Doku­mente 4.0 – Auf dem Weg zum digi­ta­len Unternehmen

Über das Thema digi­tale Trans­for­ma­tion wird viel gere­det, für die Umset­zung aber nicht genug getan. So lässt sich eine Stu­die von Crisp Rese­arch deu­ten. Diese Stu­die zeigt auf, dass nur 42 Pro­zent der befrag­ten Fir­men über eine funk­tio­nie­rende Digi­tal­stra­te­gie ver­fü­gen. Im deut­schen Mit­tel­stand liegt der Anteil etwas unter die­sem Wert.

Wer den digi­ta­len Wan­del jetzt nicht aktiv angeht, läuft Gefahr, im Wett­be­werb abge­hängt zu wer­den. Um die­ses Risiko zu ver­mei­den, sollte sich ein Unter­neh­men kon­se­quent von alten Struk­tu­ren ver­ab­schie­den und die eigene IT auf einen aktu­el­len Stand bringen.

Ein Mei­len­stein auf dem Weg in die digi­tale Zukunft ist die Opti­mie­rung doku­men­ten­ba­sier­ter Pro­zesse. Mit Hilfe digi­ta­ler Tech­no­lo­gien besteht die Mög­lich­keit, die Arbeits­ab­läufe bei der Ver­tei­lung, Bear­bei­tung und Archi­vie­rung von Infor­ma­tio­nen und Daten wesent­lich fle­xi­bler und schnel­ler zu gestal­ten. Damit bie­tet die Auto­ma­ti­sie­rung von doku­men­ten­ba­sier­ten Pro­zes­sen ein beträcht­li­ches Poten­zial, um Anwen­der zu ent­las­ten und ihnen somit mehr Zeit für ihre Kern­auf­ga­ben zu geben.

Inno­va­tive Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme und ECM-Lösun­gen bie­ten zu die­sem Zweck viele Mög­lich­kei­ten, um Inhalte zu erfas­sen, zu ver­wal­ten, zu spei­chern und bereit­zu­stel­len. Auf diese Weise wer­den Back­of­fice-Pro­zesse opti­miert. Auch kun­den­be­zo­gene Abläufe wer­den durch eine zen­trale Doku­men­ten­stra­te­gie ver­bes­sert, wodurch sich neue wachs­tums­starke Ser­vice­be­rei­che eröff­nen können.

Eine loh­nende Inves­ti­tion für die Buchhaltung

Die fol­gen­den Zah­len machen deut­lich, wie drin­gend die flä­chen­de­ckende Ein­füh­rung gerade von elek­tro­ni­schen Buch­hal­tungs­sys­te­men mitt­ler­weile ist. 2015 wur­den euro­pa­weit rund 35 Mil­li­ar­den Rech­nun­gen aus­ge­stellt, die jeweils zur Hälfte an Unter­neh­men und End­ver­brau­cher gin­gen. Im Bereich B2B erfolgte der Rech­nungs­ver­sand ledig­lich zu 24 Pro­zent auf digi­ta­lem Wege. Da gerade hier das Rech­nungs­vo­lu­men jähr­lich um rund 22 Pro­zent zunimmt, bleibt bei einem unver­än­der­ten Sta­tus quo in der Digi­ta­li­sie­rung der gigan­ti­sche Papier­berg in zahl­rei­chen Unter­neh­men wohl noch lange erhalten.

Dabei bringt die Umstel­lung auf ein digi­ta­les Rech­nungs­we­sen hand­feste Vor­teile. Auf­wen­dige Ein­ga­be­pro­zesse ent­fal­len, der interne Frei­ga­be­pro­zess ist klar defi­niert und auch die Kos­ten für Druck und Porto sin­ken. Ebenso besteht keine Not­wen­dig­keit mehr, eine Rech­nungs­ko­pie anzu­fer­ti­gen und eine dop­pelte Beleg­ab­lage zu führen.

So kom­for­ta­bel geht Ablage heute

Mit Unter­stüt­zung eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems wer­den alle Unter­la­gen platz­spa­rend, sicher und geset­zes­kon­form nach den neuen Auf­be­wah­rungs­richt­li­nien im elek­tro­ni­schen Archiv auf­be­wahrt, wo sie jeder­zeit für Ver­ar­bei­tung oder Recher­che zur Ver­fü­gung ste­hen. Alle berech­tig­ten User kön­nen direkt – auch mobil – auf das gewünschte Doku­ment zugrei­fen, es tei­len oder par­al­lel daran arbeiten.

Prak­tisch: Die Ablage im digi­ta­len Zen­tral­ar­chiv erlaubt es, die jewei­li­gen Doku­mente anlass- bzw. inhalts­be­zo­gen auf­zu­ru­fen, also bei­spiels­weise nach Kre­di­tor und Debi­tor, nach Ein­gangs­rech­nung ein­schließ­lich sämt­li­cher rele­van­ten Unter­la­gen wie Ange­bot, Bestel­lung und Lie­fer­schein oder auch nach Skon­to­fris­ten. Auch der Aus­tausch von Unter­la­gen zwi­schen Unter­neh­men, Lie­fe­ran­ten und Kun­den klappt auf elek­tro­ni­schem Weg problemlos.

Funk­ti­ons­an­ge­bot nach Bedarf

Gene­rell sollte ein gutes Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem bereits in der Grund­aus­stat­tung alle Funk­tio­nen an Bord haben, die zur Erstel­lung, Bear­bei­tung, Ver­wal­tung und Auf­be­wah­rung von Daten und Infor­ma­tio­nen erfor­der­lich sind. Ob die­ser Leis­tungs­um­fang schon aus­reicht oder wei­tere Fea­tures gebraucht wer­den, rich­tet sich nach dem indi­vi­du­el­len Bedarf im Unter­neh­men. Hier über­zeu­gen ECM-Sys­teme durch ein brei­tes Leis­tungs­spek­trum. Da das Enter­prise Con­tent Manage­ment die elek­tro­ni­sche Ver­wal­tung und Bereit­stel­lung aller Doku­ment­arten über­nimmt, lässt sich der Ein­satz ohne Schwie­rig­kei­ten auf andere Unter­neh­mens­be­rei­che über­tra­gen. Auf diese Weise wird die Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zes­sen ein gutes Stück vorangebracht.