Beginnend mit dem ersten Papp-Bilderbuch gibt es auch im 21. Jahrhundert kaum ein Kind, das trotz Vormarsch von Tablet & Co. papierlos aufwächst. Zeitungen, Zeitschriften, Romane und Lehrbücher – sie begleiten uns meist das ganze Leben lang. Immer wieder begegnen wir Produkten aus Papier.
Das zumeist positive Verhältnis der einst aus der Papyrusstaude gewonnenen Faser vergeht uns nur dann, wenn wir in Papierbergen zu ertrinken drohen. Das geschieht hauptsächlich im Büroumfeld und hängt im Regelfall damit zusammen, dass es in Sachen Ablage irgendwo hakt. Ganz besonders dann, wenn man selbständig ist oder als Mitarbeiter eines Unternehmens dazu verdonnert ist, Rechnungen, Geschäftsbriefe und viele andere Schriftstücke zu archivieren, kann die Liebe zum Papier schnell getrübt sein.
Klar ist: Analoge Dokumente nehmen ab einer gewissen Menge reichlich Platz weg. Natürlich gibt es Gegenmittel, die den drohenden Untergang im Papier-Ozean verhindern. Meistens hilft uns heute – ausgesprochen günstiger – Speicherplatz auf vor Ort vorhandenen oder virtuellen Festplatten dabei. Praktisch ist das insbesondere dann, wenn uns Dokumente – wie etwa Rechnungen oder Lieferscheine – gar nicht mehr in Papierform erreichen, sondern direkt digital versendet werden. Diese können wir dann unmittelbar digital archivieren. Sind wir kein Kleinunternehmer, dessen jährlich anfallende Dokumentenanzahl mit bloßem Auge überschaubar ist, führt dann freilich meist kein Weg an einer smarten Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) vorbei.
Papier muss nicht Papier bleiben
Entgegen der weit verbreiteten Meinung, dass Ämter und Behörden immer noch den Papierweg bevorzugen, unterstützen uns heute die meisten Verwaltungen dabei, Dokumente digital zu archivieren. Bereits seit Jahresanfang 2015 sind die aktualisierten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) in Kraft getreten. Hier ist geregelt, was wir digital aufbewahren dürfen – und WIE wir es so aufbewahren, dass man manche Papierbelege nach dem Einscannen sogar wegwerfen kann. Deutsche Gründlichkeit wird selbstredend vorausgesetzt: Unsere Behörden erwarten einen standardisierten und gut dokumentierten Archivierungs-Prozess. Es gilt sicherzustellen, das die digitalisierten Dokumente nach den gesetzlichen Vorgaben rechtssicher sind. Nur so haben digitale Dokumente im Streitfall dieselbe Beweiskraft wie ein Papierbeleg.
Was muss ich beim Scannen von Originalen beachten?
Wer Dokumente richtig scannen möchte, sollte unbedingt auf eine korrekte Positionierung der Schriftstücke im Scanner achten, was sich im Regelfall anhand von entsprechenden Markierungen erkennen lässt. Weiterhin sollte die Auflagefläche des Scanners immer wieder einmal mit passenden Reinigungsprodukten gesäubert werden. Ist ein Dokument wegen eines verschmutzten oder beschädigten Scanners nicht lesbar, sind Behörden meist gnadenlos – das Schriftstück wird nicht anerkannt. Bei der eingesetzten Scan-Software sollten sie stets darauf achten, dass dieses genutzte Programm hundertprozentig kompatibel mit der eingesetzten Hardware ist.
Wer Papierdokumente regelmäßig in großer Anzahl digitalisieren – sprich: scannen – muss, wird mit einem nur manuell nutzbaren Flachbett-Scanner nicht glücklich. Um dem Traum vom papierlosen Büro möglichst nahe zu kommen, ist die Anschaffung eines hochwertigen und schnellen Multifunktionssystems vonnöten, der auch mit ungewöhnlichen Dokumentenformaten wie etwa Kassenzetteln keine Schwierigkeiten hat. Pro Minute sollten 25 bis 50 Papierseiten gescannt werden können.
Der Weg ins digitale Archiv führt über eine intelligente Dokumentenerfassung.
Ein leistungsstarker Dokumentenscanner sollte über ADF- DADF- oder RADF-Funktionalität verfügen, einen automatischen Dokumentenwechsler. Notwendig ist das, damit der Nutzer nicht jedes Dokument einzeln einscannen muss. Mittels ADF (Automatic Document Feeder) können Sie einen ganzen Stapel Dokumente in den Scanner einlegen. Dieser zieht sich dann einzelne Blätter, führt diese über den Scanner und legt sie in einem zweiten Schacht wieder ab. Die meisten Geräte nehmen 30 bis 75 Blatt auf. Dabei müssen die Blätter bei Profimodellen nicht etwa nach Größe geordnet sein. Gute Multifunktionssysteme sind ausgestattet mit einer Bildzuschneide-Funktion, die automatisch verschieden große Vorlagen erkennt und ablegt. Auch aneinanderhängende Doppelblätter und Leerseiten werden von Profimodellen erkannt. Das gescannte Dokument sollte auch automatisch gerade ausgerichtet werden.
