Noch immer hat ein Großteil der Unternehmen in Deutschland und Österreich seine dokumentenbasierten Geschäftsprozesse nicht digitalisiert. Dies geht aus der aktuellen Kyocera-Studie hervor. Abhilfe schaffen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Für drei Geschäftsprozesse ist es besonders lohnend, sie mittels DMS zu digitalisieren.

Die Suche nach Dokumenten ist einer der größten Zeitfresser im Unternehmen. Dies hat eine aktuelle Umfrage von Kyocera ergeben: Zwischen ein und zwei Stunden pro Tag ließen sich laut den Befragten durch die Einführung von digitalen Lösungen einsparen. Doch Dokumentenmanagement-Systeme wie der Kyocera Workflow Manager vermögen noch mehr, als nur die Dokumentensuche zu beschleunigen: Neben der Schaffung eines digitalen Archivs unterstützen DMS-Lösungen Ihre Mitarbeiter dabei, Geschäftsworkflows zu optimieren.

Investition in DMS-Lösung lohnt sich fast immer

Abläufe werden damit nicht nur nachvollziehbarer und effizienter – auch gesetzliche Anforderungen wie die GoBD können so besser eingehalten werden. Zudem schaffen Unternehmen durch die Einführung von digitalen Workflows die Infrastruktur, die mobiles und flexibles Arbeiten ermöglicht. Anstatt ins Büro zu kommen, können Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice auf Dokumente Zugriff nehmen bzw. diese gemeinsam bearbeiten.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich die Investition in ein DMS. Mit dem Kyocera Workflow Manager bieten wir eine DMS-Lösung, die speziell für KMU entwickelt wurde. Dank des modularen Aufbaus kann die Software schnell implementiert werden. Aufwendige Workshops und Customizing-Prozesse entfallen. So lassen sich Geschäftsprozesse schnell digitalisieren.

Drei digitale Geschäftsprozesse, von denen Sie profitieren

Diese drei Workflows lohnen sich besonders, da hier sehr schnell große Effekte erzielt werden können. So ist der Return-on-Investment schnell gegeben und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt:

Prozess #1: Eingangsrechnungen digital verarbeiten

In vielen Unternehmen sieht der Rechnungseingangsprozess wie folgt aus: Rechnungen gehen am Empfang auf dem Postweg ein. Hier werden sie von der Empfangsmitarbeiterin geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen und in die Buchhaltung gegeben. Danach werden die Rechnungen physisch zum jeweils zuständigen Mitarbeiter in der Abteilung befördert, der die sachliche Richtigkeit prüft und bestätigt.

Oft macht dieser dann noch eine Kopie, bevor er die Rechnung an die Buchhaltung übergibt. Dort erfolgt nochmals eine Prüfung der rechnerischen Richtigkeit (Abweichungen vom Angebot, Mehrwertsteuer richtig berechnet). Erst danach wird die Rechnung in die Software für Buchhal­tung und Rechnungswesen eingebucht. Mit dem nächsten Rechnungslauf wird der Betrag überwiesen. Ist der Rechnungssteller noch unbekannt, wird ein Debitorenkonto angelegt. Insgesamt sind also schnell bis zu sechs Personen über einen Zeitraum von mehreren Tagen mit dem Vorgang beschäftigt – zeitkritischer wird es, wenn einer oder mehrere Beteiligte krankheits- oder urlaubsbedingt fehlen.

Die Rechnung wird auf der Poststelle eingescannt, der Besteller erhält eine Nachricht über sein E-Mail-Programm. Er loggt sich in den Kyocera Workflow Manager ein, kann die hier digital abgelegte Rechnung prüfen bzw. die sachliche Rich­tigkeit bestätigen. Dies alles macht er mit nur wenigen Mausklicks. Die Rechnung geht dann in einem fest de­finierten Workflow an den nächsten zuständigen Mitarbeiter oder, falls dieser im Urlaub ist, an die Vertretung. In der Regel reduzieren sich dadurch die Prozesslaufzeiten auf Bruchteile des Zeitaufwands für die händische Bearbeitung. Deshalb lassen sich auch alle Skonti ausschöpfen. Vor allem sinken die internen Personalkosten für die Bearbeitung. Wird die Rechnung zudem mit einer OCR-Texterkennung gescannt, ist auch die spätere Suche nach bestimmten Dokumenten in der Software kein Problem mehr.

Prozess #2: Verträge digital verwalten

Vom ersten Vertragsentwurf bis zur Vertragsschließung und -abwicklung: Bei der Erstellung von Verträgen sind gleich mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt. Die einzelnen Verträge und Vereinbarungen werden dann in einem Verzeichnis abgelegt. Oftmals sind hier auch Begleitdokumente zu finden, die für den Abschluss notwendig sind. Doch wie sind die Kündigungsfristen? Wie lange ist die Vertragslaufzeit? Wurde das Dokument von der Rechtsabteilung bereits freigegeben?

Bei papierbasierten Verträgen sind diese Fragen nicht leicht zu beantworten. Anders mit einer DMS-Lösung: Diese unterstützt und überwacht alle Prozessschritte. Jeder Bearbeiter sieht nach dem Einloggen rechtzeitig, welche Aufgaben er wahrzunehmen hat, oder wird über eine vom System ausgelöste E-Mail darüber informiert. Alle Vorgänge, ob E-Mails, Bilder, Nebenabsprachen oder Ereignisse rund um den Vertrag, landen automatisch in der elektronischen Vertragsakte. Und weil alles an definierten Speicherorten liegt, lassen sich selbst nach Jahren alle Verträge mit wenigen Mausklicks wiederfinden und weiterbearbeiten.

Prozess #3: Kundenakten digitalisieren

Ob es um die Annahme von Bestellungen oder um Reklamationen geht, um Auskünfte zum aktuellen Lieferstatus, um Fragen zu früheren Lieferungen oder um technische Informationen – für alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt ist ein schneller und zentraler Zugriff auf kundenbezogene Informationen essentiell. Allerdings sind die Informationen zu den einzelnen Kundenprojekten nicht einheitlich gepflegt, sodass die Sachbearbeiter nicht umgehend auf neue Anfragen reagieren können.

In einem DMS-System können Mitarbeiter Kundenakten digital verwalten: So können Mitarbeiter über die integrierte Suchfunktion sämtliche Einträge zu einem Kunden schnell finden. Auch die Suche aus anderen Applikationen, wie dem Editor, dem ERP-System oder einer Website, ist problemlos möglich. So finden Mitarbeiter sehr einfach alle relevanten Informationen zu einem Vorgang in Sekundenschnelle.

Jetzt auf digitale Geschäftsprozesse umsteigen

Der Kyocera Workflow Manager unterstützt bereits zahlreiche Kunden bei ihren Geschäftsprozessen. Vereinbaren Sie daher jetzt einen unverbindlichen Beratungstermin oder lernen Sie unsere Software kennen. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail. Weitere Informationen zu unserer DMS-Lösung für den Mittelstand finden Sie auch in diesem E-Book.