Rech­nung bitte: Wie kleine und mitt­lere Unter­neh­men vom digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang profitieren

Vom Post­ein­gang über die Buch­hal­tung zur Fach­ab­tei­lung und wie­der zurück zur Buch­hal­tung: Am Pro­zess der Bear­bei­tung, Frei­gabe und revi­si­ons­si­che­ren Archi­vie­rung von Rech­nun­gen sind in der Regel meh­rere Abtei­lun­gen und Per­so­nen betei­ligt. Und genau des­we­gen kann er leicht ins Sto­cken kom­men: Eine Rech­nung wird über­se­hen bzw. bleibt lie­gen, weil der Bear­bei­ter in der Fach­ab­tei­lung nicht am Schreib­tisch ist oder im Urlaub weilt. Für das Unter­neh­men kann dies sogar teuer wer­den, wenn auf­grund lie­gen­ge­blie­be­ner oder zu spät bezahl­ter Rech­nun­gen ver­ein­barte Skonti nicht mehr genutzt wer­den können.

Der Rech­nungs­ein­gang ist daher ein Bil­der­buch­bei­spiel dafür, wie Unter­neh­men von der Digi­ta­li­sie­rung pro­fi­tie­ren kön­nen. Denn mit­tels intel­li­gen­ter Soft­ware­lö­sun­gen las­sen sich die mit dem Rech­nungs­ein­gang ver­bun­de­nen Work­flows digi­tal abbil­den. Die Vor­teile lie­gen auf der Hand: Der Rech­nungs­lauf lässt sich deut­lich beschleu­ni­gen, durch Benach­rich­ti­gungs­funk­tio­nen wer­den Mit­ar­bei­ter an die Frei­gabe oder Bear­bei­tung einer Rech­nung auto­ma­tisch erin­nert und auch die Archi­vie­rung bzw. spä­tere Suche wird vereinfacht.

Rech­nungs­ein­gang beson­ders geeignet

Den­noch schei­nen sich gerade kleine und mitt­lere Unter­neh­men mit der Ein­füh­rung eines digi­ta­len Rech­nungs­ein­gangs schwer zutun. So kommt eine Online-Umfrage von ebusi­ness­lotse zu dem Ergeb­nis, dass 69 Pro­zent der darin befrag­ten Unter­neh­men elek­tro­nisch ein­ge­gan­gene Rech­nun­gen zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung auf Papier aus­dru­cken. Warum ist dies so, wenn doch die Vor­teile für einen digi­ta­li­sier­ten Rech­nungs­pro­zess sprechen?

Viele Unter­neh­men scheuen vor allem die hohen Inves­ti­ti­ons­kos­ten, die mit der Umstel­lung auf digi­tale Pro­zesse ein­her­ge­hen, oder suchen eine Lösung, die sich schnell und unkom­pli­ziert in das Tages­ge­schäft inte­grie­ren lässt.

KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons hat die­sen Bedarf erkannt und bie­tet hierzu mit dem Work­flow Mana­ger PM eine Lösung an, die ideal für den Ein­satz in klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men ist. Der Vor­teil: Der KYOCERA Work­flow Mana­ger ist bereits auf die Anfor­de­run­gen der Unter­neh­men zuge­schnit­ten und bedarf des­we­gen kei­nes auf­wen­di­gen Cus­to­mi­zings. Zugleich ist die Lösung so ska­lier­bar, dass auch zukünf­tige Anfor­de­run­gen an digi­tale Pro­zesse mit abge­deckt wer­den können.

So durch­lau­fen Rech­nun­gen im KYOCERA Work­flow Mana­ger einen defi­nier­ten Weg durch das Unter­neh­men und wer­den nach der Bear­bei­tung in einem elek­tro­ni­schen Archiv abge­legt. Jeder Arbeits­schritt wird als Auf­gabe bezeich­net und einem oder meh­re­ren Benut­zern oder Grup­pen zuge­wie­sen. Jeder Benut­zer hat seine genau defi­nier­ten Zugriffs- und Bear­bei­tungs­rechte. Mit sei­ner Bear­bei­tung wer­den die ihm zuge­wie­se­nen Auf­ga­ben bezie­hungs­weise Teil­auf­ga­ben abge­schlos­sen. Danach erhält auto­ma­tisch der nächste Bear­bei­ter eine Nach­richt bezie­hungs­weise einen Ein­trag in sei­ner Auf­ga­ben­liste. Ist der Zah­lungs- bzw. Bear­bei­tungs­pro­zess abge­schlos­sen, wird die Rech­nung mit­samt einem Pro­to­koll in einem digi­ta­len Archiv abge­legt. Damit ist der gesamte Pro­zess für spä­tere Recher­chen auch schnell wie­der auf­find­bar. Tech­nisch ist es mög­lich, Auf­ga­ben auto­ma­tisch nach einem defi­nier­ten Zeit­raum zu eska­lie­ren und Benach­rich­ti­gun­gen zu ver­sen­den. Hier­durch wird sicher­ge­stellt, dass sich keine Auf­ga­ben ver­zö­gern oder lie­gen­blei­ben und die Skon­to­nut­zung deut­lich erhöht wird.

Wie der KYOCERA Work­flow Mana­ger genau funk­tio­niert und wel­che Vor­teile sich durch ihn rea­li­sie­ren las­sen, sehen Sie auch in unse­rem Webcast.