Wenn die jährliche Wirtschaftsprüfung ansteht, geht es in den Buchhaltungen deutscher Mittelständler häufig hektisch zu. Alle notwendigen Dokumente werden vorbereitet und sortiert, damit während der Prüfung auch alles glattläuft. Die unternehmensinternen Finanzexperten verspüren also verstärkte Nervosität, wenn die Prüfer kommen. Aber wie steht es eigentlich um die Gefühlslage beim Wirtschaftsprüfer selbst?
Thomas Ruhmann arbeitet seit knapp 20 Jahren als Wirtschaftsprüfer, die längste Zeit davon in der Kanzlei „Ruhmann – Peters – Altmeyer”, die er gemeinsam mit seinen Partnern führt. Die Kanzlei berät mit rund 45 Mitarbeitern den deutschen Mittelstand in sämtlichen Beratungsfragen, wobei Ruhmann sich unter anderem auf die Wirtschaftsprüfung spezialisiert hat. „Der Job bleibt immer spannend, es gibt keinen klassischen Arbeitsalltag. Ich weiß eigentlich morgens nie genau, wie es abends aussieht. Die Anforderungen meiner Mandanten kann ich schließlich nicht immer vorhersehen”, sagt Ruhmann.
Der „Bestätigungsvermerk”
Der Ablauf einer Jahresabschlussprüfung hingegen ist in den meisten Fällen sehr ähnlich. Die Wirtschaftsprüfer erhalten vom Unternehmen Einsicht in Rechnungswesen und Schriftverkehr. Anschließend ermitteln sie, ob die Rechnungslegung formell und materiell den gesetzlichen Vorgaben entspricht und der Jahresabschluss bestätigt werden kann. Die wichtigen Erkenntnisse halten Wirtschaftsprüfer dann in ihrem Bericht fest. Während dieser Bericht in der Regel nur den Verantwortlichen des Unternehmens zusteht, enthält der „Bestätigungsvermerk” das Prüfungsergebnis in Kurzform. Dieser Vermerk wird von Organisationen gemeinsam mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung veröffentlicht.
Eine lästige Pflicht
Diese jährlichen Pflichtprüfungen werden teilweise im Bürogebäude des Kunden durchgeführt, weil so die Einsicht in einige Dokumente leichter fällt. Ruhmann ist sich sicher, dass die meisten seiner Mandanten auf die Prüfung verzichten würden, wenn sie nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben wäre: „Man sieht uns lieber von hinten als von vorne. Niemand freut sich auf die Wirtschaftsprüfer und die meisten sind froh, wenn wir wieder gehen”, erklärt Ruhmann. Er weiß, dass er nicht zwingend überall mit offenen Armen empfangen wird – Berufsrisiko eben: „Aber in der Regel handelt es sich dabei nicht um Abneigung, sondern eher um Zurückhaltung.”
Der innere Sherlock Holmes
Es gäbe allerdings auch Ausnahmefälle, sagt Ruhmann: „Wir wurden auch schon von Mandanten rausgeworfen und Streitigkeiten sind nicht immer zu vermeiden. Dabei geht es aber nicht um zwischenmenschliche Aspekte, sondern um Sachverhalte.” So zum Beispiel, wenn Mandanten ihre Ergebnisse schönen möchten, indem Aufträge aus dem März in den Dezember gezogen werden. „Wir sind ein Organ der Rechtspflege und müssen dementsprechend handeln. Wenn aber das schon berechnete Ergebnis vom Mandanten beeinträchtigt wird, kann die Stimmung schon mal kippen”, so der Wirtschaftsprüfer. Prinzipiell ändere sich quasi jeder Jahresabschluss in einigen Details, sobald Ruhmann und seine Kollegen alles untersucht haben. Einige von ihnen sind dabei aber ehrgeiziger als andere: „Bei Jobeinsteigern aktiviert der Beruf so etwas wie den Detektivsinn, sie möchten unbedingt ‚etwas finden’.”
Technischer Fortschritt erleichtert die Arbeit
Thomas Ruhmann von der Düsseldorder Kanzlei RPA ist seit 22 Jahren Wirtschafts- und Steuerprüfer.
Ruhmann selbst pflegt zu einem Großteil seiner Mandanten ein eher freundschaftliches Verhältnis, auch wenn er sie nicht mehr so häufig sieht wie noch vor einigen Jahren: „Durch den technischen Fortschritt wird immer mehr über E‑Mails kommuniziert. Ein Großteil der Wirtschaftsprüfung lässt sich mittlerweile aus der Distanz erledigen, weil die Mandanten alle notwendigen Dokumente elektronisch übermitteln.” Dadurch hat sich auch Ruhmanns Alltag verändert: „Früher war ich zwei Drittel meiner Zeit beim Mandanten und ein Drittel im Büro. Heute ist es genau umgekehrt”, sagt Ruhmann, der darin viele Vorteile sieht: „Durch die Digitalisierung werden unsere Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht, wir sparen uns viel Zeit.” Gleiches gilt auch für Unternehmen. Sie können mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und verschiedenen digitalen Workflow-Lösungen ihr eigenes Rechnungswesen deutlich sicherer und effizienter gestalten und sich somit auch selbst von Stress befreien.
Eine menschliche Entscheidung
Die Digitalisierung führt aber auch dazu, dass Ruhmann täglich zahlreiche E‑Mails von seinen Mandanten erhält – und alle erwarten eine zeitnahe Antwort. „Teilweise werden in E‑Mails auch komplexe rechtliche Fragen gestellt, die ich nicht so einfach und schnell beantworten kann. Das muss man den Mandanten dann dementsprechend vermitteln.” Daher geht Ruhmann auch nicht davon aus, dass der Job des Wirtschaftsprüfers völlig digitalisiert werden kann – auch wenn es bereits diverse Prüfprogramme und Software gibt. „Bei den entscheidenden Bilanzierungsfragen geht es immer um eine bewusste und komplexe Entscheidung im Sinne des Gesetzes, für die wir Verantwortung tragen müssen. Das kann man keinem Computer überlassen”, sagt Ruhmann. Daher werden sich seine Mandanten auch in den nächsten Jahren noch freuen können, wenn sie ihn wieder von vorne und hinten sehen.
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