT-Abtei­lung die Sys­teme auf Herz und Nie­ren: „Letz­ten Endes fiel die Ent­schei­dung zuguns­ten der Fischer Büro­sys­teme GmbH bzw. der Sys­teme von KYOCERA. Diese waren nicht nur wirt­schaft­lich, son­dern über­zeug­ten auch in puncto Leis­tung und Qua­li­tät.“ In der Zen­trale der MÜNCHENER VEREIN Ver­si­che­rungs­gruppe ist die alte Drucker‑, Kopie­rer- und Scan­ner­flotte bereits durch moderne Mul­ti­funk­ti­ons­sys­teme (MFP´s)ersetzt wor­den, im Laufe die­ses Jah­res erfolgt die Umrüs­tung sämt­li­cher Geschäftsstellen.

Von der Umstel­lung pro­fi­tie­ren ins­be­son­dere die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter. Über die Legic-Karte kann jeder Ange­stellte das jewei­lige MFP zum Scan­nen, Faxen, Dru­cken, oder Kopie­ren nut­zen, oder den Direkt­druck wie bis­her auch ohne Karte auf einem frei defi­nier­ten Gerät jeder­zeit akti­vie­ren. Beson­ders prak­tisch ist die eben­falls instal­lierte Print&Follow-Lösung „SequiMe“. Damit kön­nen Druck­auf­träge wie gehabt am Rech­ner abge­setzt wer­den. Der Nut­zer ent­schei­det aber wann bzw. an wel­chem Gerät er diese abho­len möchte. Dies hat ver­schie­dene Vor­teile: So gehö­ren abge­schickte Druck­jobs, die dann im Aus­ga­be­fach ver­ges­sen wer­den, da ein wich­ti­ges Tele­fo­nat oder ein Gespräch mit dem Kol­le­gen dazwi­schen kam, der Ver­gan­gen­heit an. Der Auf­trag folgt dem Anwen­der bis die­ser sich über seine Karte am MFP authen­ti­fi­ziert. Hier hat er zudem die Mög­lich­keit ver­al­tete Auf­träge zu löschen. Da Fehl­dru­cke so ver­mie­den wer­den, sin­ken die Kos­ten. Zugleich ver­bes­sert sich die Doku­men­ten­si­cher­heit: Weil der Druck­auf­trag dem Absen­der bis zur Abho­lung folgt, kön­nen vor allem sen­si­ble Doku­mente nicht in fal­sche Hände gera­ten. Sollte ein Sys­tem über­dies bereits von einem Kol­le­gen besetzt sein, kann man ein­fach zum nächs­ten freien MFP gehen und dort den Druck star­ten. Ebenso ist das Scan­nen vom MFP direkt ins eigene Mail­post­fach oder ins Home­ver­zeich­nis pro­blem­los möglich.

Druck­kos­ten­sen­kung von 120.000 Euro pro Jahr

Durch den geschlos­se­nen War­tungs­ver­trag gehö­ren über­dies die Aus­fall­zei­ten durch lee­ren Toner der Ver­gan­gen­heit an. Die Druck­sys­teme infor­mie­ren auto­ma­tisch über den Toner­stand oder andere Pro­bleme: So kann sicher­ge­stellt wer­den, dass sämt­li­che Sys­teme stän­dig ein­satz­be­reit sind. Gleich­zei­tig wird die interne Admi­nis­tra­tion entlastet.

Bei der Ent­schei­dung spra­chen auch die Umwelt­ei­gen­schaf­ten der Sys­teme für Kyocera. So sind alle Maschi­nen beson­ders res­sour­cen­scho­nend und mit dem Umwelt­sie­gel „Blauer Engel“ aus­ge­zeich­net wor­den. Die Moder­ni­sie­rung der Dru­cker­flotte hat sich dabei nicht nur aus öko­lo­gi­schen, son­dern auch aus öko­no­mi­schen Gesichts­punk­ten gelohnt, wie Hart­mut Krause, Vor­stand der MÜNCHENER VEREIN Ver­si­che­rungs­gruppe, fest­stellt: „Durch die Kon­so­li­die­rung des Gerä­te­parks auf einen Her­stel­ler bzw. einen Ser­vice-Dienst­leis­ter kön­nen wir ein Ein­spar­po­ten­zial von über 120.000 Euro pro Jahr rea­li­sie­ren. Zudem haben wir durch das Ser­vice­kon­zept Pla­nungs­si­cher­heit für die kom­men­den fünf Jahre“, so Krause.

Pro­jekt­re­por­tage im Video

Mün­che­ner Ver­ein from KYOCERA on Vimeo.