Die neue Situation, von überall flexibel zu arbeiten, stellt vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor großen Herausforderungen. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen nicht nur dem Wandel der Arbeitskultur stellen, sondern auch die Digitalisierung ihrer papiergebundenen Prozesse vorantreiben. Mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS-Lösungen) ist dies möglich.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die eine elektronische Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens ermöglicht. Es unterstützt Angestellte und Führungskräfte bei der Bearbeitung, Aufbewahrung und Recherche von Informationen. Gleichzeitig ermöglicht eine DMS-Software den flexiblen Zugang auf geschäftsrelevante Unterlagen. Das Arbeiten aus dem Homeoffice oder von unterwegs ist somit problemlos möglich. Die Einführung einer DMS-Lösung ist daher für kleine und mittlere Unternehmen von Vorteil.
Dennoch scheuen vor allem KMU Investitionen in ein Dokumentenmanagement-System. Das hat mehrere Gründe: Zum einen war der Benefit weder transparent noch greifbar. Vielen Unternehmen fehlt oftmals die Vorstellungskraft, wie sich die Einführung einer DMS-Lösung im Alltagsgeschäft bezahlt macht. Zudem sind solche Projekte zeit- und kostenintensiv. Beides sind im Mittelstand sehr sensible Themen.
DMS-Einstieg im Mittelstand
Um vor allem mittelständischen Unternehmen den DMS-Einstieg zu ermöglichen, hat Kyocera den Kyocera Workflow Manager entwickelt. Die DMS-Software ist bereits konfiguriert und ermöglicht so einen schnelle Implementierung. Dazu trägt auch die benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche bei.
Zugleich ist der Kyocera Workflow Manager hochgradig skalierbar. So lassen sich sämtliche Anforderungen eines Unternehmens abdecken, wie auch Oliver Rapp von der ME Engineering GmbH berichtet: “Gerade die Skalierbarkeit der Software hat für uns den Ausschlag gegeben. Aufwendiges und kostenpflichtiges Customizing, wie es bei anderen DMS-Systemen notwendig ist, ist bei Kyocera nicht erforderlich.” Auf diese Weise lässt sich der Kyocera Workflow Manager sehr schnell in Betrieb nehmen.
Ob Unternehmen Durchlaufzeiten beschleunigen, Papier reduzieren oder die Suche nach Informationen beschleunigen möchten: Mit der Kyocera DMS-Lösung lassen sich diese Ziele sehr schnell erreichen. Dazu ist auch die Integration der Software in andere Anwendungen entscheidend.
SAP, Microsoft und Co.: Integration in andere Anwendungen
In den meisten mittelständischen Unternehmen sind bereits ein oder mehrere Systeme vorhanden. Dies reicht von SAP über Lösungen von Microsoft bis hin zu selbst entwickelten Tools. Die Integration eines DMS-Systems in die bestehenden Anwendungen und Prozesse ist daher ein wichtiger Faktor. Beispiel Microsoft Office: Der Kyocera Workflow Manager bietet eine nahtlose Integration in diese Office-Welt. Bedeutet, die Mitarbeiter können aus Outlook heraus Mails direkt in das Archiv senden, mit oder ohne Anhang. Vorlagen können in Word erstellt und im Archiv als Mustertexte verankert werden. Alle Vorlagen sind immer aktuell und einheitlich. Die Zeitersparnis für Mitarbeiter ist nicht zu unterschätzen und somit wertvoll für die Unternehmen. Wenn es gelingt, die Basisarbeit zu digitalisieren, steigt im eigenen Unternehmen die Servicequalität am Kunden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Mittelständer bei der Einführung einer DMS-Lösung berücksichtigen müssen, sind die eigenen Mitarbeiter. Wenn man Papierakten abschafft oder Prozesse ändert, hat dies direkte Auswirkungen auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Die Arbeit und auch der Ablauf an sich bleibt oftmals gleich – nur gestalten sich die Prozesse dann eben digital.
Mitarbeiter in DMS-Projekt einbeziehen
Viele Mitarbeiter nutzen daher den Workflow Designer, um eigene Workflows zu gestalten, mehr Transparenz für sich zu schaffen und um schneller zu sein. Nehmen wir eine klassische Umlaufmappe für Freigaben: Oft weiß der Mitarbeiter gar nicht, wo sich diese befindet und wann diese wieder zu ihm zurückkommt. Der Mitarbeiter hat mit dem Workflow Designer also die Möglichkeit seinen Arbeitsalltag digital für sich selbst abzubilden und zu gestalten.
Jeder Mitarbeiter möchte mitgestalten! Natürlich gibt es auch Workflows, die für alle Mitarbeiter fix gültig sind und nicht veränderbar konzipiert werden. Dies geschieht bei Prozessen, die immer wieder stattfinden und von zentraler Bedeutung sind. Ein Beispiel wäre der Rechnungsworkflow oder der Einkaufsworkflow. Diese werden zentral eingespielt und sind verpflichtend für alle Mitarbeiter.
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Fazit: So gelingt DMS im Mittelstand
Zusammengefasst: Bevor ein Unternehmen mit der Einführung eines DMS startet, sollten drei Schritte mit Bedacht vorbereitet werden:
- Klare Ziele definieren: Es empfiehlt sich bereits bei der Auswahl einer DMS-Lösung festzuhalten, was genau durch die Einführung einer Software erreicht werden soll. Sollen Durchlaufzeiten verbessert werden, Paper reduziert oder die Suche nach Informationen beschleunigt werden? Wenn die Ziele klar sind, geht es in die Bestandsaufnahme und in den Umsetzungsplan.
- In Teilschritten planen: Anstelle alle Prozesse in allen Unternehmensbereichen auf einmal anzugehen, ist es ratsam zunächst mit einem Prozess oder einer Abteilung zu starten. Ansonsten ist Gefahr der Verzettelung groß.
- Mitarbeiter involvieren: Unternehmen sollten langfristig planen und die Anforderungen aber auch Erfahrungen der Mitarbeiter in den Abteilungen – die letztendlich mit der Lösung arbeiten sollen – einholen.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems klingt im ersten Moment aufwendig. Aber mit zielgerichteter Vorbereitung und der richtigen Software schafft es jedes Unternehmen. Egal ob Konzern oder Mittelstand!
Kyocera Insights: Digitale Transformation mit DMS
Welche Möglichkeiten DMS-Lösung und der Kyocera Workflow Manager im besonderen bieten, zeigen wir in der fünften Ausgabe unseres Livestream-Formats Kyocera Insights. Moderator Torsten Knippertz diskutiert darin mit Experten wie dem Autor Tim Cole, IDC-Analyst Marko Becker und gibt Einblicke in die Praxis.
