Per­so­nal­ma­nage­ment mit digi­ta­lem Workflow

Bei abtei­lungs­über­grei­fen­der Abstim­mung, Koor­di­na­tion von Ter­mi­nen und Ent­schei­dungs­fin­dung sind oft­mals Medi­en­brü­che vor­pro­gram­miert. Die­ses Schick­sal tei­len auch andere Arbeits­pro­zesse in der Per­so­nal­ab­tei­lung, die teil­weise papier­ge­bun­den und nur teil­weise digi­tal unter­stützt lau­fen. KYOCERA bie­tet mit dem „Work­flow Mana­ger: Digi­tale Per­so­nal­akte” eine Lösung, mit der Sie Medi­en­brü­che künf­tig ver­mei­den und alle Vor­teile digi­ta­ler Arbeits­ab­läufe ausschöpfen.

Am Anfang steht die Digi­ta­li­sie­rung aller Akten

Der Work­flow Mana­ger ist im Kern ein Sys­tem zum Doku­men­ten­ma­nage­ment, in dem künf­tig alle Arbeits­ab­läufe digi­tal gesteu­ert wer­den. Nach­dem im ers­ten Schritt bestehende Akten im Sys­tem gespei­chert wur­den, kön­nen dann alle Arbei­ten über den Work­flow Mana­ger auto­ma­ti­siert wer­den. Wie diese auto­ma­ti­sier­ten Pro­zesse künf­tig ablau­fen sol­len, legen Sie im Work­flow-Mana­ger fest. Neh­men Sie als Bei­spiel die Pro­zesse bei einer Beförderung:

Alle Bear­bei­ter erhal­ten ihre Teil­auf­ga­ben für den Gesamt­vor­gang über ihren per­sön­li­chen Zugang im Work­flow-Mana­ger. Dazu legt ein Mit­ar­bei­ter den Vor­gang „Beför­de­rung” an und weist allen Betei­lig­ten ihre Rol­len zu. Über ihre Auf­ga­ben­liste im Work­flow-Mana­ger sehen sie ihren Auf­trag und bear­bei­ten ihn in der Akte.

In der Regel muss bei einer Beför­de­rung zunächst der Vor­ge­setzte eine Beur­tei­lung schrei­ben. Hat er diese in der Akte erstellt, geht der Pro­zess wei­ter zu einem Bear­bei­ter in der Per­so­nal­ab­tei­lung, der auf die­ser Basis ein Zwi­schen­zeug­nis for­mu­liert. Par­al­lel erstellt ein ande­rer Bear­bei­ter einen Ände­rungs­ver­trag. Nach Unter­schrift aller Betei­lig­ten wer­den die Doku­mente ein­ge­scannt und in der digi­ta­len Per­so­nal­akte archiviert.

Dann ist die Ver­wal­tung gefor­dert, alle not­wen­di­gen Arbeits­ma­te­ria­lien anzu­pas­sen. So erhält ein Mit­ar­bei­ter die Auf­gabe, einen neuen Satz Visi­ten­kar­ten mit den Ver­än­de­run­gen im Titel oder den Kon­takt­da­ten des Mit­ar­bei­ters anzu­fer­ti­gen. Das Faci­lity-Manage­ment schraubt auf­grund einer Benach­rich­ti­gung ein neues Schild an die Büro­tür. Bei geän­der­ten Gehalts­pro­fi­len wird auch die Buch­hal­tung infor­miert, damit diese zum Dienst­an­tritt auf der neuen Posi­tion bei der Aus­zah­lung das geän­derte Gehalt berücksichtigt.

Qua­li­täts­si­che­rung in allen Prozessen

Der Work­flow Mana­ger beglei­tet alle Pro­zesse – von der Per­so­nal­pla­nung und dem Recrui­ting über die Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen HR und Fach­ab­tei­lun­gen sowie den Infor­ma­ti­ons­aus­tausch bis hin zur Ent­schei­dungs­fin­dung bei Ein­stel­lung, Urlaubs- und Ein­satz­pla­nung, Beför­de­rung und Kün­di­gung. Das beschleu­nigt Rou­ti­ne­auf­ga­ben und spart Zeit und damit Kos­ten in der Per­so­nal­ar­beit. Durch die rechts­si­chere Archi­vie­rung gehen keine Doku­mente ver­lo­ren und ste­hen auch spä­ter für die Bear­bei­tung der mit Berech­ti­gun­gen aus­ge­stat­te­ten Mit­ar­bei­ter über­all im Unter­neh­men zur Ver­fü­gung. Mit einem sys­te­ma­ti­schen und digi­ta­len Work­flow stei­gern Sie auch die Qua­li­tät Ihrer Per­so­nal­ar­beit. Hier geht künf­tig nichts ver­lo­ren, nichts bleibt lie­gen und Ihre Mit­ar­bei­ter haben stän­dig einen Über­blick über ihre Aufgaben.

Schnelle Imple­men­tie­rung der Basisanwendung

Der Work­flow Mana­ger ist modu­lar auf­ge­baut und eig­net sich daher für eine suk­zes­sive Ein­füh­rung in allen Abtei­lun­gen. Die Basis­an­wen­dung, quasi das Betriebs­sys­tem, wird mit einem sys­te­ma­ti­schen und stan­dar­di­sier­ten Imple­men­tie­rungs­pro­zess ein­ge­führt. Damit eta­blie­ren sich die grund­le­gen­den Funk­tio­nen und die Orga­ni­sa­tion digi­ta­ler Work­flows, wie Inde­xie­rung, Rech­te­ver­gabe und Archivierung.

Auf die­ser Grund­kon­fi­gu­ra­tion setzt dann die Anwen­dung für die digi­tale Per­so­nal­akte auf. Mit die­ser modu­la­ren Struk­tur des Work­flow Mana­gers wird klei­nen und mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men der Ein­stieg in die Digi­ta­li­sie­rung erleich­tert. Nach der Ein­füh­rung deckt der Work­flow Mana­ger die zen­tra­len doku­men­ten­ba­sier­ten Geschäfts­vor­fälle rund um die Per­so­nal­sach­be­ar­bei­tung ab, die ein agi­les Unter­neh­men heute braucht.

Work­flow Mana­ger erleich­tert die Zusammenarbeit

Der Work­flow Mana­ger wurde spe­zi­ell für mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men ent­wi­ckelt, die ihre inter­nen Arbeits­pro­zesse agi­ler orga­ni­sie­ren wol­len. Die digi­tale Per­so­nal­akte basiert auf der ein­heit­li­chen Platt­form des Work­flow Mana­gers und lässt sich rasch in bestehende IT-Sys­tem­land­schaf­ten ein­bin­den. Das Vor­ge­hen ist hier­bei von der Erst­be­ra­tung bis zur Umset­zung stan­dar­di­siert und beruht auf lang­jäh­ri­ger Erfah­rung. Durch die­ses Vor­ge­hen gelingt die Imple­men­tie­rung des KYOCERA Work­flow Mana­gers für die Per­so­nal­sach­be­ar­bei­tung mit einem über­schau­ba­ren Zeit­auf­wand und klar kal­ku­lier­ba­ren Kosten.

Wenn Sie genau wis­sen wol­len, wie der „KYOCERA Work­flow Mana­ger: Digi­tale Per­so­nal­akte” Sie künf­tig unter­stützt, schauen Sie sich auch unse­ren Web­cast zu die­sem Thema an.