Da gerade Behördenschreiben oft beidseitig bedruckt sind, erleichtert ein Dokumentenscanner mit DADF oder RADF die Archivierung noch effizienter: Ist ein DADF (Duplex Automatic Dokument Feeder) vorhanden, arbeiten zwei Scaneinheiten parallel. Vorder- und Rückseite eines Papierdokuments können gleichzeitig digitalisiert werden. Gewissermaßen die „Light-Version” ist der Scanner mit RADF, bei dem die Vorlage nach dem Scannen gedreht wird und so auch die Rückseite erfasst werden kann.
Mittlerweile weichen die einseitigen Vorlagenwechsler dem beidseitigen Einzug. Immer mehr Dokumentenscanner arbeiten mit einem sogenannten DADF (Duplex Automatic Dokument Feeder). Zu unterscheiden ist die Funktion DADF, bei der zwei Scaneinheiten in einem Durchlauf entstehen, und dem RADF, bei dem die Vorlage nach dem Scannen gedreht wird und so auch die Rückseite erfasst werden kann.
Darf ich nach dem Scannen Originale vernichten?
Theoretisch ist das bei vielen Dokumenten, die im Geschäftsalltag anfallen, durchaus möglich, ohne mit dem Gesetz in Konflikt zu geraten. Aber: Was wirklich in den Aktenvernichter oder einfach zum Altpapiercontainer darf, ist hierzulande ganz genau und ganz schön streng geregelt. Das gilt insbesondere für alle Dokumente, die aus Sicht des Staates Steuerdokumente sind. Der Steuerprüfer versteht im Zweifelsfall keinen Spaß, wenn ein Rechnungsbeleg oder ein Kontoauszug nicht lesbar ist.
So muss vor dem Vernichten von Papierdokumenten das Verfahren dokumentiert werden, wer/wann/was an Papierdokumenten erfassen, archivieren und vernichten darf. Konkret muss der Steuerpflichtige für die Mitarbeiter seines Unternehmens eine klare Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem folgendes enthält: Wer darf scannen? Zu welchem Zeitpunkt wird gescannt (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)? Welches Schriftgut wird gescannt?
Wie erfolgt die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit? Wie werden Fehler protokolliert? Sind alle Anforderungen zur Archivierung beantwortet, gibt das Finanzamt grünes Licht: Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden! Dies gilt freilich nicht, wenn sie nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Werden Papierdokumente nach der Digitalisierung vorsichtshalber nicht entsorgt, sondern weiter aufbewahrt, dürfen sie nicht verändert werden. Bei jeder Veränderung muss ein neues, digitales Dokument erzeugt werden.
Klingt kompliziert? Zumindest für Kleinstunternehmen könnte sich der Aufwand, den die Behörden hier fordern, als zu hoch erweisen. Fallen – etwa bei Freiberuflern – pro Jahr lediglich ein, zwei Steuerordner an, sollte der Umstieg auf die digitale Archivierung zumindest hinterfragt werden.
Wie müssen elektronische Rechnungen gespeichert werden?
Digital erstellte Rechnungen setzen sich immer weiter durch. Möglich wurde dies durch das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011. Seitdem ist etwa das Vorhandensein einer qualifizierten elektronischen Signatur oder die Anbindung an das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nicht mehr zwingend notwendig. Dadurch können auch Kleinunternehmen problemlos digitale Rechnungen – etwa als PDF-Dokument – erstellen. Damit elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden und die Vorsteuer geltend gemacht werden kann, sollten jedoch einige rechtliche Voraussetzungen beachtet werden.
So muss der Rechnungsempfänger stets der elektronischen Übermittlung zustimmen. Diese Zustimmung kann explizit eingeholt werden, oder sie erfolgt stillschweigend, indem der Kunde die elektronisch erstellte Rechnung einfach bezahlt. Auch in einem elektronischen Dokument muss die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig und sicher sein. Das Rechnungsdokument darf also nicht beliebig veränderbar sein. Zudem muss eine elektronische Rechnung mit aktuellen elektronischen Medien gelesen werden können.
Genau wie bei der Papier-Archivierung muss sichergestellt sein, dass die Rechnung mindestens zehn Jahre lang ohne größeren Aufwand gelesen und ausgewertet werden kann. Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdrucken in Papierform (und Löschen der digitalen Datei) wird nicht anerkannt.
Elektronische Rechnungen müssen nicht mit ihrem Original-Dateinamen gespeichert werden. Eine Namensänderung ist gestattet, wenn dies für eine bessere innerbetriebliche Ablage und Archivierung erforderlich ist. Klar ist: Rechnungsbelege müssen immer einfach auffindbar archiviert werden. Ständige, nicht nachvollziehbare Änderungen am Dateinamen-Schema werden nicht für Zuspruch sorgen.
